Konferenssamordnare

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Arbetsplats

Anställningen är placerad vid den Administrativa enheten på avdelningen Facility Service som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Enheten ansvarar bland annat för schemaläggning och lokalbokning, tentamensadministration, reception och växel samt konferensverksamhet.

Konferensservice stödjer i planering och genomförande av vetenskapliga konferenser och event vid Malmö universitet samt externt och internt anordnade event med universitetet som värd.

Sedan hösten 2020 har ett spännande arbete med att bygga upp en ny verksamhet och organisation kring universitetets konferensverksamhet pågått. Sedan dess har vi arbetat i team med kompetenser både från facility service och universitets kommunikationsavdelning. Ett utvecklingsarbete som fortfarande är under utveckling.

Innehåll och arbetsuppgifter

I dina arbetsuppgifter ingår planering och genomförande av olika typer av möten, konferenser och evenemang både för interna och externa gäster. Detta kan innebära allt från att genomföra avstämningsmöten med kund, samordna internt stöd t ex väktare och IT-stöd, iordningsställande inför mötet och ge service och vara på plats under genomförandet. En stor del av arbetet utgörs också av administrativa arbetsuppgifter som t ex att sätta upp konferenswebbsidor, systemadministration, deltagaradministration, offert- och fakturahantering samt samordning av utvärderingar.

Då vår konferensverksamhet fortfarande är under utveckling, kan arbetsdagen även innehålla arbetsuppgifter av annan karaktär. Det kan vara t ex framtagande av nya rutiner och underlag av olika slag, kravspecificering mm. Vi arbetar även med digitala mötesformer.

Arbetstiden är för det mesta förlagd till kontorstid men det kan förekomma arbete på obekväma arbetstider.  

Kvalifikationer
Du ska ha minst treårig gymnasiekompetens och vi vill även att du har eftergymnasial utbildning inom service management, event management, projektledning eller annan motsvarande utbildning. Du har flerårig vana av att arbeta projektorienterat med konferenser och event och det är meriterande om du nyligen har arbetat med detta inom svenska lärosäten.

Som person är du lyhörd, positiv och professionell i ditt bemötande. Du är van att ha kundkontakter och har en hög servicegrad där du anstränger dig för att hitta lösningar. Arbetsuppgifterna är varierade vilket kräver att du är flexibel och är beredd på att arbeta praktiskt när det behövs. 

Du tycker om att vara delaktig och driva utveckling och förbättring av rutiner och tjänster. Vi ser att du är en person som tar initiativ och delar dina synvinklar för att gemensamt finna bästa lösningen. Det är viktigt att du har en mycket god samarbetsförmåga och kommunikativ förmåga. Vi vill också att du har stor vana av att arbeta självständigt och förmåga att hantera flera löpande processer samtidigt där du på ett självklart sätt tar ansvar för egna projekt och arbetsuppgifter.

Vi har en internationell arbetsmiljö vilket kräver att du har mycket god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift på både svenska och engelska.

Du behöver vara en strukturerad, noggrann och van administratör då arbetet innehåller flera administrativa delar.

Du har generellt god datorvana och är väl förtrogen med MS Office. Du har lätthet för och intresse av att lära nya IT-system och du är van att använda datorn som arbetsredskap. Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i konferenssystem med hantering av t ex deltagare och abstracts, i synnerhet erfarenhet av Invajo är meriterande. Erfarenhet av att arbeta med digitala möten inom eventverksamhet är även meriterande likaså om du tidigare haft en producentroll.

Upplysningar

Upplysningar lämnas av enhetschef för Administrativa enheten, Facility Service, Christian Rohman, christian.rohman@mau.se
Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök".
Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2023-03-29. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs din ansökan inte på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts.

Ansökan ska innehålla:


• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten. 

Övrigt

Anställningen omfattar 100% och avser tillsvidare.

Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Genomförande av intervjuer och tidplanen för rekrytering och tillsättning anpassas efter rådande omständigheter och rekommendationer. 

Tillträde
Tillträde enligt överenskommelse. 

Fackliga företrädare

SACO: saco-s@mau.se
SEKO: sekocivil@seko.lu.se   
OFR: naser.eftekharian@mau.se 

Välkommen med din ansökan!