Kommunarkivarie

Tjänsten som kommunarkivarie är placerad vid administrativa enheten som består av 15 medarbetare. Enheten har en central roll i kommunen med uppdrag att stötta både förvaltning och politik samt att säkra att den demokratiska processen går till på ett korrekt och rättssäkert sätt i alla instanser.

I administrativa enhetens uppdrag ingår bland annat registratur, nämndadministration, arkiv och kommunjuridiskt stöd. Enheten är placerad inom verksamhetsområde utveckling och hållbarhet på sektor kommunledning och verksamhetsstöd.

Kommunen är mitt inne i ett spännande och utmanande förändringsarbete och har från och med 2023-01-01 gått över till en nämndorganisation.



ARBETSUPPGIFTER
Rollen som kommunarkivarie innebär att du, på kommunstyrelsens uppdrag, ansvarar för kommunens centralarkiv med tillhörande lokalhistoriskt arkiv.

Du kommer att arbeta i nära samarbete med ett team bestående av tre registratorer, systemförvaltare och administrativt stöd för att skapa rutiner och strukturer för god dokumenthantering inom hela förvaltningen.

Uppdraget som kommunarkivarie omfattar både strategiskt långsiktigt arbete och mer rutinbaserade arbetsuppgifter. Du kommer att vara hela förvaltningens rådgivare i arkivfrågor och blir ett stöd till att bygga upp en struktur för arkivsamordnarnas uppdrag i det löpande arkivarbetet på sektorerna. Vi söker dig som ser värdet av att bistå med din kompetens för att tillsammans med teamet öka kunskapen i arkiv och dokumenthanteringsfrågor inom organisationen.

I tjänsten ingår bland annat att:
- Hantera och organisera inlämningar och leveranser för slutarkivering.
- Hantera begäran av allmänna handlingar från arkivet, både från allmänheten och verksamheter.
- Ge råd och stöd till sektorerna i arkivfrågor (Exempelvis gällande gallring, arkivbeständighet och arkivlokaler)
- Bistå och hålla ihop arbetet med framtagande och revidering av dokumenthanteringsplan. På sikt arbeta för en övergång till processbaserad arkivredovisning.
- Göra utredningar, rapporter och uppdatera styrdokument kopplade till arkivverksamheten både för hantering inom förvaltningen samt för behandling i nämnd och kommunstyrelse.
- Omvärldsbevaka och bevaka rättsutvecklingen inom relevanta områden för arkivets verksamhet och utveckling.
- Vara systemförvaltare för kommunens e-arkiv samt tillsammans med verksamheterna ta fram en plan för digital arkivering inom kommunen.

Under 2023 firar lokalhistoriska arkivet 40 år. Du kommer att ha en viktig roll i planering och genomförandet av den utställning som planeras i samband med detta firande.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med högskoleutbildning med arkivvetenskap och informationsvetenskap som grund. För att lyckas väl i uppdraget är det meriterande om du har erfarenhet av arbete i en politisk styrd och/eller komplex organisation samt ha god kunskap om den lagstiftning kommunens övergripande arbete grundar sig i. Det är positivt om du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.

Vi letar efter dig som har förmågan att snabbt kunna ta till dig ny information och som kan prioritera rätt när tempot är högt.

För att lyckas i uppdraget behöver du vara lösningsfokuserad och öppen för nya arbetssätt samt vara positiv till att dela med dig av din kompetens för organisationens fortsatta utveckling av god dokumenthantering. I uppdraget ingår att stödja och konsultera både handläggare och chefer varför det är viktigt att du har god samarbetsförmåga och att du kan anpassa din kommunikation utifrån verksamhetens behov. Du behöver kunna strukturera dina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt samt uttrycka dig väl i tal och skrift.
Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper


ÖVRIGT
Befattningen kan komma att bli föremål för säkerhetsprövning.