KOORDINATOR / ADMINISTRATÖR

Arbetsuppgifter
Vi söker en koordinator / administratör till vår myndighetskund i Sundbyberg!

Programadministratören/koordinatorn är en viktig kugge och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation. Uppdraget innefattar att administrera system, dokumenthantering, diarieföring och hålla ordning och reda på programmets dokumentation genom hela programtiden samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation.

I uppdraget ingår att stötta programledaren med mötesmanagement (mötesbokningar, presentationer mm) och annan relevant dokumentation för programmet såsom t.ex. beslutsunderlag, beslutsloggar, beställningar mm. I mån av tid bistå huvudprojektledare med administration och dokumentation.

Du kommer att representera myndigheten i olika forum och verka både internt och externt. Du är ansvarig för att självständigt planera dina åtaganden inom ditt ansvarsområde och rapporterar till programledaren.

Placering Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg. Du kan erbjudas att i viss mån arbeta på distans, detta beslutas i samråd med beställaren.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter.
- Dokumentera genom hela programtiden enligt gällande regelverk för dokumenthantering på myndigheten.
- Diarieföra i W3D3.
- Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning i deras system.
- Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, protokollföra) programmets möten och andra relevanta möten.
- Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt (action points), hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor.
- Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets ingående leveranser t.ex. dokumentation internt och externt.
- Administration av programmets tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg.
- Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation.
- Vid behov stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter.
- Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och till programmet och programmets intressenter (t.ex. samla in lägesrapporter, sammanställa indata för rapporteringen mm).
- Ansvara för uppföljning av erfarenheter, systematiska avvikelser och förbättringsåtgärder (EFA i programmet).
- Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet och inom teamet programkoordinatorer.

Om oss
JobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!

Företagspresentation
Vår kund är ett statligt affärsverk som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Huvudkontoret finns i Stockholm och här behöver man som konsult säkerhetsprövas för de flesta uppdrag.

Kvalifikationer
- Du har en högskoleutbildning.
- Du innehar B körkort.
- Du har minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som stöd/administratör/koordinator.
- Du har minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint.
- Du har minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare, sakägare.
- Du behärskar svenska och engelska obehindrat i tal och skrift.
- Meriterande: Minst 3 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller eller projektstyrningsmetodik.
- Meriterande: Minst 1 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor.
- Meriterande: Minst 2 års erfarenhet från koordinerande roll, tex som teamledare.

Personliga egenskaper
För att trivas i rollen har du en god initiativ- och leveransförmåga. Du är flexibel, administrativ och kommunikativ.

När du blir en av oss
Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder bland annat en digital lösning som hjälper våra medarbetare att hitta verktyg för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.

Tillträde och ansökan
Uppdraget uppskattas ha en omfattning på 80-100 % under hela uppdragstiden. Vår kund önskar start efter årsskiftet och uppdraget förväntas löpa till och med 2025-04-10 med option på förlängning om 24+12 månader. Säkerhetsprövning av konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten). Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 10 till 12 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid. Konsultens uppdrag kan inte påbörjas innan denna process har genomförts och klartecken har givits. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund i Sundbyberg. Skicka in din ansökan snarast, då intervjuer sker löpande.