Koordinator eller administratör sökes till vår kund i Stockholm!

Dina arbetsuppgifter
Vi söker just nu en Programadministratör/Koordinator för ett spännande uppdrag hos vår kund. Som Programadministratör/Koordinator kommer du att vara en viktig del av teamet och vara ansvarig för att säkerställa smidig intern kommunikation inom programmet. Du kommer att ha en central roll i att administrera system, hantera dokumentation och hålla ordning och reda på programmets dokumentation genom hela programtiden. Dessutom kommer du att stödja programmets projektledare och vara involverad i möteshantering och annan relevant dokumentation för programmet.

Vi söker dig som har en utbildning inom aktuellt område samt 2-5 års erfarenhet inom liknande uppdrag. Du är van vid att arbeta med dokumenthantering och har goda kunskaper inom administrativa rutiner och processer. Du är självgående och kan planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt.

Arbetsuppgifterna inkluderar att:

- Dokumentera enligt gällande regelverk för dokumenthantering
- Diarieföra i relevanta system
- Ansvara för ordning och reda i programmets dokumentation
- Hantera mötesadministration och protokollföring
- Följa upp programmets aktiviteter och hålla ordning via aktivitetslistor
- Leda och driva egna möten vid behov
- Administrera tidplaner, risker, resurser och behörigheter
- Stödja programledare och huvudprojektledare i intern kommunikation
- Stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter vid behov
- Ansvara för rapportering och uppföljning av erfarenheter och förbättringsåtgärder
- Driva effektivisering av administrativa rutiner och processer

För att vara framgångsrik i rollen krävs det att du genomgår en säkerhetsprövning på grund av att du kan komma i kontakt med hemlig information. Denna process tar vanligtvis 10-12 veckor innan uppdraget kan påbörjas.

Skallkrav

Utbildning:

- En högskoleutbildning på minst 50 poäng
- Ett B-körkort

Kompetens och erfarenhet:

- Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av självständigt arbete i program eller projekt som stöd/administratör/koordinator
- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att använda MS Office-program som Excel, Word och Powerpoint
- Minst 3 års erfarenhet av att kommunicera med interna och externa kontakter som beställare och sakägare

Mervärdeskrav:

- Minst 3 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller eller projektstyrningsmetodik
- Minst 1 års erfarenhet av att ha en stödjande roll i projekt, program eller linje hos aktörer inom offentlig sektor
- Minst 2 års erfarenhet av en koordinerande roll, till exempel som teamledare

Egenskaper:

- Arbets- och leveransförmåga, initiativförmåga, förhållningssätt, samarbetsförmåga, flexibilitet, kommunikativ samt administrativ förmåga
- Kunden vill gärna att du som söker rollen kan prata och skriva på svenska och engelska

Tillträde och ansökan
Start: 2024-01-07
Slut: 2025-04-10. Möjlighet till 3 års förlängning.
Sista ansökningsdagen: 2023-12-15
Omfattning: Uppdraget har en omfattning på 80-100% av arbetstiden, under hela perioden. Det är viktigt att notera att den angivna omfattningen är en uppskattning och kan komma att variera. Kunden kan inte garantera en exakt volym utan förväntar oss att du kan anpassa dig efter det faktiska behovet.
Ort: Sundbyberg. Dock är det möjligt att, efter att ha kommit överens med kunden, delvis utföra arbetet på distans.
Kontaktperson: +46 790 062 711
Urval och intervjuer sker löpande!

Om oss
Sway Sourcing är ett search-rekrytering och bemanningsföretag som främst arbetar mot tjänstesektorn och på uppdrag från större internationella företag till den mindre lokala verksamheten. På uppdrag av företag kartlägger, kontaktar och finner de dem bästa kandidaterna på marknaden utifrån kundens kravprofil och övriga önskemål. De företag Sway Sourcing arbetar mot vet att rätt person, på rätt plats, är en investering i företaget. Deras samarbeten inom branschen har sin bas i att de arbetar metodiskt och har en hög leveransprecision. Arbetet genomsyras av ett tätt samarbete och service, vare sig de arbetar med företag eller med konsulter. Sway Sourcing har sin bas på Solkusten, Spanien och jobbar på uppdrag för tjänster i Sverige, främst i Stockholm och övriga storstadsregioner.