Kontorsansvarig till idéburen medlemsorganisation

Övergripande ansvarig för kontorslokalens dagliga drift och skötsel, organisationens generella service samt fastighetsdrift.

Om rollen
Constatera hjälper en idéburen medlemsorganisation i denna rekrytering. Vi kommer att berätta vilken organisation det handlar om vid muntlig kontakt.
Organisationen står inför en fortsatt utvecklingsresa och söker en ansvarstagande, driftig och serviceinriktad person till den nya rollen som Kontorsansvarig.
I rollen som Kontorsansvarig kommer du bland annat att ha följande ansvarsområden/arbetsuppgifter:
· övergripande ansvar för kontorslokalens dagliga drift, skötsel och allmänna ordning
· fastighetsdriften för verksamhetens övriga lokaler
· diverse kontors/administrativa arbetsuppgifter för att underlätta och supportera kollegor
· beställning av varor
· koordinering av tjänster kopplat till underhåll och fastighetsdrift
· posthantering, pakethantering
· telefonväxel
· telefoni-abonnemang
· kontaktperson gentemot leverantörer kring telefoni, printers, mötesrums-teknik
· säkerställande av att fastställda rutiner och regler kring lokalerna upprätthålls, utvecklas och förbättras
· kontaktperson gentemot fastighetsskötare och städbolag
· hantering av organisationens bilar, inklusive säkerställande av relevant skötsel och service
Arbetsuppgifterna kan variera och ändras utifrån behov i verksamheten. Arbetstider är mellan kl 8-17, måndag till fredag, men kan variera i dialog med ansvarig chef.
Rollen som Kontorsansvarig ingår i Ekonomi- och Administrations-avdelningen och rapporterar till Ekonomichefen/CFO. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Organisationen tillämpar 6 månaders provanställning. Tjänsten är placerad i södra Stockholm. Tillträde snarast, enligt överenskommelse, troligen i augusti 2023.

Din profil
Vi söker dig med:


· Arbetserfarenhet av att ge service och stötta andra, gärna i en kundtjänst, växel eller reception
· Erfarenhet av att arbeta med telefoni, kundtjänst, mailhantering
· Goda kunskaper i Office-paketet
· Arbetserfarenhet i växelystem
· Flytande kunskaper i svenska i både tal och skrift, kunskaper i engelska är meriterande
· Erfarenhet eller insyn i organisations-/föreningsvärlden är meriterande

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi söker dig som brinner för att ge service, stötta andra, vara spindeln i nätet, skapa ordning och reda och att upprätthålla en trivsam och välfungerande arbetsmiljö. Du är noggrann, ansvarstagande, självgående, initiativrik och problemlösande. Du beskrivs av andra som flexibel, prestigelös, trygg och stabil. Du trivs med att samarbeta och att stötta dina kollegor. Du har organisatorisk förmåga och van att koordinera och administrera och har lätt för att växla och prioritera mellan olika arbetsuppgifter utifrån olika behov. Du är en god kommunikatör och uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift.
Du har troligen erfarenhet som receptionist, kontorsassistent, administratör, kontorsansvarig, kundtjänstmedarbetare/ansvarig eller motsvarande.

Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med högpresterande människor som alla drivs av att göra organisationen större och bättre. Vi är en utvecklingsorienterad organisation som tar ett stort ansvar för våra medlemmar.

Frågor och ansökan
I den här rekryteringen har organisationen valt att samarbeta med Constatera Search & Interim. För frågor kontakta rekryteringskonsult Lotta Belfrage Palmqvist, lotta.belfrage-palmqvist@constatera.se, 0722-522 373. Ansök snarast med CV och brev via www.constatera.se. Ansök via länken i annonsen. Det är aktuellt att söka rollen så länge annonsen är publicerad. Urval och intervjuer sker löpande under sommaren.


Svara följande frågor i ditt brev: 1. Varför är du intresserad av tjänsten? 2. Hur passar du in mot kravprofilen i annonsen?





Välkommen med din ansökan!