Kontorsassistent

Statens institutionsstyrelse, SiS, är en myndighet som ansvarar för individuellt anpassad tvångsvård för ungdomar och för vuxna med missbruk. Det gör vi på särskilda ungdomshem och LVM- hem över hela landet. SiS verkställer även sluten ungdomsvård och finansierar forskning för att utveckla vården och behandlingen. I klartext är det vårt uppdrag att vända liv som präglats av utanförskap, missbruk och psykosociala problem. Därför spelar SiS en avgörande roll i vårdkedjan och ger hopp i svåra situationer. Att skapa den livsviktiga förändringen och möjligheten är inget vanligt jobb. Därför blir ditt arbetsliv på SiS en resa i personlig utveckling och din vardag en tuff och spännande utmaning på alla professionella plan.


SiS är indelat i tre verksamhetsområden samt ett huvudkontor som har sin placering på Lindhagensgatan i Hornsberg i Stockholm
Huvudkontoret består av ca 150 personer fördelat på 15 enheter varav Växel och kontorsservice är en. Vi är en grupp på 5 personer med varierande uppgifter och vår enhets uppgift är att ansvara för huvudväxeln som expedierar alla våra institutioner ute i landet, samt all internservice på huvudkontoret.


ARBETSUPPGIFTER
Vår kontorsassistent går nu i pension och vi letar därför efter någon som kan efterträda henne.
Rollen som kontorsassistent är bred och passar dig som tycker om att jobba med högt och lågt – ingen dag är den andra lik!

I uppgifterna ingår att:
• Förbereda och assistera vid externa och interna möten (mat och kaffebeställningar samt ansvar för att iordningställa mötesrummen)
• Hantera beställningar av frukostar och luncher till möten och utbildningar.
• Ansvara för att kaffe finns i våra personalrum och att den uppskattade kaffemaskinen fungerar.
• Säkerställa att städning/växtskötsel fungerar och att det är ordning och reda i lokalerna.
• Kontrollera leveransfakturor.
• Hantera beställningar till kontoret, säkerställa att kontorsmaterial finns tillgängligt för huvudkontorets medarbetare.
• Boka resor, göra iordning välkomstmappar för nyanställda, ansvara för utlämning och beställning av nyckelkort, ta emot gods m.m.
• Vara kontaktperson gentemot vår hyresvärd och leverantörer gällande bl.a. felanmälningar på kontorsmaskiner och lokaler.
• Ansvara för säsongspyntning.
• Om utrymme och tid finns, hjälpa till med enklare administrativa uppgifter såsom kopiering, enklare skrivarbete samt hjälpa dina kollegor i växel/reception.


KVALIFIKATIONER
Vi tror att du är en glad och kreativ energispridare som är duktig på att kommunicera. Du är drivande med egen initiativförmåga, du har mod att ifrågasätta och hela tiden jobba för att hitta smarta(re) sätt att jobba. För att trivas i vår miljö har du en god förmåga att prioritera. Du behöver vara strukturerad och organiserad med den nästan omöjliga kombinationen att samtidigt vara flexibel och kunna hantera snabba förändringar agendan. Vi ser det som självklart att du lever upp till våra kärnvärden Respekt, Omtanke, Tydlighet.
Vi tror också att du som söker passar in på följande profil:

• Du har minst två års arbetslivserfarenhet
• Du erfarenhet från en liknande roll sedan tidigare, exempelvis som receptionist, konferensvärd-/värdinna, eventplanerare eller liknande
• Gymnasial utbildning
• Goda kunskaper i såväl svenska som engelska i både tal och skrift

Meriterande om du har erfarenhet av att planera och organisera konferenser och sammankomster
.

Är du den som beskrivs som en energifylld glädjespridare och spindeln i nätet? Trivs du som bäst när du får hjälpa dina kollegor, se till att saker och ting är i ordning och när just din insats blir värdefull?

Varmt välkommen med din ansökan!
Vi ser fram emot att träffa dig!



ÖVRIGT
SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande.

Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.