Koordinator

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Arbetsplats
Anställningen är placerad vid den Administrativa enheten på avdelningen Facility Service som tillhör Malmö universitets gemensamma verksamhetsstöd. Enheten ansvarar för schemaläggning och lokalbokning, tentamensadministration, reception och växel samt konferensverksamhet.

Innehåll och arbetsuppgifter

Under 2022 kommer en ny verksamhet att utvecklas på Malmö universitetet som syftar till att öka tillgängligheten för studenter, besökare och personal och tillhandahålla en effektiv och likvärdig hantering av inkommande ärenden. Verksamheten är en vidareutveckling av våra nuvarande växel- och receptionsfunktioner och ska utgöra en första linje i form av en tydlig kanal in till universitetet. Det ska vara både en fysisk och digital mötesplats för information, service och självservice.

Rollen som koordinator är nyinrättad (och benämning kan komma att ändras) och du kommer i inledningsskedet att vara en nyckelaktör i det uppbyggnadsskede som projektet nu befinner sig i. Du kommer bland annat att leda en projektgrupp som ansvarar för att utveckla de olika leveranserna i projektet. Dina arbetsuppgifter innebär också att se över, koordinera och utarbeta processer i organisationen samt samordna utbildning i de förändrade arbetssätt och processer som detta nya uppdrag kommer att innebära. Du kommer att i samarbete med andra avdelningar inom universitetet utveckla den digitala mötesplatsen, däribland implementeringen av ett nytt chattsystem. En viktig arbetsuppgift blir också att utveckla stödet i ärendehanteringssystemet och samordna framtagning och utveckling av FAQ:er.

Du kommer att ha ett samordnande ansvar för den nya verksamheten och för gruppens medarbetare i den dagliga driften, dock inte personal-och arbetsmiljöansvar. I rollen ingår att driva den fortsatta utvecklingen av verksamheten efter det att projektet avslutas. Det ingår även i rollen att arbeta operativt i verksamheten med alla förekommande arbetsuppgifter. Du kommer att ha många kontaktytor inom lärosätet och ett mycket nära och fortlöpande samarbete med olika avdelningar och fakulteter.  

Kvalifikationer
Vi söker dig som har erfarenhet av egna akademiska studier omfattande minst 60 hp och du har god kännedom om det svenska utbildningssystemet samt ett lärosätes organisation och dess processer.

Du har några års erfarenhet av att ha arbetat i en samordnande och koordinerande roll inom en serviceorganisation på både strategisk och operativ nivå. Du har därigenom en gedigen erfarenhet och kunskap kring bemötandefrågor, utövandet av kvalitativ och effektiv service samt utveckling av administrativa processer. Erfarenhet från utveckling av digital service och av ärendehantering är meriterande.

Du har en mycket god samarbetsförmåga och kommunikativ förmåga kombinerat med att du kan arbeta självständigt och ta ett stort eget ansvar för dina arbetsuppgifter. Vi vill också att du har ett inkluderande, engagerat och lösningsorienterat förhållningssätt. Du har förmåga att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter och har ett strukturerat arbetssätt med sinne för detaljer och samtidigt en analytisk förmåga och kan se sammanhang och ett större perspektiv.

Vi har en internationell arbetsmiljö vilket kräver att du har mycket god förmåga att kommunicera i såväl tal som skrift på både svenska och engelska.

Du har god datorvana och är väl förtrogen med Officepaketet. Du har generellt en lätthet för att lära nya IT-system och du är van att använda datorn som arbetsredskap.

Upplysningar

Upplysningar lämnas av enhetschef för Administrativa enheten, Facility Service, Anna-Karin Thimgren, anna-karin.thimgren@mau.se Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

 

Ansökan

Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 2022-01-16. Det är du som sökande som ska tillse att universitetet förstår vad som står i din ansökan. Skrivs din ansökan inte på svenska, engelska eller något av de nordiska språken ansvarar du för att ansökan och dess bilagor översätts.

Ansökan ska innehålla:


• Meritförteckning
• Relevanta betyg och intyg
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida, där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten.

Övrigt

Anställningen omfattar 100% och avser tillsvidareanställning. Provanställning kan komma att tillämpas.

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som präglas av ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.
Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.

Tillträde
Enligt överenskommelse

Fackliga företrädare

SACO: rebecka.johansson@mau.se
SEKO: Sekocivil@seko.lu.se   
OFR: naser.eftekharian@mau.se

 

Välkommen med din ansökan!