Jobba hos oss! Vi söker skickliga assistenter / administratörer!

Har du talang för att skapa ordning och reda, gillar både eget ansvar och tätt samarbete, samt har erfarenhet och intresse av administration? Då hoppas vi att du är nyfiken på oss, då vi söker kollegor!

Vad gör avdelningen Digitala tjänster?

Vi utvecklar och förvaltar självservicetjänster i våra digitala kanaler, som riktar sig till Arbetsförmedlingens kunder - såväl arbetsgivare som arbetssökande. Vi arbetar även med utveckling och förvaltning av IT-stöd för personlig service, som riktar sig till våra interna användare med fokus på arbetsförmedlare. Avdelningens ca 100 medarbetare är organiserade i sex enheter med ansvar för olika sakområden. För att klara sitt uppdrag samarbetar avdelningen i hög grad med övriga delar av myndigheten och har även många externa kontakter.

Arbetsuppgifter:

Vi söker nu två medarbetare som främst kommer att vara ett nära stöd till de 6 enhetscheferna, vad gäller olika uppgifter som har med avdelningen att göra, bl.a. inom ekonomi- och personaladministration.

Här kommer du att arbeta tätt med Avdelningsdirektörens chefsassistent, samt även emellanåt stötta andra kollegor på avdelningens såsom våra controllers.

I det dagliga ansvaret ingår att du självständigt, och/eller i samråd med kollegor och chefer hanterar telefonsamtal, kalender, post och mail, dokumenthantering såsom diarieföring, samt mötes- och konferensbokningar inklusive lokaler och resor. I samband med möten och konferenser arbetar du med förberedelser och efterarbete såsom kallelser, protokoll, beslutslistor, sammanfattningar och andra dokument. Här ingår också att bevaka avdelningens digitala funktionsbrevlåda och fördela de ärenden som inkommer där. I tjänsten kommer du att ha kontakt med privatpersoner, företag och samarbetspartners som söker avdelningen i olika frågor. I din roll ingår att ta hand om kontakten och säkerställa att frågeställningarna hanteras korrekt och med god service.

Avdelningen är ännu under uppbyggnad vilket innebär att vi kontinuerligt ser över processer och rutiner i verksamheten. Därför är det viktigt att du tycker att det är roligt med administrativt arbete, initiativtagande, och samtidigt en rörlig och kreativ miljö. Här kommer du att bli en nyckelperson i att skapa ordning och struktur och bidra till förutsättningar för en hög servicenivå.

Kvalifikationer

Du har:


• avslutad gymnasieutbildning med ekonomisk/administrativ inriktning och/eller erfarenhet som bedöms likvärdig
• minst 2 års dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
• god datorvana och kunskaper främst inom MS Office-paketet
• mycket goda kunskaper i tal och skrift i svenska språket. Här ser vi att du har intresse och känsla för hur du uttrycker dig på ett professionellt sätt i olika sammanhang

Meriterande är:


• högskoleutbildning inom till exempel samhällsvetenskap, eller annan eftergymnasial utbildning
• goda kunskaper inom administrativa rutiner och dokumenthantering inom offentlig verksamhet, t.ex. diarieföring
• erfarenhet av kontakt med externa aktörer
• erfarenhet av enklare ekonomiadministrativt arbete såsom leverans- och fakturakontroll, samt hantering av t.ex. remissvar och sammanställningar
• erfarenhet av protokollskrivning, och beredning av mötesunderlag
• kunskap i främst power point, samt erfarenhet och intresse av att skapa layout och bildpresentationer

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, och söker dig som kan skapa överblick i ditt arbete och självständigt se vad som behöver göras. Du har både förmåga och intresse av att se sammanhang såväl som detaljer, för att kunna planera och strukturera ditt arbete i flera steg och genomföra det effektivt och serviceinriktat med god kvalitet. I detta behöver du också vara flexibel då du kommer att arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Våra värdeord är professionell, inspirerande och förtroendeingivande, och vi söker dig som vill vara med oss i detta arbete!

Övrigt

Anställningen är tillsvidare på heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Vi tillämpar sex månaders provanställning. Placering är vid vårt huvudkontor i Stockholm.

Ansökan

Välkommen med din ansökan märkt med diarienummer Af-2016/0023 7439 senast den 1/9 2016. Bifoga CV och personligt brev. Ansök elektroniskt via vår webbplats (arbetsformedlingen.se/ledigajobb). Där får du svara på några urvalsfrågor elektroniskt. Ett första steg i rekryteringsprocessen blir en gruppintervju, planerad den 20 september ca kl 16. För de som går vidare i processen planerar vi att hålla individuella intervjuer under vecka 39.

Kontaktpersoner

Anders Gawell Enhetschef 010-486 52 93
Åsa Skiöld ST 010-486 95 59
Theofania Lazaridis Saco-s 010-486 61 16
Thomas Lantz SEKO 010-487 42 05
Corinne Lowenrud HR-partner 010-488 59 92