Kontorsassistent till investeringsbolag i Stockholm City!

The Place är ett rekryteringsföretag och en Worklife Partner, en plats för våra kunder och kandidater att växa på för att stärka sin affär och karriär. Vi är verksamma inom kompetensområdena Ekonomi, Administration, HR, Logistik, IT och Kommunikation och brinner för att matcha rätt kompetens med rätt företag och att skapa ett positivt arbetsliv för såväl kunder som medarbetare.

Detta är en tillsvidaretjänst på 40 h/v med start i början av augusti.

Hur ser en dag på jobbet ut?

Som Kontorsassistent kommer du till stor del att arbeta administrativt och stötta dina kollegor och hela avdelningen med olika projekt, inköp och löpande arbetsuppgifter. Du har även det yttersta ansvaret för kontorsmiljön samt för planering av interna och externa event i nära samarbete med receptionisten, som i första hand kommer att vända sig till dig med frågor gällande sin arbetsvardag.
Det är en spännande roll med varierande arbetsuppgifter och tempoväxlingar. Du är en viktig huvudkontakt för många, både internt och externt och du trivs i en supportfunktion.

Rollen ställer krav på att du tar ansvar för att planera dina dagar och att du tar reda på information och hittar lösningar på arbetsmoment som är nya för dig. Du kommer att hantera viktiga och konfidentiella dokument och det är därför avgörande att du är noggrann och detaljorienterad som person. Vi vill att du ska kunna arbeta på plats måndag-fredag, 8–17, med viss möjlighet till flextid och trivas att närvara heltid i kontorsmiljön i central Stockholm med ca 15 anställda.

Dina huvudsakliga ansvarsområden och arbetsuppgifter

• Personaladministration (avtal, löner, semester och sjukfrånvaro) och hantering av personalärenden (trivsel m.m.)
• Dokumentation (månads- och kvartalsrapporter)
• Årsredovisning (samla in/koordinera underlag till extern redovisningspartner)
• Administration kopplat till företaget (skatteformulär, fullmakter)
• Uppdatera hemsidan med nyheter
• Fakturaadministration för filialer utanför Sverige
• Planering av Investor meeting, konferensmöten och resor
• Ytterst ansvarig för kontorsmiljön, inköp och god stämning

Dina personliga egenskaper

• Du ser värdet av din roll och att dina insatser bidrar till att göra helheten på kontoret och i företaget ännu bättre
• Du agerar professionellt men är öppen och positiv som person och bidrar till en god och lättsam stämning på kontoret
• Du tar ansvar och prioriterar arbetet på ett lämpligt sätt, du jobbar gärna proaktivt för att ligga steget före vilket underlättar dagarna för dig och dina kollegor
• Du är effektiv och har en stark arbetslojalitet, är detaljorienterad och älskar att göra det lilla extra

Vi tror att du är lösningsorienterad med en stark vilja att nå de gemensamma målen även under hektiska dagar. Vi ser att du är hjälpsam, lyhörd och prestigelös. Det är viktigt med ett proaktivt och ansvarstagande förhållningssätt och en positiv attityd för att lyckas i denna roll. För denna roll kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. Vi värderar ödmjukhet, din förmåga att bidra till lösningar, att du är ordningsam, punktlig och trygg i din roll, samtidigt som du agerar professionellt i alla sammanhang.

Stämmer det här in på dig? Välkommen med din ansökan!

Kvalifikationer

För att trivas och göra succé i rollen tror vi att du har följande bakgrund:

• Gymnasieexamen eller högre utbildning inom relevant område
• Tidigare erfarenhet av ett serviceyrke, meriterande om du arbetat i liknande roll, administrativt och med service
• Svenska och engelska flytande i tal och skrift
• Erfarenhet av Office-paketet
• Systemvana och har lätt för att sätta dig in i nya system

Tjänstens omfattning

Tjänsten är på heltid på 40h/v med kontorstider 8–17 på vardagar och du kommer att utgå från företagets reception i centrala Stockholm
Start i början av augusti 2023 (eller enligt överenskommelse)
Detta är en direktrekrytering till kunden där vi på The Place sköter rekryteringsprocessen.

The Place är Sveriges enda Worklife Partner

För dig som söker ett nytt jobb är The Place din trygga punkt. I just denna rekrytering sköter våra kompetenta rekryteringskonsulter processen, från intervju till anställningserbjudande. Sedan blir du anställd av kundföretaget.

Vi är stolta över våra fina samarbeten med en stor mängd intressanta och spännande företag – och det innebär ju många karriärmöjligheter för dig!
The Place är en rekryterings- och kompetenspartner som funnits över 30 år. Vi tar avstånd från den traditionella bemanningsbranschen där kortsiktiga lösningar och människor reducerade till siffror blivit norm. I oss får du en Worklife Partner, vare sig du är kandidat, medarbetare eller kund.

 

Sökord: kontorsassistent, office management, administratör