Konferensvärd Mötesservice

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Mötesservice är Göteborgs universitets interna mötespartner. Vi erbjuder service för alla medarbetare som behöver hjälp med bokning och planering av konferenser och event. Vi bistår kärnverksamheten med allt från en kopp kaffe till planering och genomförande av stora evenemang och är en kvalificerad stödfunktion för forskare, lärare och annan personal. Mötesservice hanterar bokning och service på flera anläggningar; Wallenberg konferenscentrum, Ågrenska villan, universitetets huvudbyggnad i Vasaparken, Hälsovetenskapligt centrum och Jonsereds herrgård. Vi vill bidra till att såväl nationella som internationella möten hålls inom Göteborgs universitet och på så vis stödjer vi forskning och undervisning och bidrar till att Göteborgs universitet är ett universitet för världen.

Vi söker nu en engagerad och serviceinriktad konferensvärd för ett vikariat vid anläggningen Vasaparken.

ARBETSUPPGIFTER 

Som konferensvärd i Vasaparken utgår du från konferensreceptionen i Vasaparken men arbetspass på våra övriga anläggningar förekommer.

I arbetsuppgifterna i Vasaparken innebär det att du bemannar konferensreceptionen under fastställda öppettider. Du är första kontakten med våra gäster som du välkomnar och visar till rätt lokal. Du finns tillhands under hela mötesdagen och ansvarar för att servera fika och lunch, fylla på vatten i lokalen och hålla ordning och reda i konferensköket. I dina arbetsuppgifter ingår bokning av lokaler, catering och enklare konferenser där du via e-mail och telefon tar emot bokningsförfrågningar samt planerar och följer upp mötet.

Du bokar och administrerar i första hand bokningar i Vasaparken men agerar även bokningsstöd för övriga anläggningar.

Dina ansvarsområden och arbetsuppgifter innefattar bland annat:
- Bemanna konferensreceptionen
- Värdskap i samband med konferenser och möten
- Service och servering till möten, konferenser och evenemang
- Förberedelse av fika samt uppvärmning och uppläggning av mat
- Disk och återställning av konferensköket
- Ta emot bokningar och erbjuda service till husets besökare och personalen som arbetar i huset
- Iordningsställande och möblering av lokaler
- Teknisk uppstartshjälp i konferenslokaler
- Boka och följa upp konferenser och möten

KVALIFIKATIONER

För uppdraget krävs att du har:
- Avslutad gymnasieutbildning
- Minst 1 års erfarenhet av att ha arbetat i reception, restaurang och/eller konferensverksamhet
- Goda kunskaper i svenska och engelska, i både i tal och skrift.
- Goda kunskaper i Officepaketet.

Det är meriterande om du tidigare arbetat med mötesbokning och har erfarenhet av konferensbokning, bokningssystem och administrativa uppgifter kopplat till konferenser och möten. Det är också meriterande om du genom tidigare erfarenheter har en förståelse kring olika typer av konferenser inom forskning och akademi. Det är även väldigt meriterande om du arbetat inom något serviceyrke tidigare och/eller om du genomfört en utbildning med inriktning hotell, konferens eller restaurang.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Som person är du prestigelös och trygg i dig själv och i din arbetsroll. Du kan arbeta självständigt, är flexibel i ditt arbetssätt och kan prioritera dina arbetsuppgifter efter verksamhetens behov. Du har god initiativ- och samarbetsförmåga och är genuint serviceinriktad i ditt arbetssätt. Du har en förmåga att få varje besökare att känna sig välkommen och uppskattad.

ANSTÄLLNING

Anställningen avser ett vikariat under ett år med en omfattning om 100 % (heltid). Placering för anställningen är för närvarande sektionen för Mötesservice vid Serviceenheten. Arbetstiden är måndag till fredag. Tillträde för anställningen är 15 januari eller enligt överenskommelse. Vikariatets anställningsperiod kan komma att förlängas.

KONTAKTUPPGIFTER FÖR ANSTÄLLNINGEN

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Evelina Wahlsten. Telefon: 031-786 2995. evelina.wahlsten@gu.se

FACKLIGA ORGANISATIONER

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

ANSÖKAN

Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska innehålla:
- CV
- Personligt brev med motivering till varför du söker tjänsten
- Examensintyg
- Andra relevanta dokument för tjänsten

Ansökan ska vara inkommen senast: 2024-12-12

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.