Konferenskoordinator - vikariat

Som konferenskoordinator hos oss bidrar du till att bygga Västra Götalandsregionen som varumärke, för både invånare och medarbetare.

Du bidrar med viktig specialistkompetens för effektiva och kvalitativa möten kring planering, koordinering, administration, teknik och produktion.

Arbetsbeskrivning

Vi erbjuder dig en utvecklande och flexibel roll i ett engagerat team, där du kommer att få jobba med uppdrag inom våra olika förvaltningar och bolag rörande deras event och möten. Rollen innebär både självständigt arbete och att vara en god teamspelare, där du bidrar med ditt engagemang och kompetens.

Eftersom vi är en organisation med stor geografisk spridning ingår visst resande inom Västra Götaland. Resor sker enligt vår policy i första hand med buss, spårvagn och tåg, men i vissa fall med bil och därav är det en fördel att du har B-körkort.

Vanligtvis är arbetstiden förlagd till dagtid under måndag – fredag, men kvälls- och helgarbete kan förekomma.

Arbetsuppgifter

Som konferenskoordinator kommer du vara en viktig del i planering, koordinering och utförande av event. 

En stor del av arbetet går ut på att utföra följande arbetsuppgifter:

Skapa eventsidor
Bokning av bland annat lokal, logi, transporter, teknik, förtäring, talare för event
Löpande kommunikation med anläggningar och leverantörer
Koordinering och information på plats under event
Utskick och sammanställning av deltagarutvärdering
Deltagarhantering i system så som Regionkalendern och Trippus

För att ge bra service i rollen som konferenskoordinator behöver du:

Ha god förmåga att planera och organisera ditt arbete mot uppställda mål
Vara serviceinriktad, flexibel och proaktiv
Ha förmåga att arbeta självständigt och i team ha lätt för att skapa nya kontakter
Ha en kreativ och lösningsorienterad inställning
Vara noggrann, ansvarstagande och kunna driva ditt arbete framåt 

Vi ser att du har minst en gymnasieutbildning, en eftergymnasial utbildning som är relevant för uppgifterna, samt flerårig erfarenhet från liknande arbetsuppgifter. Vidare har du mycket goda kunskaper i Microsoft 365. 

Då rollen innebär samarbete med många olika leverantörer, kunder och kollegor är det viktigt att du har mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift, både på svenska och engelska. 

Det är meriterande med kunskap om Västra Götalandsregionens organisation, uppdrag och  specifika system. Det är även meriterande att du har kunskaper i konferens-/eventrelaterade program t.ex. Trippus, samt grundläggande kunskaper i digitala mötesplattformar så som Teams.

Vi är en liten arbetsgrupp med stort engagemang varav vi lägger stor vikt på personlig lämplighet.

Rekryteringsprocessen

Tjänsten är ett vikariat på ca 1 år med god möjlighet till förlängning.

Vi ser fram emot din ansökan!
Fastighet, stöd och service är Västra Götalandsregionens egen serviceorganisation och fastighetsförvaltare som ser till att saker fungerar som de ska. Vi tar bland annat hand om fastigheters drift, ser till att alla anställda får lön, att lokaler städas och att uppdrag inom regionen bemannas med specialistkompetens. Vi vill arbeta nära dem vi stödjer för vi tror att tillsammans kan vi göra skillnad. Med öppenhet och fokus på utveckling och samarbete verkar vi för ett gott liv i Västra Götalandsregionen.

Om Västra Götalandsregionen
Västra Götalandsregionen finns till för människorna i Västra Götaland. Vi ser till att det finns god hälso- och sjukvård för alla. Vi arbetar för en hållbar utveckling och tillväxt, bra miljö, förbättrad folkhälsa, ett rikt kulturliv och goda kommunikationer i hela Västra Götaland.
Västra Götalandsregionen arbetar aktivt för att digitalisera fler arbetssätt. För att vara en del av den digitala omvandlingen har du med dig grundläggande färdigheter och kan använda digitala verktyg och tjänster. Du kan söka information, kommunicera, interagera digitalt, är riskmedveten och har motivation att delta i utvecklingen för att lära nytt.
Västra Götalandsregionen krigsplacerar alla tillsvidareanställda medarbetare.


Vill du veta mer om Västra Götalandsregionen kan du besöka vår introduktion till nya medarbetare på länken https://www.vgregion.se/introduktion.  Du kan även läsa mer i presentation om https://mellanarkiv-offentlig.vgregion.se/alfresco/s/archive/stream/public/v1/source/available/sofia/rs4011-467070786-672/surrogate.




Ansökan
Västra Götalandsregionen ser helst att du registrerar din ansökan via rekryteringssystemet. Om du som sökande har frågor om den utannonserade tjänsten eller av särskilda och speciella skäl inte kan registrera dina uppgifter i ett offentligt system - kontakta kontaktperson för respektive annons.


Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Västra Götalandsregionen har upphandlade avtal.