Komvux Malmö söker en administratör

Ref: 20213349

Arbetsuppgifter
Komvux Malmö söker en driven administratör på heltid för en visstidsanställning på 6 månader. 

Som administratör ingår du i en större grupp av administratörer som tillsammans ansvarar för hantering och utveckling av alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Under de senaste åren har en ny administrativ organisation tagit form och i dagsläget finns två administrativa team som båda arbetar mot samtliga verksamheter inom Komvux Malmö. Det ena teamet; administrativ service ansvarar för bland annat reception, medborgarservice, Sfi-anmälan, fakturahantering, ärendehantering och arkiv och det andra teamet ansvarar för elevadministration, provsamordning och schemaläggning. Den utlysta tjänsten finns i det team som arbetar med administrativ service.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär både rutinarbete och utvecklingsarbete. En stor del av arbetet kommer att vara löpande arbete inom teamets ansvarsområden, främst inom administrativ service. 

Arbetsuppgifterna innefattar exempelvis:


• Hantering av besök på Komvux
• Telefoni
• Mailhantering
• Handläggning av ärenden, till exempel registrering, diarieföring och arkivering
• Daglig kontakt och service till elever, personal och rektorer på skolan i frågor om utbildningsadministration
• Utveckla, digitalisera och kvalitetssäkra arbetet med administrativa processer

Kvalifikationer
Vi söker dig med avslutad och godkänd gymnasieexamen samt minst två års erfarenhet av en administrativ roll.  

För tjänsten är det viktigt att du har erfarenhet av att arbeta i olika administrativa system och mycket god datorvana. Du behöver ha erfarenhet av att arbeta i elevadministrativt system. Vidare är det ett krav att du har dokumenterad erfarenhet av att självständigt ha utvecklat administrativa processer, gärna digitala, samt erfarenhet av att delta i eller leda projekt. Har du erfarenhet av HR och arbetat med att registrera ärenden i Platina är detta meriterande. 

Då vår verksamhet är komplex är det nödvändigt att du har god förmåga av att snabbt sätta dig in i stora mängder information och att utifrån den planera och genomföra ditt arbete. Du behöver även vara snabblärd för att kunna sätta dig in i nya arbetsmoment då ansvarsområden kontinuerligt kan förändras.

Som person är du serviceinriktad, strukturerad och gillar att arbeta med flera uppgifter samtidigt av varierande karaktär, allt från kvalificerade till enkla frågor. För att lyckas i rollen är det viktigt att du känner dig bekväm med dator som främsta arbetsredskap men du ska även trivas med många kontakter samt ha intresse, vilja och förmåga av att hjälpa andra att leverera lösningar. Vidare tar du stort självständigt ansvar för planering och genomförande av arbetet, både inom det eget ansvarsområdet och för verksamheten som helhet. Även under mer intensiva perioder har du en god förmåga av att kunna planera och prioritera ditt arbete effektivt.

Då du ingår i ett större sammanhang tillsammans med administratörer inom vuxenutbildningsområdet vill vi att du har ett positivt förhållningssätt samt ett stort intresse av att samarbeta med andra för helhetens bästa. Vi tar stor hänsyn till att dina yrkesmässiga och personliga kompetenser kompletterar övrig personal i teamet. 

Tjänsten förutsätter att du har en mycket god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Varmt välkommen med din ansökan om du vill bli en del av Komvux Malmö!

Om arbetsplatsen
Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden!

Vill du veta mer om oss? Besök: malmo.se/Komvux-Malmo

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka?

Information om tjänsten
Anställningsform:Tidsbegränsad anställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt
Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö Stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nämnda kontaktpersoner.