Kontors- och utbildningsadministratör

Stiftelsen Allmänna Barnhuset är en statlig stiftelse som grundades år 1633 och arbetar för att stärka barn i socialt utsatta livssituationer. Stiftelsen Allmänna Barnhusets verksamhet vänder sig till praktiker, forskare och politiker.
Regeringen utser ordförande och styrelseledamöter för Stiftelsen Allmänna Barnhuset. Kontoret är beläget på Döbelnsgatan i Stockholm där drygt 20 medarbetare arbetar tillsammans med generalsekreteraren. Stiftelsen Allmänna Barnhuset har två helägda dotterbolag. Läs mer om vår verksamhet på www.allmannabarnhuset.se.
Via vårt dotterbolag Allmänna Barnhuset i Stockholm AB bedrivs bokförsäljning, utbildningar och konferenser.
Arbetsbeskrivning
Vi söker dig som kommer inneha rollen som kontors och utbildningsadministratör på Stiftelsen Allmänna Barnhuset.
I din roll som kontorsadministratör kommer du behöva vara väl insatt i stiftelsens arbete och arbetsprocesser. Du kommer vara ansvarig för kontorets post- och mailhantering samt stiftelsens telefonväxel.
I rollen som utbildningsadministratör ingår nära samarbete med sakkunniga på stiftelsen. Att vara ett stöd till dem rörande kursadministration samt medverka i planering och genomförande av utbildningar och konferenser. I rollen ingår distribution och fakturering av Stiftelsen Allmänna Barnhuset publikationer och böcker.
I rollen som ledningsstöd ingår att vara ett kvalificerat administrativt stöd till generalsekreteraren vid Stiftelsens Allmänna Barnhusets men också till övriga chefer.
Arbetsuppgifter:
Ledningsstöd
· Förberedelser inför möten med dokument och presentationsmaterial
· Mail- och kalenderhantering
· Resebokningar och koordinering kring detta
· Protokollföring
Utbildningsadministratör
· Utbildningsplanering
· Marknadsföra utbildningar och konferenser
· Utbildningsadministration
· Utveckla och stödja digitala utbildningar
Kontorsadministratör
· Hantering och koordinering av kalendrar
· Hantering av post och e-post
· Ansvarig för kontorets telefonväxel
· Administrera interna system
· Ansvara för publikationer och böcker
· Kontorsmaterialbeställningar
· Ansvara för administrativ hantering av remisser
· Ansvara för administrativ hantering av en fond
Utöver detta kommer du inneha arbetsuppgifter i projektform.


Kvalifikationer
Vi söker dig med:
· Relevant högskoleutbildning
· Lämplig bakgrund för uppdraget
· Erfarenhet av arbete inom utbildningsadministration
· God förmåga att kommunicera i tal och skrift
· Väl förtrogen med att arbeta i olika verksamhetssystem samt i Officepaketets olika program.


Meriterande är:
· Erfarenhet och/eller utbildning kring marknadsföring och försäljning av utbildning eller likande tjänster
· Arbete med digitala utbildningar, gärna i programmen Teams och Teams utbildningsplattform Skillboost samt Zoom Webbinar
· Behärska engelska i tal och skrift
Egenskaper
Denna tjänst kräver att du är serviceinriktad och tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse, vilja och förmåga att få verksamheten att fungera smidigt. Du är lugn och trygg i dig själv och kan hantera stressade situationer på ett bra sätt.
Vidare har du förmågan att kunna planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt så att viktiga arbetsuppgifter upprätthålls. Du är också flexibel och har därmed lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och se lösningar i uppkomna situationer.
Din samarbetsförmåga är mycket god och du har därför lätt för att bygga relationer. Du kan ta ansvar för din uppgift där du självständigt driver dina processer vidare.
Praktiska upplysningar
Anställningen är en tillsvidareanställning. Omfattningen på tjänsten är heltid, inleds med 6 månaders provanställning.
Du kommer ingå som medarbetare i Stiftelsen Allmänna Barnhusets administrativa arbetsgrupp.
Vi tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Tillsättning snarast eller efter överenskommelse. Vi strävar efter mångfald samt en jämn köns– och åldersfördelning och värnar om en rekrytering som är fri från diskriminering.
För mer information är du välkommen att kontakta Anders Karlbom på telefon: 0733-76 45 02, eller E-post: anders.karlbom@allmannabarnhuset.se
För facklig information är du välkommen att kontakta lokalt Saco-S ombud Åsa Lundström Mattsson på tel. 073-533 25 53.
Ansökan
Din ansökan med CV och ett personligt brev vill vi ha snarast eller senast den 16 januari 2022 till anders.karlbom@allmannabarnhuset.se. Märk din ansökan ”Utbildningsadministratör -22”. Urval och intervjuer med lämpliga kandidater kan komma att påbörjas redan under ansökningsperioden.