Konferenskoordinator

vid Fastighetsavdelningen. Sista ansökningsdag:  2023-01-18.


Rankat som ett av världens 100 främsta lärosäten är Stockholms universitet en av Europas ledande institutioner för högre utbildning och forskning inom humanvetenskap och naturvetenskap. Vid Stockholms universitetet är mer än 29 300 helårsstudenter, 1 400 doktorander och 5 700 medarbetare verksamma vid ca 60 institutioner och 12 centrala förvaltningsavdelningar varav Fastighetsavdelningen är en.

Fastighetsavdelningen ansvarar för den strategiska planeringen av Stockholms universitets 350 000 kvm lokalyta och över 600 bostäder samt ansvarar även för att tillhandahålla servicefunktioner för att stödja universitetets kärnverksamhet. Sektionen för service är en av fem sektioner tillhörande Fastighetsavdelningen. 

Till vårt team Konferenssamordning söker vi nu en Konferenskoordinator.

Arbetsuppgifter
Dina främsta arbetsuppgifter består av att hantera lokalbokningar via mail, webbformulär, e-post och även telefon. Lokalerna du bokar drivs av Stockholms universitet själv och är belägna både på campus Frescati och Albano. Du hjälper uppdragsgivare att hitta en ledig kapacitet, bokar lokaler, skickar offerter och bekräftelser till uppdragsgivaren. Vi lägger vårt största fokus på att ge stöd till interna uppdragsgivare men även externa intressenter kan förekomma.

Förutom att boka lokaler anordnar du visningar av våra konferenslokaler och anläggningar. Du agerar även konferensvärd/värdinna vid behov och ger stöd till uppdragsgivarna vid frågor och hanterar uppkomna utmaningar.

Du är också systemadministratör för lokalbokningssystemet TimeEdit. I dialog med andra aktörer inom sektionen utvecklar du lokalbokningssystemet och ger systemsupport till användarna.

Du agerar även systemadministratör för andra IT-system som används inom Sektionen för Service och har kontakt med olika sektioner inom Fastighetsavdelningen och relevanta avdelningar på Stockholms universitet samt med upphandlade systemleverantörer.

Du kommer att arbeta i tät kontakt med dina närmaste kollegor i teamet Konferenssamordning där anställningen är placerad.

I kontakt med eventsamordnare tar du emot och koordinerar beställningar kopplat till vår samarbetspartner Akademikonferens.

Kvalifikationer
Då rollen innebär en stor variation av uppgifter är det viktigt att du är flexibel och har god förmåga att prioritera och strukturera din vardag självständigt.

Meriterande om du har erfarenhet av hantering av liknande frågor på en annan myndighet eller antingen jobbat inom branschen på konferensanläggning eller hotell eller så har du kunskap från exempelvis ett eventbolag eller kongressbyrå.

Du har en högt utvecklad servicekänsla och strävar efter att leverera högsta möjliga resultat.

Du har flerårig erfarenhet av konferenskoordinering och lokalbokning, har förmåga att prioritera och genomdriva egna uppdrag med gott resultat. Meriterande är om du har kunskaper i TimeEdit och erfarenhet av IT-systemadministration.

Mycket goda kunskaper i svenska, engelska och god datorvana är ett krav.

Som person är du strukturerad, initiativrik och noggrann. Du kommer att samarbeta med en mängd olika personer och funktioner, både internt och externt, varför du behöver vara utåtriktad och ha god samarbetsförmåga. Utmärkt kommunikationsförmåga är av högsta vikt för att vara framgångsrik i rollen.

Då teamet nyligen genomgått en omorganisation är det viktigt för både dig och dina kollegor att du ser det som spännande att vara med och bygga upp nya rutiner och processer tillsammans med teamet och gruppchefen.

Vi lägger en stor vikt på dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning.

Anställningsvillkor
Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast.

Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Kontakt
Närmare information om anställningen lämnas av, Sektionschef Petra Rising, tfn 08-16 12 57, petra.rising@su.se.

Fackliga företrädare
Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, saco@saco.su.se, Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/Lärarförbundet), tfn 08-16 34 89, alejandra@st.su.se, samt seko@seko.su.se (SEKO).

Ansökan
Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.