Konferenssamordnare

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och 7 600 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


LU Service är en sektion inom universitetets gemensamma förvaltning och erbjuder såväl tjänster som produkter till universitetets verksamheter. LU Service består av sex avdelningar som arbetar med bl.a. lokalvård, vaktmästeri, reception, tryckeri, post, parkering, universitetsbutik, konferens och bostäder. LU Service har 245 medarbetare.



Konferenssamordnare inom avdelning LU Konferens

LU Konferens är Lunds universitets interna mötesservice som hjälper till med planering och genomförande av konferenser och kongresser vid Lunds universitet och/eller med universitetet som värd - från planering och lokalbokning till tekniska lösningar, deltagarhantering, mat och dryck.

LU Konferens ansvarar även för verksamheten i Gamla Biskopshuset, som är Lunds universitets representationshus.

Som konferenssamordnare ingår du i ett team med sju personer som arbetar med produktion och genomförande av olika typer av möten. Det kan vara allt från det lilla till det stora, mer komplexa mötet med många olika tjänster och flera hundra gäster.

Vi söker dig som har flerårig vana att arbeta projektorienterat med produktion av komplexa konferenser och kongresser inklusive kostnadsberäkningar och fakturering. Du är van att arbeta med flera parallella projekt som befinner sig i olika faser. Du är inte rädd för att hoppa in och arbeta praktiskt där det krävs. Du är van att möta kunder, se deras behov och du har en förmåga att presentera lösningar och upplägg. Det är meriterande om du har vana att arbeta med evenemang inom svenska lärosäten. Det är också meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med system för abstracts-, deltagare-, och avgiftshantering.

I arbetet möter du människor från olika delar av världen, varför du måste kunna tala och skriva engelska obehindrat. Dokumentation samt kund- och leverantörskontakter sker framförallt på svenska så du behöver ha mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift. I arbetet ingår administrativa arbetsuppgifter så du måste behärska Office-paketet såsom Word, Excel och Outlook.

Arbetstiderna är mestadels förlagda till kontorstid men under perioder kan det förekomma arbete på obekväma arbetstider då arbetet anpassas efter beställarnas behov.

Som person är du lösningsorienterad, strukturerad och kan arbeta självständigt med egna projekt. Arbetet är varierat och ofta i högt tempo och ibland behöver du hugga i och flytta möbler eller hämta utrustning.

Självklart kommer du också delta i arbetet med att utveckla, förbättra och effektivisera avdelningens tjänster. LU Konferens är i ständig förändring och dina tankar, erfarenheter och åsikter kommer att vara viktiga för oss.

För att vara aktuell för tjänsten behöver du

o ha utbildning inom service management, projektledning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant

o ha dokumenterad flerårig erfarenhet att arbeta projektorienterat med produktion av komplexa konferenser och kongresser inklusive kostnadsberäkningar och fakturering

o ha vana att arbeta självständigt och driva egna projekt

o ha vana att arbeta med flera olika evenemang samtidigt som är i olika faser

o vara van vid kundmöten och leverantörskontakter

o ha ett strukturerat arbetssätt och arbeta lösningsorienterat

o ha vana att rycka in och arbeta praktiskt med genomförandet i vissa projekt

o ha mycket goda kunskaper att tala och skriva svenska och obehindrat tala och skriva engelska

o ha grundläggande kunskaper i Office-paketet

o inneha B-körkort

Det är meriterande om du

o har erfarenhet att arbeta med system för abstracts-, avgifts-, och deltagarhantering

o har erfarenhet att arbeta med evenemang inom svenska lärosäten (gärna akademiska kongresser)

Anställningen är ett vikariat t o m 2021-03-30.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.