Junior Inköpsadministratör till Stockholms Hamnar 🛳️

Om tjänsten

Vi söker för kunds räkning en Inköpsadministratör som kan vara organisationens stödfunktion avseende avtalsdatabasen och inköpssystemet. Som Inköpsadministratör har du en viktig roll med stort ansvar över inköpsenheten. Du stöttar både de strategiska inköparna, inköpschef och organisationen i sin helhet. Det är en utvecklande roll med varierande och spännande arbetsuppgifter.

Det här är ett konsultuppdrag via Wrknest, vilket innebär att du blir anställd av oss men arbetar på uppdrag ute hos kund. Det finns möjlighet till förlängning.



Dina framtida arbetsuppgifter

Som Inköpsadministratör (IA) ansvarar du för att processer och rutiner efterföljs enligt Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) samt att organisationen tillämpar dessa lagar. Det är IA ansvar att organisationen är uppdaterad på eventuella ändringar inom processer och rutiner hos Stockholms Hamn inom inköp och upphandling.

Som IA fungerar du även som systemansvarig (super user) till Stockholms Hamnars upphandlingsverktyg och avtalsdatabas (e-Avrop och inköpssystem Agresso).

Dessutom ansvarar IA för att Stockholms Hamnars leverantörer och avtal är tillgängliga i avtalsdatabasen samt i inköpssystemet så att de interna beställarna ska att kunna avropa ifrån önskade leverantörer. Att avtalen är uppdaterade med korrekta avtalsdatum, optioner, leverantörsuppgifter och bilagor står IA till ansvar för. Rapporter och statistik från avtalsdatabaser kan komma att förses till beställarna. Det är IA som ansvarar för att samma information förs över från avtalsdatabasen till inköpssystemet och görs tillgänglig för beställarna.

I inköpssystemet Agresso stöttar IA beställarna i orderprocessen. Vanligt förekommande frågor gäller hur man hittar sina tidiga rekvisitioner och inköpsordrar samt hur man makulerar en inköpsorder. Som IA hjälper du även beställarna med rekvisitioner/order som fastnat i Agresso och därmed inte kommit iväg till önskad leverantör. Dessa fastnade rekvisitioner hanteras genom systemet Agresso Desktop där även rapporter och statistik kan tas fram avseende inköpsvolymer och fakturanivåer per leverantör, kst, konto och enheter.

I Agresso Desktop sköts även inläsningen av leverantörer. IA ansvarar för att leverantörer och avtal läses in i Agresso Desktop genom en multiprislista. Inläsningen av dessa listor överenskommer IA med Inköpschef.

Ytterligare ansvarsområden

- Utbildning inom organisationen hur man säker avtal i avtalsdatabasen och i inköpsmodulen i Agresso
Uppdatera inköpsenhetens intranät sida med giltiga dokument avseende processer, rutiner, nya lagändringar och lathundar.
Inköpsenhetens funktionsmejl
Hantera förfrågningar från staden angående intressanta upphandlingar för organisationen att delta i
Hantera förfrågningar om utlämning av allmänna handlingar / maska anbud

Vi söker dig som har

- Tidigare erfarenhet av administration inom inköp och upphandling
- Minst en avklarad gymnasieutbildning
- Erfarenhet av att hantera MS Office-paketet utan svårigheter
- Goda kunskaper i både svenska och engelska i tal och skrift


Vi ser det som meriterande

- Erfarenhet av Agresso
- Erfarenhet av LOU och LUF


Vid denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper, då de är avgörande för hur du kommer att lyckas i rollen och företaget. Vi förstår att man inte kan allting från början - men du ska ha en vilja att lära dig! Därför söker vi dig som är strukturerad, kvalitetssäker och resultatorienterad. Som person är du även noggrann i ditt arbete och serviceinriktad i din kontakt med kunder och kollegor.

Övrig information

Start: 2022-11-01 - 2023-12-01

Plats: Stockholm

Omfattning: 100%

Anställningsform: Konsultuppdrag

Sök gärna så snart som möjligt då vi jobbar med löpande urval.

Om företaget

Stockholms Hamnar (SH) erbjuder rederier, hyresgäster, stockholmare och turister åtkomst till Stockholm och regionen genom att tillhandahålla modern hamnanknuten infrastruktur och service - där säkerhet och miljö är i fokus. Det här gör Stockholms Hamnar genom att:

Erbjuda kajplatser och anläggningar till främst färje-, kryssnings- och containertrafik
Vårda och utveckla hamnar och innerstadens kajer
Främja skärgårdstrafik och sjöburen lokaltrafik
Vara en effektiv och lönsam partner.

Du kan läsa mer om företaget här: https://www.stockholmshamnar.se/



Om Wrknest

På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på.

Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu.