Kontors- och informationsassistent

Moderata Samlingspartiet, Riksorganisationen har idag ca 120 anställda. Riksorganisationen är en serviceorganisation till förtroendevalda, förbund och föreningar samt till väljare. Partiets uppgift är att målmedvetet bilda opinion för och utveckla moderata idéer i linje med den samhällssyn som partiet företräder. Tjänstemannaorganisationen är indelad i tre verksamhetsområden, kommunikation, politik och organisation, därtill tillkommer de administrativa funktionerna som ekonomi, IT och HR.

Följ oss på Instagram här 



Älskar du att ge service och att arbeta både med administrativa uppgifter och mer hands-on? Då kan det vara dig vi söker som vår kontors- och informationsassistent till vårt partikansli på Blasieholmen.

Arbetsuppgifter
Det här är en spännande tjänst om man gillar varierade arbetsuppgifter och att den ena dagen inte är den andra lik. Rollen är bred och innefattar allt ifrån att ta emot besökare till att ansvara för kallelser och utskick av möteslänkar. Det är viktigt att du är tekniskt intresserad och förstår hur digitalisering kan förenkla och förbättra kommunikations- och informationsflöden. Du trivs som bäst när du får hjälpa till att assistera med allt från högt till lågt och du motiveras av att följa upp och säkerställa att önskemål och behov blir tillgodosedda.

Tjänsten är på heltid och består av två delar där du till 50% ska vara kontorsansvarig, och den andra delen på resterande 50% innebär att assistera framför allt de bägge partisekreterarna med olika informations- och kommunikationskanaler. Nedan är exempel på arbetsuppgifter:

.Ansvara för ordningen på kontoret och övriga gemensamma utrymmen.
.Inför vissa konferenser och möten beställa mat/dryck samt iordningsställa lokalen.
.Ta hand om besökare enligt beskriven rutin.
.Besvara och hänvisa inkommande samtal.
.Informera kontorets personal om frågor som rör kontoret, t.ex. felsökning.
.Posthantering och hantering av leveranser och bud.
.Koordinera massagetider med vår naprapat.
.Primär kontaktperson för avtal som rör kontorstjänster (bud, växter, kontorsmaterial).
.Boka av och på olika kontorstjänster inför långhelger.
.Inhämta offerter, bevaka prisändringar och kontrollera fakturor från leverantörer.
.Medverka i utskickshantering t.ex. medlemsbrev.
.Publicera bilder på Instagram ”Sveriges roligaste jobb” och uppdatera vårt LinkedIn-konto, samt skapa material i Canva.
.Stötta de biträdande partisekreterarna med administrativa uppgifter.
.Komma med idéer och tankar kring hur vi kan förbättra vår kontorsmiljö.

Kvalifikationer
Du har minst gymnasiekompetens och har du dessutom en eftergymnasial utbildning inom service och/eller kommunikation är det
meriterande. Vi vill att du har 2 - 5 års yrkeserfarenhet och det är en fördel
om du har projektledarerfarenhet men det är inget krav. Du måste behärska
Office360 och programmen Word, PPT, Excel, Teams och SharePoint mycket väl. Har
du erfarenhet av växeltelefonisystem är det en fördel. Vi vill att du har
kunskaper i Zoom och Google meeting/formulär. Du är intresserad av hur appar,
plattformar och digitala kanaler kan användas för att optimera arbetssätt och informationsstruktur. Vidare pratar du svenska obehindrat och är du en fena på att uttrycka
dig, såväl i tal som skrift. Vi tror att du är samhällsintresserad och delar Moderaternas värderingar.

Personliga egenskaper
Som person är du social och orädd inför att ta kontakt med människor. Vidare har du ett lösningsfokuserat förhållningssätt. Du tvekar inte att kavla upp ärmarna och ser möjligheter med en ”can-do” attityd. För att lyckas i rollen krävs att du är noggrann och har förmåga att arbeta strukturerat samt självständigt löser vardagliga problem och håller deadlines. Vi kommer att lägga stor vikt vid de personliga egenskaperna. 

Vi erbjuder
Du får möjlighet att arbeta med olika delar av vårt partikansli, utöver HR även med kampanj, event och utbildning.
Tjänsten är på heltid och arbetsuppgifterna styr arbetstiden. Vi arbetar på plats eftersom vi ser att samarbete och arbetsglädje bäst uppnås när vi alla är på kontoret och det är extra viktigt i den här rollen att finnas tillgänglig. På Moderaterna står du inte ensam utan backas upp av kompetenta och professionella kollegor. Vi är ett team som tillsammans når framgångar och firar när vi lyckas nå våra mål. För oss är det viktigt att våra medarbetare trivs och tycker att det är kul att gå till jobbet. Därför har vi ett generöst friskvårdsbidrag och ger extra semesterdagar, samt anordnar regelbundet olika typer av aktiviteter och AW:n.

Rollen rapporterar till HR-chefen och du kommer även att ha ett tätt samarbete med våra övriga chefer och medarbetare, framförallt våra två biträdande partisekreterare och IT. Vi tillämpar sex månaders provanställning och vi önskar tillsätta tjänsten i juni. Frågor besvaras av HR-chef Nina Holst 073- 682 80 29, nina.holst@moderaterna.se. Vänta inte med att registrera din CV då vi gör urval löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din intresseanmälan!
 

Kontaktinformation
Nina Holst, HR-chef, 073-6828029, nina.holst@moderaterna.se

Fredrik Lundström, Facklig företrädare Unionen, 0706604657

Arbetsplats
Blasieholmsgatan 4A

111 48 Stockholm