Kontorsvärd

Svenska institutet (SI) är en myndighet med uppdrag att skapa intresse och förtroende för Sverige utomlands. Vi arbetar med Sverigefrämjande, samarbete i Östersjöregionen och global utveckling. Se vidare på www.si.seVi söker en kontorsvärd till enheten för HR och service
Enheten för HR och service har det övergripande ansvaret för att SI har väl fungerande processer för bl.a. arbetsmiljö, kompetensförsörjning, lönebildning och samverkan som ger generaldirektör och chefer förutsättningar att besluta om verksamhet och resurser. Enheten svarar för att engagera och stödja chefer i ett gott ledarskap som bottnar i statens värdegrund. Enheten ansvarar även för lokalfrågor, intern service och lagerhantering.

Som kontorsvärd ska du trivas med ett omväxlande jobb där de olika delarna handlar om att ge service. Du är en del av en grupp på tre personer som arbetar med våra lokaler och olika slag av intern service till myndigheten. Ingen arbetsdag är den andra lik och det ställer krav på din förmåga att organisera och planera olika typer av arbetsuppgifter.

I dina arbetsuppgifter ingår t.ex. catering och dukning till externa möten och större sociala evenemang inom myndigheten samt ansvar för inköp till kök och kontorsförråd. Du ansvarar även för vårt lager som är placerat ett stenkast från kontoret. Lagerhanteringen handlar om plockning och packning av myndighetens utleveranser, i huvudsak till internationella mottagare. I arbetet ingår också daglig översyn av lokaler, mottagande av leveranser, hantering av försändelser, felanmälningar samt beställning, lagerhantering och inventering av förbrukningsvaror.

Vi söker dig som har:


• Gymnasieutbildning
• Dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
• Vana att arbeta administrativt i Office 365 (Word, Excel, Teams etc)
• Erfarenhet av att arbeta i digitala system med inköp och fakturahantering
• Förmåga att kommunicera obehindrat på både svenska som engelska i tal och skrift

Det är dessutom meriterande om du har:


• Truckkört

Som person är du social, serviceinriktad och flexibel. Du arbetar strukturerat och tar självständigt ansvar för att planera och utföra dina arbetsuppgifter. Du tycker om att hjälpa andra, har lätt för att samarbeta och kan relatera till andra människor på ett lyhört sätt. Du har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter och kommer också med egna förslag för att utveckla arbetet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.  

Varaktighet och tillträde
Anställningen är tillsvidare med sex månaders inledande provanställning. Det är en deltidsanställning som omfattar 30 timmar per vecka (75% av heltid). Arbetet utförs i våra lokaler som är belägna i Hammarby sjöstad, hemarbete är inte möjligt. Arbetstiden är normalt förlagd till kontorstid, måndag – fredag och du förlägger din arbetstid utifrån verksamhetens behov.

Kontaktpersoner
Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta enhetschef Eva Sundman. Fackliga ombud är Jenny Bergström Bonmot (Saco- S) och Markus Boman (ST). Samtliga nås på telefon 08-453 78 00.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2023-02-12.

Bifoga endast CV och personligt brev i din ansökan. Övrig dokumentation begärs in vid behov. Vi använder oss av urvalsfrågor som del i vår process. Var noga med att dina svar speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Varför jobba hos oss? Vi erbjuder en arbetsplats som präglas av samarbete, nytänkande och förtroende. Vi är en innovativ och lyhörd myndighet där vi vågar testa nya saker och tar vara på erfarenheter och kompetenser. Vi har ett öppet förhållningssätt och genomsyras av en inkluderande attityd samt respekt för allas kompetens, åsikter och roller. Mångfald är en förutsättning för vårt uppdrag.Därtill erbjuder vi moderna tillgängliga lokaler, flexibla arbetstider, föräldrapenningtillägg samt generösa friskvårdsförmåner och semestervillkor.