Kontorsansvarig chefsassistent till Sweco Architects

Presentation

Är du en driven och prestigelös person med exceptionell servicekänsla? Gillar du ordning och reda och är noga med detaljer utan att tappa helhetsbilden?

Sweco Architects söker en kvalificerad chefsassistent med kontorsansvar. Det här är jobbet för dig som trivs i en bred varierande roll och med att vara spindeln i nätet. Här får du chansen att arbeta i en framtidsinriktad och dynamisk miljö i ett bolag med stor framgång.

Placeringsort är Stockholm, Marieberg. Detta är en rekrytering direkt till Sweco Architects.

Urval och intervjuer sker löpande. Varmt välkommen med din ansökan.


Arbetsuppgifter

Som kontorsansvarig chefsassistent kommer du ha två huvudsakliga ansvarsområden. Du fungerar dels som administrativt chefsstöd för regioncheferna och dels som ansvarig för Sweco Architects kontor i Marieberg. Administrativt stöd innebär hantering av chefernas mailbox, behjälplig med mötes- och lokalbokningar, förbereda presentationer av olika slag, förberedelse av dagordning till ledningsgruppsmöten, föra protokoll på möten, följa upp status i administrativa system exempelvis tidrapporter, kunduppföljning med mera.

Vidare ansvarar du för kontorets drift och funktion. Du bevakar om den fysiska arbetsmiljön, deltar i arbetsmiljömöten och fungerar som kontakt och kravställare mot FM-leverantörer. Utöver detta samordnar och driver du kontorsutvecklingsprocesser på uppdrag av regioncheferna samt fungerar representant för Sweco Architect i kontorsledningsgruppen för Marieberg.

Utbildning/erfarenhet

Vi vill att du har minst fem års arbetslivserfarenhet av en kvalificerad administrativ roll som exempelvis chefsassistent, sekreterare eller motsvarande, gärna på ledningsnivå. Vi ser helst att du i dina tidigare roller även hanterat allmänna kontorsfrågor så som kravställning och koordinering inom Facility Management, fysisk arbetsmiljö och kontorsrelaterat samordningsarbete. Du ska ha goda kunskaper i Office-paketet och behärska svenska och engelska obehindrat i tal och skrift.

Som person är du en problemlösare som kan hantera det mesta. Du håller huvudet kallt även i de mest stressade situationer och har ett sinne för ordning och reda. Du har en utmärkt blick för vad som krävs i varje situation med stor servicekänsla, diplomati och hög integritet samt har en förmåga att ta egna initiativ när det behövs. Vidare är du prestigelös, nyfiken och strukturerad.

Företagsbeskrivning

Sweco planerar och utformar framtidens samhällen och städer. Resultatet av vårt arbete blir hållbara byggnader, effektiv infrastruktur och tillgång till el och rent vatten. Med 14 500 medarbetare i Europa kan vi erbjuda våra kunder rätt kompetens för varje sammanhang. Vi genomför uppdrag i 70 länder varje år. Sweco är Europas ledande konsultföretag inom teknik och arkitektur med en omsättning på cirka 16 miljarder SEK (proforma 2015). Företaget är noterat på Nasdaq Stockholm.

Vår kunds hemsida

www.sweco.se

Sluttext

Varmt välkommen med din ansökan. Urval sker löpande, ansök därför redan idag genom att klicka på ansök på poolia.se.