Kontorskoordinator till Skill

Gillar du administration, teknik, att skapa ordning och reda samt att koordinera olika projekt och arbetsuppgifter? Skill fortsätter att växa och nu utökar vi vårt Linköpingskontor med en ny roll. Letar du efter ett fartfyllt jobb på en arbetsplats med härlig stämning och en sund värdegrund där människan och medarbetaren står i fokus? Läs mer nedan och ansök senast 1 maj.

Om företaget
På Skill kommer du in i ett växande, framåtlutat företag med en kultur och stämning som det lilla bolaget. Verksamheten genomsyras av positiv energi, stort engagemang och en vilja att driva arbetet framåt tillsammans. Skill är ett rekryterings- och bemanningsföretag som också erbjuder skräddarsydda utbildningar för löpande kompetensutveckling. Vi har en växande nationell närvaro med kontor i Linköping, Norrköping, Motala, Jönköping, Stockholm, Göteborg och Karlskrona och är idag drygt 100 medarbetare. Vi har också omkring 1500 anställda konsulter som arbetar ute hos våra kunder och varje år gör vi flera hundra rekryteringar direkt till kund.

Vi är ett företag som är måna om våra medarbetare och att arbete och fritid ska gå ihop. Vi erbjuder därför flexibel arbetstid och möjlighet att arbeta delar av veckan hemifrån. För oss är det viktigt att vara en ansvarsfull arbetsgivare och att våra medarbetare ska känna att de gör skillnad, därför har vi möjlighet att på arbetstid lägga en dag per halvår på valfri ideell verksamhet. Vi erbjuder också våra medarbetare löpande utvecklingstid för att arbeta med strategiska frågor eller förkovra sig inom ett område som bidrar till den personliga utvecklingen. Självklart har vi också friskvårdsbidrag för våra medarbetare och genomför gemensamma aktiviteter för att främja teamandan.


Dina arbetsuppgifter
Arbetsgruppen ”Affärsstöd” består av sex medarbetare samt närmaste chef. Denna arbetsgrupp stöttar vår verksamhet inom frågor såsom kvalité, miljö, lön, ekonomi samt IT. Även om arbetsuppgifterna och personligheterna inom gruppen skiljer sig åt så är stämningen i god och det är ett gäng som har nära skratt. Här arbetar man utifrån principen ”frihet under ansvar”, samtidigt som det är viktigt att ha känsla för när det är läge att bolla en fråga med en kollega eller närmaste chef.
I samband med företagets tillväxt har vi sett ett behov av att renodla några av våra interna roller. Därför skapas nu en ny roll, en kontorskoordinator. Denna nya medarbetare ska hjälpa oss att koordinera arbetsuppgifter som rör våra olika kontor. Arbetsuppgifterna kommer vara av operativ karaktär och syftar till att underlätta arbetet för våra interna medarbetare och chefer, en affärsstödjande roll! Beroende på vem vi rekryterar och dennes tidigare erfarenheter så finns det chans att till viss del forma rollen utifrån person.

Följande arbetsuppgifter är exempel på ansvarsområden som troligtvis kan komma att ingå i tjänsten:
• Säkerställa att koncernen har en arbetsplatstjänst som fungerar och är anpassad för vår verksamhet. Att framföra och driva våra önskemål gentemot leverantör avseende detta (Exempelvis: växellösningssystem, arbetsplatsutrustning, bokningsbara skärmar till mötesrum, etc)
• Koordinera lokalfrågor för våra respektive kontor, där du är länken mellan verksamheten och externa parter i frågor rörande städning, larm och andra fastighetsrelaterade frågor.
• Säkerställa att våra kontor har fungerande möteslokaler och konferensutrustning. Du kommer alltså vara kontaktpersonen och länken mellan Skill och våra leverantörer för att säkerställa att vi är nöjda med leverantörernas utrustning. Du samordnar och felanmäler om det uppstår problem med något konferensrum eller utrustning.
• Stödja medarbetare på våra kontor med: beställning arbetsplatsutrustning och beställning samt uppsättning av IT-konton. Du har kontakt med våra leverantörer och ordnar med beställningar och felanmälningar inom dessa områden.
• Vara tillgänglig i vår växeltelefon. Det kommer ca 20 samtal om dagen till denna telefon. Det finns även andra kollegor inom företaget som hjälper till att svara på dessa samtal.

Du blir anställd på vårt Linköpingskontor, som även är Skills huvudkontor, men du kommer arbeta mot samtliga av våra kontor. Resor i tjänsten kommer förekomma, då vi ser att man behöver besöka våra övriga kontor för att få en känsla för deras behov. Dessa resor kommer kunna planeras av medarbetaren själv. Tjänsten ur i dagsläget utformad som en heltidstjänst, men för rätt person är tjänsten skalbar och vi kan ordna med en deltidstjänst.


Din profil
För att trivas i denna roll ser vi att du som person är kommunikativ, då du kommer ha mycket kontakt med våra interna medarbetare och chefer samt vara ansvarig för kontakten med Skills leverantörer gällande lokaler, kontorsutrustning, konferensutrustning, IT-utrustning etc. I och med att detta är en ny roll och att arbetsuppgifterna tidigare har hanterats av flera olika medarbetare inom Skill, så är det viktigt att du är organiserad och strukturerad och tycker det är kul att ”jaga reda” på information och att besluta om lämplig rutin för hur denna fråga ska hanteras i framtiden. En del saker har vi färdiga lösningar på, men i många fall kommer du behöva vara den som undersöker hur en fråga ska hanteras. Du måste även ha förmågan att få ner information och rutiner på papper, för att på sikt kunna underlätta för våra medarbetare. Du kommer i ditt jobb komma i kontakt med teknisk utrustning av olika slag (bokningsbara skärmar på konferensrum, arbetsplatsutrustning , WIFI på kontoren, växellösningar, IT-konton) så vi ser det som en klar fördel att du tycker teknik är kul och inte är rädd för att ta kontakt med våra leverantörer för att undersöka hur deras produkt/system fungerar.

Mer specifikt ser vi att du:
- Har tidigare erfarenhet inom administration, koordinering eller projektledning
- Är kommunikativ och gillar att ha många kontaktytor
- Tycker om att samordna projekt och skapa struktur och rutiner

Har du tidigare arbetslivserfarenhet inom IT/teknik, exempelvis som IT-support tekniker, så är detta mycket meriterande. Men det är inte ett krav.


Ansökningsförfarande
Varmt välkommen med din ansökan senast 1 maj. Vi tar endast emot ansökningar via vår hemsida. Har du frågor om tjänsten eller vill veta mer om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Katrin Wallin katrin.wallin@skill.se, eller ansvarig chef Peter Teske Peter.Teske@skill.se