Koordinator för deltagar- och avgiftshantering vid konferenser

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 46 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Koordinator för deltagar- och avgiftshantering vid större konferenser och kongresser.

På Lunds universitet anordnas såväl stora konferenser och kongresser som mindre möten, luncher och middagar. Och det är ofta vi på LU Konferens som får i uppgift att ordna allt inför, under och efter evenemangen. Vi har blivit väldigt bra på det vi gör och ligger i framkant när det gäller digitala möten, hybridmöten, filmning och streaming. Nu söker vi en koordinator som ska ansvara för hanteringen av deltagarregistrering, avgifter och abstracts.  Vi behöver någon som är en fena på att, tillsammans med kund samt utifrån dennes önskningar och behov, ta fram ett passande upplägg för hanteringen av avgifter och anmälningar. I arbetet ingår även beställning och koordinering av kringtjänster, som t.ex. registreringsdesk, namnskyltar och hotellbokningar. 

Så vi söker dig, strukturerade, organiserade och socialt kompetenta människa, för att koordinera detta arbete. Till din hjälp har du ett nytt och kompetent system, många trevliga kollegor och ännu fler trevliga kunder. Du måste kunna använda en dator, ibland på språng, och ha erfarenhet av deltagar- och avgiftshantering sedan tidigare. I arbetet samarbetar du med projektledare, konferensvärdar, leverantörer och kunder varför social kompetens och en hög känsla för service är ett måste. Du kommer att arbeta i en internationell miljö och det är därför självklart för dig att kommunicera på både svenska och engelska, i så väl tal som i skrift. Du förstår att olika kulturer, yrkesroller och relationer påverkar hur du kommunicerar med deltagare och kunder. 

Du kommer att ha mycket frihet under ansvar och måste således kunna ta initiativ, självständigt driva arbetet framåt, fråga när du inte förstår eller vända dig till ditt eget nätverk för att få svar. Vi värdesätter samarbetsförmåga, prestigelöshet, kommunikativ förmåga och struktur. Och humor. Mycket humor. Det är viktigt. 

Vi arbetar ständigt för att förbättra arbetsmiljön och vi behöver alltid nya förmågor, nya tankar, nya erfarenheter och nya idéer. Vi behöver någon som vill bidra, göra skillnad och göra oss bättre. Vi bryr oss inte om var på planeten du är född och ej heller om du är man, kvinna eller något annat. Du får vara den du är men du behöver kunna ge ruskigt bra service och du måste kunna samarbeta med dina kollegor och dina kunder.  

Kvalifikationskrav

För att vara aktuell för tjänster ska du ha 

- erfarenhet av arbete i deltagarhanteringssystem, som t.ex. Invajo, Trippus, Delegia eller programvara som arbetsgivaren bedömer likvärdig
- ha systemvana och ett väl utvecklat ”systemtänk”
- dokumenterad erfarenhet av arbete inom event och möten
- dokumenterad erfarenhet av arbete med internationella, akademiska kongresser 
- utbildning på högskolenivå med inriktning mot Event management, Service management eller annan utbildning som bedöms som relevant, alternativt erfarenhet som kan anses likvärdig
- tala och skriva svenska och engelska obehindrat
- körkort

Det är meriterande om du har 

- dokumenterad erfarenhet av arbete på kongressbyrå, som PCO eller motsvarande arbete som arbetsgivaren anser relevant
- dokumenterad erfarenhet från deltagarhantering på mässa eller resebokning.
- erfarenhet av att ha utvecklat och tagit fram nya arbetssätt och rutiner inom event och konferensverksamhet
- arbetat i internationella sammanhang samt har en hög förståelse för kulturella skillnader och seder.

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidareanställning med tillträde 2023-04-01 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att bli aktuell.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

LU Service är en sektion inom universitetets gemensamma förvaltning och erbjuder såväl tjänster som produkter till universitetets verksamheter. LU Service består av sex avdelningar som arbetar med bl.a. lokalvård, vaktmästeri, reception, tryckeri, post, parkering, universitetsbutik, konferens och bostäder. LU Service har ca 270 medarbetare.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.