Kanslisekreterare - ge administrativt stöd till förvaltningschefen

Förvaltningschefens kansli, Statsrådsberedningen
Har du flerårig erfarenhet av administration och assistentuppgifter? Är du utvecklingsinriktad och ansvarsfull? Vi erbjuder rätt person en central roll med många kontaktytor i en händelserik miljö.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag. 
Som assistent åt förvaltningschefen och kanslichefen för förvaltningschefens kansli (FCK) stöttar du med allehanda administrativa uppgifter och är kontaktperson gentemot verksamheten internt i Regeringskansliet och externt.
Exempel på arbetsuppgifter är att:
- koordinera kalender och mötesbokningar för både förvaltningschefens och kanslichefen
- sköta möteslogistik och hålla i arrangemang kring besök
- ta fram underlag, sammanställa informationsmaterial och föra minnesanteckningar vid olika möten
- planera och ta fram beredningslistor inför beredningar i samarbete med chefsjuristens assistent
- ansvara för underlagshantering, bevaka och begära in underlag inför möten
- administrera och expediera beslut
- bistå vid handläggning av utlämnandeärenden
- ge övrigt administrativt stöd till medarbetarna på FCK

Förvaltningschefen biträder, tillsammans med statsministerns statssekreterare och rättschefen i Statsrådsberedningen, statsministern i den löpande ledningen av Regeringskansliet. Förvaltningschefen är även chef för Förvaltningsavdelningen. Förvaltningschefens kansli biträder förvaltningschefen både i egenskap av förvaltningschef i Regeringskansliet och som chef för Förvaltningsavdelningen.
Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se

Din bakgrund
Vi söker dig som har flerårig erfarenhet av självständigt arbete med en bredd av administrativa uppgifter som till exempel ärende- och beslutshantering, reseadministration och chefsstöd samt erfarenhet av att ge administrativt ledningsstöd inom statlig förvaltning. För att lyckas i rollen behöver du ha mycket god kunskap i svenska och engelska (tal och skrift), god kunskap om digitala verktyg och Officepaketet, särskilt Word och Outlook samt kunskap om och erfarenhet av att hantera sekretessbelagd information.  Erfarenhet av arbete i Regeringskansliet och kunskap om Regeringskansliets organisation och arbetsformer är meriterande. Likaså är erfarenhet av arbete med att utveckla administrativa rutiner och processer till exempel genom att delta i utvecklingsprojekt, arbeta med digitalisering av administration och/eller effektivisering av administrativa rutiner och processer meriterande.

Dina egenskaper
Du är serviceinriktad, har ett starkt driv och ett flexibelt förhållningssätt. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och säkerställer kvalitén genom att arbeta strukturerat och vara noggrann. Arbetet ställer stora krav på flexibilitet och en god förmåga att snabbt kunna anpassa sig till förändrade förutsättningar. Du är van att arbeta självständigt samtidigt som du uppskattar att samarbeta med andra. Du har en mycket god samarbetsförmåga och har lätt för att skapa, upprätthålla och utveckla relationer. Ett mycket gott omdöme och hög integritet är en förutsättning för att du ska trivas i rollen.

Övrigt
Tillsvidare anställning med sex månaders inledande provanställning. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder är du välkommen att kontakta rekryterande chef, Hans Bäck som är chef för förvaltningschefens kansli på telefon 08-405 42 06. Har du frågor om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakt HR-ansvarig på Statsrådsberedningen Ulrika Berggren på telefon 08-405 91 75. Fackliga kontaktpersoner är Ewa Widgren för Saco och Sofia Wretler Meurke för ST. Du når dem via Regeringskansliets växel på telefon 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 22 mars 2023.

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Statsrådsberedningen har ansvar för att leda och samordna arbetet i Regeringskansliet.