Kommunsekreterare/systemförvaltare

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Gemensamma ledningsförvaltningen består av verksamhetsområdena Digitalisering/Beredningsstöd, Strategisk samhällsplanering, HR, Kommunikation samt Planering och uppföljning. Förvaltningen har till uppdrag att leda, stödja och samordna hela kommunorganisationen på kommunstyrelsens uppdrag. Detta görs genom att ha kundens behov i fokus samt att vi har en helhetssyn och gemensamma arbetssätt. Vi är en lärande organisation som främjar nyskapande och lärande av både omvärld och varandra.

Den administrativa enheten inom verksamhetsområdet digitalisering och beredningsstöd består av 10 medarbetare och leds av en administrativ chef. Enheten ansvarar för kommunens centralarkiv och föreningsarkiv. Enheten sköter arkivvård och tillhandahållande av arkivhandlingar för allmänheten, svarar för rådgivning och tillsyn i arkivfrågor samt bevakar kulturarvsfrågorna. Enheten har även ansvaret för administrationen kring kommunfullmäktige och dess beredningar, kommunstyrelsen med sina utskott, valnämnden och krisledningsnämnden samt administrationen av kommunala bolag tillsammans med andra enheter. Enheten ansvarar genom vaktmästeriet även för kommunhusets skötsel samt för posthanteringen inom kommunen.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att vara sekreterare för kommunfullmäktige. Arbetet omfattar till exempel planering av sammanträden, sammanställa kallelser och skriva protokoll. Andra typer av administrativa uppgifter kan förekomma och prioriteras efter behov och du fungerar som ersättare för enhetens övriga sekreterare. Handläggning av ärenden och utredningsarbete ingår i tjänsten.

Du kommer att vara systemförvaltare för kommunens dokument- och ärendehanteringssystem samt det system som handlingar och protokoll publiceras i. Du ger support till användare och har kontakt med leverantörer. Du utbildar handläggare och tar fram manualer. En viktig del i detta arbete är att arbeta för att systemen utvecklas i linje med användarnas behov.

Tillsammans med dina kollegor på administrativa enheten är du med och planerar och utvecklar kommunens administrativa processer som kommer att vara i fokus under det närmaste året. Du samordnar kommunens nätverk för nämndsekreterare och registratorer.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är högskoleutbildad, gärna med statsvetenskaplig eller juridisk inriktning, eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig. Arbetslivserfarenhet inom en politiskt styrd organisation är meriterande. Det är önskvärt att du har kunskap om grundläggande lagstiftning så som förvaltningslag, kommunallag, offentlighet- och sekretesslag.

Som person är du är noggrann och kvalitetsmedveten. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och rättssäkert sätt. Du tar ansvar för dina uppgifter och strukturerar själv ditt angreppssätt, driver dina processer vidare och är noga med att sätta upp och hålla tidsramar. Du ser möjligheterna i förändringar och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter. Vi ser att du har en mycket god förmåga att samarbeta med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Vidare behöver du vara noggrann, ha förmåga att skapa ordning och struktur, ha en utpräglad servicekänsla och förmåga att agera självständigt likväl som att arbeta i grupp. Du ska kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift. Du har ett digitalt arbetssätt då vi strävar mot en helt digital ärendehantering.

Intervjuer kommer att ske löpande. Välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser.