Kontorsassistent till Förvaltningsavdelningen

Välkommen till Formas, ett forskningsråd för hållbar utveckling! Vi finansierar forskning och innovation och tar fram kunskapsunderlag som ska bidra till att uppfylla FN:s globala hållbarhetsmål och Sveriges miljömål. Vi har stort fokus på samverkan med akademin och olika samhällsaktörer, såväl i Sverige som internationellt.

Förvaltningsavdelningen har strategiskt och operativt ansvar för Formas administrativa funktioner som ekonomi, personal, registratur och IT. Vi ger service till alla medarbetare och chefer inom deras ansvarsområden. Vi ansvarar också för verksamhetsplanering och budgetarbete på Formas.

Vi söker nu en serviceinriktad kontorsassistent med ordning och reda som vill bidra med en god kontorsservice till myndigheten.



Om rollen
Formas lokaler ska vara en attraktiv mötesplats. Som kontorsassistent på Formas är du spindeln i nätet och ansvarar för att allt på kontoret flyter på samt ser till att medarbetare och chefer har det som behövs. Arbetet innebär bland annat att du har hand om lokalerna, hanterar passerkort, utför inventeringar, fixar fika, gör inköp samt har huvudkontakten med leverantörer av till exempel kontorsvaror, återvinning, och catering. Du ansvarar för att kontoret är representativt och gör felanmälningar vid behov.
I rollen ingår både administration och lokalhantering. 



I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:


• Hantera inköp, granska offerter kontera fakturor och ta fram ekonomiunderlag för uppföljning
• Beställa och fylla på kontorsmaterial, kaffe/té, blommor, möbler, fika/lunch/catering samt fylla och tömma diskmaskinen
• Hantera larm, passerkort och personliga skåp
• Informera om händelser/uppdatera kontorets sidor på intranätet
• Bevaka och hantera funktionsbrevlådan
• Hantera utlån och återtag av kontorsutrustning
• Möblering i mötesrum inför stora möten
• Hämta bud och packa upp leveranser


Kvalifikationer
Formas söker dig som har:


• Godkänd gymnasieexamen
• Erfarenhet av arbete inom kontorsservice, reception eller annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av inköp
• God datorvana
• God kommunikativ förmåga med goda kunskaper i svenska i tal och skrift



Dessutom är det meriterande om du har:


• Eftergymnasial utbildning som kontorsassistent eller annan utbildning inom kontorsservice som arbetsgivaren bedömer relevant
• Erfarenhet av upphandling



För att trivas i rollen behöver du vara ansvarstagande, strukturerad och ha en god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter, då plötsliga förfrågningar kan uppstå i arbetet, vilket innebär att du behöver vara flexibel med förmåga att anpassa arbete efter behov. Du är lösnings- och serviceinriktad, då du ofta kommer i kontakt med personer som behöver din hjälp och därför måste du ha en fallenhet för att se vad som behövs göras och alltid ge ett gott bemötande. Vidare är det viktigt att du tycker om att arbeta självständigt men även att du samarbetar bra och är en god lagspelare.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.



Om anställningen
Du kommer att anställas som kontorsassistent och tillhöra Förvaltningsavdelningen. Anställningen är en tillsvidareanställning, inledningsvis med 6 månaders provanställning. 

Vi erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter till alla. Vi tror på jämlikhet, inkludering, mångfald och värderar olika erfarenheter. Därför ser vi positivt på sökanden med olika bakgrunder. 

Välkommen med din ansökan
Ansökan ska vara inne senast 2022-09-22.

Betyg och övriga handlingar tar du med vid en eventuell intervju. Beslut om tillsättning publiceras på hemsidan.  

Vi avböjer all rekrytering- och annonseringshjälp.