Konferensvärd på Sturegatan 15

Konferensvärd på Sturegatan 15 är ansvarig för planering, drift, koncept och rutiner gällande all verksamhet i konferens och reception på Sturegatan 15. Det är Konferensvärdens uppgift att produkten håller den standard som ingår i företagets riktlinjer och att gäster och kunder är nöjda och blir bemötta enligt Stockholm Meeting Selections måtto: Bäst för gäst. Konferensvärden ska även bidra till en rak och effektiv kommunikation, lagarbete och produktivitet med en positiv serviceattityd mot gäster och kollegor.
Konferensvärden arbetar i tätt samarbete med Restaurang Hantverket och rapporterar till driftchef samt ställföreträdaren i dennes frånvaro.
Konferensvärden ansvarar för receptionstjänsten för Sturegatan 15´s fastighet och ska hålla uppsikt, besvara frågor och ta emot besökare till fastigheten.
ANSVARSOMRÅDE:
· Säkerställa kvaliteten i all receptionsarbete och all gästkontakt enligt Stockholm Meeting Selection mottot Bäst för Gäst.
· Ansvara för att hålla högsta service- och kompetensnivå och därmed se till att gästerna alltid blir korrekt bemötta samt att säkerställa att en korrekt uppföljning görs på plats med arrangörer och deltagare.
· Ansvara för ökad merförsäljning samt medverka till ökad lönsamhet och att avdelningen når sina uppsatta prognoser/mål.
· Ansvara för att vara uppdaterad och kunnig i verksamhetens larm, brand- och säkerhetsrutiner.
· Ta emot bokningsförfrågningar samt skicka offerter och bekräftelser enligt uppsatta rutiner.
· Ansvara för all planering och förberedelse av grupper, konferenser och events såsom detaljplanering, möblering mm.
· Ansvara för att följa kunden genom hela genomförandet och uppföljning av konferensen/eventet.
· Ansvara för att kunden får en korrekt faktura senast 5 arbetsdagar efter arrangemangets genomförande.
· Ansvara för all administration och rapportering inom allt som berör receptions och konferensarbete.
· Konferensansvarig hanterar alla interna kontakter med Hantverkets kök & restaurang, ST15 fastighet, ekonomiavdelningen och övriga avdelningar på SMS huvudkontor.
· Genomför visningar av Sturegatan 15 konferens vid behov.
· Ansvara för att informera alla berörda för leverans till kund och säkerställer att de har korrekt och relevant information gällande arrangemanget före genomförandet.
· Att ta del av all muntlig och skriftlig information och aktivt delta i veckomöte och utbildning som fodras för arbetet.
ARBETSUPPGIFTER:
· Ta emot bokningsförfrågningar och bokningar för konferens och restaurang.
· Välkomna gäster och kursledare och vara väl insatt i bokningen.
· Stämma av dagen med kursledare så som måltider, aktiviteter, teknik mm.
· Genomförande av konferenser och övriga bokningar på Sturegatan 15, så som måltider och andra aktiviteter.
Planering och iordningställande av konferenslokaler enligt checklista
Fakturering för alla konferensbokningar och även vissa restaurangbokningar

· Uppföljning av receptionsrutiner enligt checklista.
Avstämning och samarbete med Restaurang Hantverket.

· Avstämningar för provisioner gällande konferens.
· Vid behov svara på restaurangens förfrågningar och skriva offerter i samråd med driftschef och hovmästare.
· Etablera policys och uppdatera rutiner, mallar och checklistor för alla förekommande arbetsuppgifter vid behov.
· Medverka vid gästevenemang när behov finns.