Kommunsekreterare och Nämndsekreterare sökes

Salems kommun gör om och förnyar sin kanslifunktion. I förändringen skapar vi en organisation med två nya medarbetare som ska komplettera och arbeta tillsammans med nämndadministration. Vi söker en Kommunsekreterare med utvecklingsfokus och en Nämndsekreterare med inriktning arkiv och registratur.

Kansliet är en del av kommunstyrelseförvaltningen och leds av kommundirektören. Kansliet ansvarar för administrationen till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. I kansliets ansvarsområde ingår också näringslivsfrågor, kommunikation, tillsyn av personuppgifter, mål- och styrprocesser, juridiskt stöd, kris- och säkerhetssamordning. Kansliet ansvarar även för att administrera allmänna val. Kommunen använder sig av Lex som diarieföringssystem och stöd i den politiska beslutsprocessen.

Arbetsbeskrivning för båda tjänster
Som kommun- och nämndsekreterare ansvarar du för en korrekt, kvalitetssäker och tidseffektiv berednings- och ärendehanteringsprocess mellan förvaltningar, nämnder samt kommunstyrelse och kommunfullmäktige.

Specifikt för tjänsten som kommunsekreterare med utvecklingsinriktning
Kommunsekreteraren är sekreterare i kommunstyrelsen, utskott samt i krisledningsnämnden och vid behov vikarierande sekreterare i kommunfullmäktige och valnämnd. Du har budgetansvar.

Som kommunsekreterare deltar du i kommunens utvecklingsarbete för nämndadministration och dokumenthantering. I detta ingår att projektleda samt bistå med allmän rådgivning till kommunens förvaltningar. Du kommer delta i kommunens utvecklingsarbete och du leder nämndsekreterarnätverket. Du är systemansvarig för LEX och förtroendemannaregistret Troman.

Specifikt för tjänsten som nämndsekreterare med arkiv och registratorsprofil

Nämndsekreteraren är sekreterare i kommunfullmäktige och vid behov vikarierande sekreterare i kommunstyrelsen och utskott. I rollen som arkivarie/registrator ansvarar du för att den dagliga registreringen av handlingar sker rättssäkert och med god kvalitet. Viss sekretessprövning och administrativa uppgifter kan förekomma. Du kommer att fungera som en stödfunktion genom att bland annat öka kommunens kunskap och förståelse för arkivfrågor. Du kommer ansvara för att driva kommande projekt, såsom e-arkiv. Kommunen har ingen arkivarie så du har möjlighet att utforma och sätta din egen prägel på arkivfunktionen.

För båda tjänsterna gäller följande kravspecifikation
Vi söker dig som vill vara en del i utformandet av en modern nämndadministration. Tjänsterna är säkerhetsklassad och du kommer få genomgå en säkerhetsprövning vid anställning.

Du har god förmåga att strukturerar dina arbetsuppgifter och driva dem självständigt. Du kan planera och prioritera arbetet effektivt utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. Båda rollerna innebär kontakter inom kommunorganisationen och med kommunens förtroendevalda och det är viktigt att du kommunicerar tydligt och har god samarbetsförmåga. Du är flexibel, stresstålig och serviceinriktad. Du kommer fungera som expert inom ditt område vilket innebär att du ska stötta och öka kunskapen inom organisationen. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Som kommunsekreterare behöver du dessutom besitta djupgående kunskaper om beredningsprocesser, ärendehantering, kommunallagstiftning och övriga lagar och förordningar som styr verksamheten. Som nämndsekreterare ser vi att du har erfarenhet av registrator- och arkivuppgifter.

För tjänsterna krävs att du har

• Högskoleutbildning med inriktning statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Arkivvetenskap eller motsvarande är meriterande för nämndsekreterartjänsten 
• Goda kunskaper i relevant lagstiftning 
• Kunskap och vana vid att arbeta i digitala dokument- och ärendehanteringssystem
• Kunskap om och intresse av politik, samhällsfrågor och kommunal verksamhet
• Goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• Erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation

Du bör ha erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare

Anställingsvillkor
Tillsvidare, heltid

Tillträde enligt överenskommelse

Sista ansökningsdatum 2021-11-21

Intervjuer sker löpande under ansökningsperioden

Obekväm arbetstid i form av kvällssammanträden förekommer vid ett par tillfällen per månaden


För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Salems kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Det är dessutom viktigt att Du fyller i din ansökan noggrant då dina meriter kommer att viktas mot andra sökande.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Salems kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.