Kontorsansvariga

Rörelse skapar utveckling Vectura är marknadsledande teknikkonsulter inom transportinfrastruktur och rörelseplanering.Vectura löser komplexa transportutmaningar och står för ett unikt kunnande i samspelet mellan transportslagen.Vi hjälper våra kunder att utveckla hållbara transportsystem och erbjuder tjänster inom utredning och analys, projektering, bygg- och projektledning samt drift och underhåll.Vi är 1100 konsulter och finns på 40 orter i Sverige samt i Köpenhamn. Tjänsterna innebär att ansvara för den administrativa skötseln av varsin region där det ingår 6 till 7 kontor av vari­erande storlek.Kontinuerliga resor mellan kontoren behöver göras.I region Väst ingår orterna Göteborg, Karlstad, Jönköping, Halmstad, Varberg, Vänersborg, Mariestad och placeringen är på huvudorten Göteborg.I region Mitt ingår orterna Gävle, Borlänge, Sundsvall, Härnösand, Bollnäs, Östersund och placeringen ska vara i Gävle eller Borlänge.[ Totalt kommer det att finnas fem kontorsansvariga fördelade regionvis över landet.De kontorsansvariga ska delta i att utarbeta enhetliga rutiner för alla Vecturas kontor.[ Vectura har nyligen knutit avtal med en FM-partner (Facility Management) för att dessa ska utföra stora delar av den service vi behöver.Se första punkten nedan.Kontorsansvarig ansvarar för kontakten med den lokala FM-partnern och kommer också att ha en arbetsledande roll för FM-personalen.[ I tjänsten ingår också att vara informationskällan och det naturliga stödet för med­arbetarna när det gäller kontorsarbetsmiljö och administrativa rutiner.[ Du tillhör centrala Affärsstöd/Ekonomiavdelningen och rapporterar till inköpschefen.[ Inom din region ska du; * Ansvara gentemot FM-leverantören i frågor som bland annat berör städ, kontorsmaterial, kaffe/vatten/frukt, entremattor, returpapper, receptions- och eventuell övrig FM-personal * Ansvara för att övriga administrativa avtal sköts och utförs rätt * Vara en länk mellan medarbetarna och de administrativa stödenheterna * Svara för samordning av kontorens interna arbetsmiljö och miljö­frågor inkl företagshälsovård * Ansvara för lokalfrågor, t ex inredning, planering av lokaler, kontorsutrustning * Ansvara för att kommunicera ut allmän information från stödenheter/ledning till medarbetarna * Samordna lokal information på intranätet * Stötta vid kundträffar, medarbetaraktiviteter etc i planering och resursbeläggning * Delta i det centrala budget- och prognosarbetet * Delta i lokal annonsering och marknadsföring i samråd med informa­tionsavdelningen och regionens marknadsråd[ Egenskaper och krav Du ska trivas med att hålla en hög servicenivå.Det dagliga arbetet är mycket självständigt med varierande uppgifter.Naturligtvis får du anpassa dig efter de gemensamma beslut som tas i företag och ledning, men du har för övrigt stor frihet att fatta de beslut som behövs för att kontoren ska fungera.Att vara tydlig i tal och skrift är en viktig egenskap, samt även att kunna lyssna in medarbetarnas behov.[ Vi vill att du har stor erfarenhet av självständigt administrativt arbete, gärna med varierande uppgifter.Du har också lämplig högskoleutbildning och flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.Att tidigare ha haft en arbetsledande/beslutsfattande roll är nödvändigt.