Kommunikativ kontorskoordinator North Sweden

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med drygt 36 000 studenter och 4 200 anställda.  Här finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden. Umeå universitet är också platsen för den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 – en revolution inom gentekniken som tilldelats Nobelpriset i kemi.

Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur där vi gläds åt varandras framgångar.


Är du intresserad av att veta mer om Umeå universitet som arbetsplats läs mer på:https://umu.se/jobba-hos-oss/




Om North Sweden European Office

North Sweden European Office, Norrbottens, Västerbotten, Jämtland Härjedalens och Västernorrlands gemensamma EU-kontor, söker en ny medarbetare till kontoret i Bryssel.

North Sweden är en samverkan mellan politik, akademi och näringsliv i de fyra nordligaste svenska regionerna med uppdrag att bidra till norra Sveriges möjligheter till långsiktig hållbar utveckling med stöd av EU och att agera för regionens intressen i EU. 

Umeå universitet är anställande myndighet och organisatorisk placering vid universitetet är Enheten för forskningsstöd och samverkan, Förvaltningen. Anställningen är tidsbegränsad och ett särskilt avtal för tjänstgöring utomlands (URA-avtal) upprättas under perioden för utlandsstationeringen.

Arbetsuppgifter
Huvudsakligt arbetsområde är att samordna kontorets löpande arbete och vara en stödfunktion för verksamhetens olika huvudprocesser och för det bland annat vara handledare åt kontorets terminsvisa praktikanter samt att kommunicera det North Sweden gör och vad som händer av relevans för norra Sverige i EU till intressenter på hemmaplan och i Bryssel. 

Arbetet inbegriper att hålla i North Swedens dagliga göromål, alltifrån att hålla ordning på kontoret, såsom att ombesörja löpande inköp och att vara ett administrativt stöd för den övriga verksamheten, till att ta ansvar för North Swedens samlade kommunikation såväl internt som externt. I uppdraget ingår att koordinera och hålla i genomförandet av stora och små interna samt externa möten och olika andra aktiviteter, inklusive konferenser och seminarier.

En stor del av uppdraget är att hålla i studiebesöksgrupper till Bryssel samt att uppdatera verksamhetens hemsida och ansvara för det nyhetsbrev som går ut varannan vecka och till det skriva för hemmaaktörerna relevanta nyhetsartiklar och att över lag hålla ihop North Swedens kommunikation och grafiska profil samt kunna hålla i presentationer om verksamheten. Det ingår även att kunna bevaka vad som händer i EU inom medborgerliga frågor så som exempelvis hälsa, kultur, jämställdhet, demokrati och konsumentområdet.

Tjänsten är baserad i Bryssel, men innebär mycket resor till framför allt norra Sverige men även övriga Norden.

Kvalifikationer

- Relevant akademisk utbildning, gärna med inriktning mot samhällsvetenskap och kommunikation. 
- Erfarenhet från att arbeta i mindre organisationer med administration samt löpande ekonomihantering och allehanda vardagssysslor som en intern stödfunktion.
- Vana av att handleda andra och samverka med olika parter för att genomföra eller stödja andra i att genomföra aktiviteter och events av olika slag.
- Förmåga att kommunicera till andra människor i också komplicerade frågor och situationer där det är viktigt att kunna nå fram med rätt och tydlig information.
- Kunskap om att arbeta med hemsidor, nyhetsbrev och sociala medier samt ta fram underlag för presentationer för löpande kommunikativa insatser.
- Har erfarenhet av att i en internationell miljö bygga nätverk och samverka med aktörer, institutioner, arrangörer med mera för att ordna studiebesök och hålla i olika events.  
- God förmåga att kunna kommunicera begriplig information på svenska och engelska i både tal och skrift. 
- God kännedom om norra Sveriges förutsättningar och möjligheter och vad som är av kommunikativ relevans såväl från ett EU-perspektiv till regionens aktörer som vice versa.

Meriterande:

- Kunskap om regionalt politiskt arbete och förankring av sådant arbete i samspel med såväl regionala, nationella som internationella nätverk.
- Arbetat i politiskt styrda organisationer med såväl praktiskt stödjande arbete som informationsinriktade processer.
- Visad förmåga att ta ansvar för det löpande arbetet på ett mindre kontor, såsom inköp, administration och att överlag hålla ordning och reda på kontoret och verksamheten.
- Erfarenhet av att planera och förbereda samt genomföra olika typer av små och större möten och aktiviteter och hålla i allt praktiskt kring dessa.
- Visad förmåga att även hålla i informationsinsatser och strategisk kommunikation genom möten och aktiviteter samt webbaserade plattformar såsom hemsida och nyhetsbrev.
- Vana av att hålla i olika former av aktörssamverkan och att kunna samordna många olika parter och aktörer med gärna EU-koppling på Brysselarenan.
- Kunskaper i franska för att kunna hantera kontorsvardagen i dialog med omgivande lokalsamhälle och affärskontakter samt stöd för övriga medarbetare i sådan dialog.

Som person har du förmåga att självständigt organisera och prioritera ditt arbete. Vidare är du kommunikativ och har en god analytisk förmåga med ett öppet och engagerat sinne gentemot din omgivning. Du har en mycket god förmåga att bygga relationer, såväl internt som gentemot externa samarbetspartners, och att kunna ta rollen att företräda andras intressen i olika situationer.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Välkommen med din ansökan! 

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.


Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.