Kontorsassistent till BTS

Ryska Posten Bemanning söker för BTS räkning en kontorsassistent som vill vara en del av deras framgång. Tjänsten är på heltid med start i slutet på augusti. Ryska Posten Bemanning är ett personligt bemanningsföretag som arbetar med uthyrning och rekrytering främst inom yrkesområdena kontor och administration. Ryska Posten Bemanning riktar sig mot företag som värdesätter god service och möjligheten att arbeta med duktiga och lösningsorienterade människor. Vi levererar alltid högsta möjliga service och ställer därför stora krav på våra medarbetares flexibilitet, vilja, hjärta och engagemang.

OM TJÄNSTEN:

Ryska Posten söker en kontorsassistent till företaget BTS. BTS är ett globalt konsultföretag med fokus på att genomföra förändringar för ledande internationella företag. Genom skräddarsydda affärssimuleringar och upplevelsebaserad inlärning hjälper BTS sina kunder med att utveckla affärsmannaskap, ledarskap och försäljning. Kulturen präglas av en entreprenöriell, dynamisk och positiv anda. Det är högt i tak, mycket frihet under ansvar och härliga arbetskollegor. BTS har 36 verksamma kontor på sex kontinenter med totalt cirka 800 anställda. Huvudkontoret är beläget i ljusa och fräscha lokaler i Stockholm/Östermalm med ett 30-tal medarbetare.

Tjänsten är uppdelad i två olika delar, där kontorsansvaret utgör cirka 30% och logistiken omkring 70% - detta kan dock variera kraftigt i perioder. I och med Covid-19 har rollen utvecklats till att inkludera digitalt workshopsstöd. Arbetstiderna är vardagar klockan 08:30-17:30.

Detta är en direktrekrytering och du kommer att bli anställd av BTS. Den här rekryteringsprocessen hanteras av Ryska Posten Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss.

ARBETSUPPGIFTERNA:

För att du ska få så bra förutsättningar som möjligt får du en gedigen introduktion och upplärning i alla områden, och det finns många att fråga för att få vägledning. Dina uppgifter är mycket varierande, och inkluderar huvudsakligen:

Som kontorsansvarig:

Traditionella receptions- och kontorssysslor: svara i telefonen, ta emot kunder, se till att både kund- och konsultbemötande blir i världsklass och att BTS har ett kontor som alla trivs att gå till, med en trevlig och välfungerande arbetsmiljö i alla gemensamma ytor.

Stödja konsulterna i att göra ett bättre och mer effektivt jobb genom att hjälpa dem med exempelvis sammanställning av rapporter i Word/Excel och snygga till presentationer i PowerPoint.

Som logistikansvarig:

Planera och koordinera hela logistikprocessen från packning till leverans.

Sortera och packa utbildningsmaterial inför seminarier - både tryckt material och IT-utrustning.

Hantera budning av material över hela världen.

Vara medveten om tullregler, leveranstider, samt kunna hantera de problem som uppstår på ett smidigt och kostnadseffektivt sätt.

Kontakt och ansvar över leverantörer både i kontors- och logistikrollen.

Som digitalt workshopsstöd:

I och med Covid-19 har rollen kommit att förändras mycket då möten och workshops främst blivit digitala under den här perioden. Det innebär att de allra flesta jobbar hemifrån (vilket kräver mindre tillsyn på kontoret) och att man inte längre förbereder eller budar material i samma utsträckning (vilket minimerar logistikansvaret). Därför har rollen sedan mars inkluderat stöttning i digitala workshops, där man ser till att upplevelsen blir så bra som möjligt för deltagarna. Plattformarna som används är framför allt Zoom, MS Teams, WebEx och Adobe Connect.

VI SÖKER DIG SOM:

Har tidigare erfarenhet från liknande serviceroll, gärna med administrativa inslag.

Är van att arbeta i olika datasystem.

Goda kunskaper i Officepaketet och Outlook.

Kan uttrycka dig obehindrat på svenska och engelska i både tal och skrift.

Meriterande: Erfarenhet av Zoom, MS Teams, WebEx och/eller Adobe Connect.

Som person är du ansvarstagande, serviceinriktad, flexibel och stresstålig. Du är handelskraftig, van att arbeta självständigt och gillar snabb problemlösning. En förutsättning för att briljera i rollen är att du är noggrann och duktig på att prioritera samt organisera ditt arbete. Med en positiv can-do-inställning kommer man dock allra längst!

Varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIG INFORMATION

Sök tjänsten genom att klicka på Ansök nedan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se