Kontorsassistent

Just nu händer mycket runt Arbetsförmedlingen. Men vårt viktiga samhällsuppdrag att stödja arbetssökande och arbetsgivare är detsamma. Nu utvecklar vi nya arbetssätt, nya lösningar och nya sätt att samarbeta med partners och andra aktörer i hela landet. Du kan bidra! Välkommen att söka jobb hos oss!




Vi behöver en kontorsassistent till vårt kontor i centrala Kristinehamn!

Delar av Arbetsförmedlingens Förvaltningsavdelning är förlagd i Kristinehamn och vi är cirka 100 personer som arbetar på kontoret.

I vårt dagliga arbete är vi beroende av att vår teknik fungerar, att posten hanteras, att våra gemensamma utrymmen är iordningsställda, att vårt arkiv och våra förråd är välorganiserade och påfyllda - och mycket mer därtill som du säkert kommer upptäcka. Vi har också en utmaning i att på ett bra och kommunikativt sätt fånga in och förmedla information som berör alla oss på kontoret. Kanske har du en bra lösning för det?

Vi söker nu dig som brinner för att ge service till andra, har tekniska grundkunskaper och som vill assistera oss med att göra beställningar av olika slag, se till att våra mötesrum är i iordningsställda för nästa möte, ta emot våra besök, hjälpa oss med bokningar av lokaler, resor med mera men även hjälpa oss med enklare tekniska problem och ett visst underhåll av våra lokaler. Vi håller ett högt tempo, har en positiv syn på förändringar och förväntar oss detsamma av dig. För att möta upp våra behov behöver du vara flexibel, självgående och proaktiv i ditt arbete samt ha ett gott sinne för ordning och struktur. Du behöver också vara duktig på att ta egna initiativ och ha ett bra driv om du ska kunna underlätta för oss i vårt dagliga arbete.

I din roll kommer du ha mycket kontakt med leverantörer, våra lokalvårdare, besökare till kontoret och med andra enheter såsom IT och Lokalförsörjning, för att nämna några exempel. Du behöver ha mycket god social kompetens då du i många situationer kan bli vårt första ansikte utåt.

Rollen kan med tiden komma att förändras, arbetsuppgifterna kan utökas och du har stora möjligheter att själv påverka. Vi önskar att du är den som förstår att vi behöver din hjälp innan vi själva förstår det, när det gäller vår vardag på kontoret.

Vi kommer hålla intervjuer löpande då vi är i behov av dig redan nu. Känner du att det här är jobbet för dig, sök nu!

Rollen som kontorsassistent är bred och några exempel på arbetsuppgifter är:

- Se till att våra lokaler fungerar ändamålsmässigt
- Beställning av varor och tjänster
- Godsmottagning och posthantering
- Enklare fakturahantering
- Teknisk support gällande t ex vår mötesutrustning
- Stödja kontorets chefer i olika administrativa uppgifter
- Förbereda möten, konferenser och ta emot besökare

Kvalifikationer

- Dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
- Grundläggande datakunskaper inom MS Office
- Viss hantverkserfarenhet
- Tekniska grundkunskaper gällande IT
- Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska

Meriterande

- Erfarenhet av dokumenthantering
- Tidigare arbete som chefsassistent
- Grundläggande kunskaper i ekonomi

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för denna tjänst.

Tillsvidareanställning med provanställning 6 mån

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2020- 04-30 märkt med Af-2020/0019 5188 . Du ansöker genom att klicka på knappen "ansök" nedan. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet.

Kontakt


Malin Tidqvist Sektionschef; 010-488 76 13 
Liljana Talevska Saco, 010-487 02 15
Peter Eriksson ST; 010-486 84 41
Lena Bröderman, HR-partner 010 487 41 03



Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.