Kontorsansvarig administratör

Itasca är ett konsultbolag i vår bästa ålder, ungt och spänstigt men samtidigt med samlad erfarenhet och en stor mängd kunskap i Sverige och världen över. Vi är ett personalägt och flexibelt företag, där du som anställd ges stora möjligheter att växa och bidra till vår utveckling!
Till vårt kontor i Luleå söker vi en kontorsansvarig administratör. Du kommer att ha ett helhetsansvar för administrativa och ekonomiska rutiner och även jobba med marknadsföring och koordinering i en central roll för vårt företag och båda våra kontor (i Luleå och Stockholm) och som stöd till alla anställda.
Arbetsbeskrivning och kvalifikationer
Övergripande kontorsansvar innefattande:
Ansvar för administrativa rutiner, avtal, upprätthållande av policys och stöd till VD.
Bistånd vid rekrytering och "on-boarding" av nyanställda.
Bistå vid gemensamma möten och träffar inom företaget.
Bistå med projektadministration gällande ekonomisk uppföljning, tidplaner och kvalitetsdokumentation.

Ekonomisk administration omfattande:
Bokföring, löneadministration, betalning av leverantörsfakturor etc. Detta görs i samarbete med vår redovisningskonsult, exakt utformning och fördelning av arbetsuppgifter fastställs i samråd.
Ansvar för sammanställning och leverans av ekonomisk rapportering till koncernen (moderbolaget).
Ansvar för kundfakturering omfattande framtagande av fakturaunderlag, utskick av fakturor, uppföljning av kundfordringar, etc.
Månatlig ekonomisk rapportering till all personal.

Marknadsföring och försäljning innefattande:
Ansvar för publicering och uppdatering av innehåll på vår webb-sida (www.itasca.se) och på LinkedIn.
Framtagande av månadsvis nyhetsbrev tillsammans med övrig personal samt publicering och utskick av nyhetsbrev.
Framtagande av marknadsföringsmaterial (faktablad, nyhetsartiklar, webb-innehåll, etc.) tillsammans med övrig personal.
Försäljning av Itasca:s mjukvaror för beräkningar – ansvarig för marknadsföring, säljadministration och uppföljning samt kontakter med vår leverantör/Itasca:s kontor i Frankrike.
Hjälp med konferenser, samordning av deltagande, bokningar, utställning, marknadsföring, framtagande av material, etc.
Kontroll och uppföljning av anbudsförfrågningar inom relevanta områden, samordning av anbudsarbete, projektansökningar, etc.

Vi söker dig som har flera års dokumenterad erfarenhet av administrativt och ekonomiskt arbete (bokföring), gärna på ett mindre företag. Du är organiserad och strukturerad och du har relevant gymnasial eller eftergymnasial utbildning (t.ex. ekonomi eller liknande program/linje) för aktuella arbetsuppgifter. Du har mycket goda kunskaper och färdigheter i Word och Excel samt erfarenhet av användande av programvara för bokföring, redovisning och lönehantering. Du har gärna erfarenhet från privat konsultföretag med liknande arbetsuppgifter.
Du skall ha erfarenhet och intresse av marknadsföring och gärna webbpublicering samt ett genuint intresse av att jobba och samverka med människor. Du skall vara utåtriktad och en god kommunikatör. Du behärskar svenska och engelska flytande i tal och skrift.
Tjänsten kan utformas som en heltidstjänst eller deltidstjänst (50% och uppåt) utifrån sökandes önskemål och i överenskommelse. Stationering är i Luleå på vårt kontor i Luleå Science Park, men du kommer att samverka med vår personal på båda våra kontor (Luleå och Stockholm) samt med personal som distansarbetar. Vi arbetar flexibelt och med möjlighet till eget arbete på distans under del av tid, efter behov och överenskommelse. Tillträdesdatum är under hösten, men kan diskuteras utifrån sökandes önskemål.
Om Itasca
Itasca Consultants AB är det svenska dotterbolaget i Itasca-koncernen och tillhanda­håller expertis, kunskap, utbildning och lösningar inom berg- och jordmekanik för gruv-, anläggnings-, kärnbränsleförvarings- och energibranschen. Vi har kontor i Luleå och Stockholm med högt kvalificerad, erfaren och motiverad personal. Vårt moderbolag är Itasca International Inc., med säte i Minneapolis. I koncernen ingår kontor i Australien, Kanada, Chile, Kina, Frankrike, Peru, Tyskland, Sverige samt två kontor i USA. Itasca har under 40 års tid utvecklats till ett bolag som erbjuder integrerade bergmekaniska och hydrogeologiska konsulttjänster till hundratals kunder världen över.
De som jobbar hos oss idag har valt Itasca för vårt goda rykte i branschen, vår specialistkompetens inom berg, att få arbeta med numeriska analyser och möjligheten till nära kontakt med forskning. De projekt vi jobbar med är både nationella och internationella. Vi är ett litet företag som erbjuder dig och oss chansen att vara med och utveckla företaget som anställd och även som delägare, i och med att hela företaget är personalägt. Vi har tydliga mål och strategier, mentorsprogram för alla nyanställda (både intern mentor i Sverige och extern vid annat Itasca-kontor i världen), vi jobbar team-baserat och vi har roligt på jobbet!
Vi strävar efter en jämn könsfördelning och diversifiering vad gäller ålder och geografiskt ursprung/nationalitet på våra konsulter. Vi är övertygade om organisatorisk mångfald positivt bidrar till vår förmåga att leverera hög-kvalitativa, hållbara och ansvarsfulla lösningar till våra kunder. Itasca strävar efter att leverera funktionella, praktiska och långsiktigt hållbara lösningar, ur ett miljömässigt och samhällsmässigt perspektiv. Ett gott arbetssätt tillgodoser både tekniska aspekter samt kundens och alla intressenters miljökrav med avseende på långsiktigt hållbar samhällsutveckling. Detta innebär hänsyn till omgivande miljö under både utförande och drift av en föreslagen lösning men också inverkan på det lokala samhället, arbetsmiljö och social samverkan.
Vi erbjuder marknadsmässiga löner och ersättningar, ett bra förmånspaket och även möjligheten till delägarskap – vi berättar gärna mer om våra förmåner vid ansökan!
Hur söker du?
Skicka din ansökan med ett personligt brev och CV till vår VD, Jonny Sjöberg:
E-post: jonny@itasca.se
Vi svarar gärna på frågor om tjänsten och vårt företag, ring oss på telefon: 076-768 22 55.
Vi tar emot ansökningar fram till 26 juni. Vi utvärderar ansökningar kontinuerligt under ansökningsperioden och tjänsten kan komma att tillsättas före sista datum för ansökan.
Vi hoppas du vill komma till oss på Itasca! Välkommen med din ansökan!