Jobb som Chefsassistent hos en av våra kunder i Arlandastad

Manpower är Sveriges ledande rekryterings- och bemanningsföretag med tiotusentals attraktiva arbetsgivare över hela landet som våra kunder. Med vårt omfattande nätverk, lokalt såväl som globalt, kan vi erbjuda mängder av spännande lediga jobb som hjälper dig att bygga din karriär, både på kort och lång sikt. Hos oss kan du söka heltidsjobb eller extrajobb vid sidan av studierna. Kanske är det via oss som du hittar ditt drömjobb? Välkommen att registrera ditt CV och söka någon av våra tjänster.

Uppdraget

Chefsassistentens främsta uppgift är att assistera och underlätta. I uppdraget ingår att planera, förbereda och koordinera samt skapa struktur i vardagen och i det administrativa arbetet. Som chefsassistent arbetar du proaktivt, strukturerat och effektivt, tycker om att ge service, uppmärksammar behov och tar egna initiativ till lösningar för att säkerställa att dagen för den du assisterar flyter så smidigt som möjligt.

I befattningen ingår att samordna möteskalendern avseende såväl interna som externa möten och resor samt att löpande genomföra prioriteringar. Ledningsassistenten sammanställer material, rapporter, aktiviteter/actions och deadlines inför möten och ansvarar för administration av tex fakturor, tidrapporter och reseräkningar.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

Samordna agenda/kalender - boka och koordinera interna och externa möten genom att vara kontaktperson för berörda deltagare, boka resor, hotell, lokaler, måltider etc samt säkerställa att material och förberedelser inför möten är framtagna i god tid.
Stödja i hanteringen av mailbox - hantera mailboxen och säkerställa att svar skickas på frågeställningar, inbjudningar etc
Hantera post och telefon - ta hand om post och säkerställa att svar skickas och arkiveras samt svara i fast telefon
Välkomna och hantera besökare vid externa möten
Koordinera ledningsmöten - samla in anmälda punkter till ledningsmöten och upprätta förslag till agenda. Koordinera material till agendan och skicka ut detta en vecka innan mötet. Gå igenom protokoll, samla ihop bilagor och föra in aktiviteter och beslut i respektive logg samt arkivera protokoll. I uppgifterna ingår också att upprätta mötesplan och kallelser för ledningsmöten, koordinera samtliga praktiska detaljer
Koordinera arbetet med fasta externa möten och styrgrupper - Upprätta mötesplan och kontaktperson för externa kontakter och styrgruppers medlemmar. Hantera utskick av agenda och material till Styrgruppsmöten samt utskick av protokoll.
Säkerställa att presentationsmaterial - och annat relevant material är framtaget inför möten och aktiviteter
Ombesörja attester av diverse dokument för hela organisationen
Administrera fakturor i IFS
Administrera attester från direktrapporterande i Heroma (semester, reseräkningar och utlägg)
Administrera utlägg, kreditkortsfakturor och reseräkningar

Kvalifikationer

Vi ser att du har högskoleutbildning eller annan relevant utbildning och har erfarenhet av liknande arbete i komplexa organisationer. Förutom god kunskap i Office-paketet, så är det en fördel om du också har erfarenhet av IFS och Heroma. Du behärskar Svenska och affärsengelska i tal och skrift.

För att passa i rollen som administratör hos oss har du ett administrativt ordningssinne, god samarbetsförmåga samt förmåga att prioritera. Du har även erfarenhet av arbete där en hög grad av service, sekretess, initiativförmåga och personlig mognad krävs. Du känner stolthet över att du kan hålla ordning både på dokument och människor, d v s du är noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Du trivs i en föränderlig miljö med att snabbt växla mellan arbetsuppgifter. Är du en fena på administration och samtidigt trivs där det händer så kommer du att trivas hos denna kund.