Konferensvärd (minst en)

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




LU Konferens, en avdelning inom sektionen LU Service vid Lunds universitet, har 20 anställda konferenssamordnare och konferensvärdar.

Varje år genomförs mellan 300 och 400 evenemang som kan vara fysiska, digitala eller hybrida. Alla evenemang har Lunds universitet eller någon av universitetets samarbetspartners som värdar.
LU Konferens ansvarar för evenemang i universitetets representationshus, Gamla Biskopshuset, och genomför också större konferenser och kongresser i undervisningslokaler eller i anläggningar utanför universitetet. LU Konferens är alltså ingen traditionell konferensanläggning utan arrangerar möten i de rum som passar bäst att arrangera mötena i. Det kan vara i Universitetshuset, i Gamla Biskopshuset, i en undervisningssal på LUX eller på ett hotell. Det blir lite flängande, det blir det, men det finns fina elbilar att susa runt i.
Mötesteknik och mötesutrustning fraktas till och från evenemangen. Så det gäller att ha koll på sladdarna; allt ska vara i ordning. Om alla hjälps åt så brukar det ordna sig.

Vår konferensvärd Marcelo söker kollegor

Marcelo kommer ursprungligen från Argentina. Han älskar att putsa på sin motorcykel, dricker ibland alldeles för mycket kaffe och ger ruskigt bra service.
Marcelo jobbar som konferensvärd på Lund universitet. Han står i händelsernas centrum och är en nyckelperson med många och varierande arbetsuppgifter – det är litet, det är stort, det är enkelt och det är ibland ganska komplicerat. Han är självgående, fri att ta egna beslut och initiativ samt är alltid mån om sina kollegor och kunder. Han är problemfokuserad, prestigelös och gillar verkligen ordning och reda. Marcelos inställning är att han alltid vill lära sig av såväl misstag som framgångar. Han gör fel ibland och det är okej att göra det så länge han lär sig något av det. Det har hans chef sagt.
Visst verkar det som att Marcelo har det ganska bra? Det har han också men det finns ett problem: han har väldigt mycket att göra just nu och det är inte bra för honom i längden. Därför söker vi nu kollegor till Marcelo och det är där du kommer in i bilden. Du ska också kunna ge bra service, du vet hur man bemöter människor i olika situationer, du kan mötesteknik och du har erfarenhet av att genomföra allt från mindre möten till större konferenser och kongresser. Du ska ha ett helt gäng färdigheter och erfarenheter för att klara av jobbet och kunna hålla samma tempo som Marcelo håller. Du kan läsa om dem nedan.
Vi är så klart glada att vi har Marcelo men vi behöver inte en ny Marcelo. Nej, vi behöver någon annan: någon ny som kan bidra med nya erfarenheter, nya idéer och ny kunskap. Så, du måste alltså inte gilla motorcyklar och vi bryr oss inte om var på planeten du är född eller om du är man eller kvinna eller något annat. Du behöver inte ens dricka kaffe. Du får vara den du är men du behöver kunna ge ruskigt bra service och du måste kunna samarbeta med dina kollegor och dina kunder.

Några exempel på vad Marcelo gör om dagarna

• Ansvarar för att det är ordning och reda på lagret och i vårt lagersystem: packar ner och packar upp, ansvarar för utrustning (teknik, bord, termosar, blommor) som ska till och från olika evenemang.
• Planerar transporter till och från olika evenemang och ansvara för vår konferensbil.
• Samarbetar med konferenssamordnare och andra konferensvärdar för att på ett effektivt sätt genomföra evenemangen.
• Ansvarar t.ex. för att fikor och måltider ser snygga och trevliga ut samt att folk får rätt specialkost. Han hjälper till med tekniska uppstarter, ger enklare teknisk support, ser till att gästflöden fungerar, förbereder med bord och fikabufféer, hjälper till att tejpa kablar, kör grejer i bilen och plockar undan efteråt.
• Tar emot och checkar in deltagare.

För att vara aktuell som Marcelos nya kollega behöver du:

• ha erfarenhet av att jobba med olika typer av möten, konferenser och kongresser
• ha erfarenhet av möteslogistik och gästflöden
• ha erfarenhet av support av mötesteknik (dator, projektor, videokonferensutrustning)
• ha erfarenhet av att arbeta med och i Zoom och Teams
• ha erfarenhet av att arbeta i Word och Outlook
• obehindrat kunna läsa och prata engelska
• obehindrat kunna prata och skriva svenska
• ha B-körkort
• ha möjlighet att arbeta på oregelbunden arbetstid (mest tidiga morgnar, en bit in på kvällen och vissa helger).

Det är meriterande om du
• har erfarenhet av tallriksservering
• utbildning inom service
• obehindrat kan skriva på engelska.

I denna utlysning söker vi två kandidater.
Tjänsterna är  tillsvidareanställningar på 100%, och 6 månaders provanställning kan komma att tillämpas. Oregelbunden arbetstid förekommer med jämna mellanrum (främst tidig morgnar och sena kvällar och helgarbete förekommer).

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

LU Service är en sektion inom universitetets gemensamma förvaltning och erbjuder såväl tjänster som produkter till universitetets verksamheter. LU Service består av sex avdelningar som arbetar med bl.a. lokalvård, vaktmästeri, reception, tryckeri, post, parkering, universitetsbutik, konferens och bostäder. LU Service har ca 270 medarbetare.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.