Koordinator – samordna hotell/måltidsplanering för för EU-möten i Sverige

Gruppen för konferensservice och deltagarhantering, Sekretariatet för EU-möten i Sverige, SES23
Nu söker vi medarbetare som vill arbeta med större internationella möten och konferenser! Har du erfarenhet av att samordna hotell eller måltidsplanering vid större internationella möten och konferenser så är du rätt person för detta uppdrag!

Mellan den 1 januari och den 30 juni 2023 är Sverige ordförande i Europeiska unionens råd, även kallat ministerrådet. Inför ordförandeskapet har Regeringskansliet inrättat ett sekretariat för EU-möten i Sverige som kommer att samordna mötesverksamheten och ansvarar för arbetet med att säkerställa väl genomförda möten som genomsyras av kostnadseffektivitet, klimatsmarta lösningar och ett kommunikativt ordförandeskap

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.
Vi söker ett antal koordinatorer till gruppen för konferensservice och deltagarhantering. I gruppens ansvar ingår bl.a. hotellbokningar, rumsplanering, måltider, deltagar- och listhantering samt samordning av tolkar för större internationella möten.  

Du kommer främst att arbeta med samordning av hotell och/eller måltidsplanering vid större internationella möten. Arbetet kommer att ske i nära samarbete med leverantörer och det egna sekretariatets möteskoordinatorer, både i planeringen och genomförandet av mötena.

I dina arbetsuppgifter ingår även andra arbetsuppgifter i gruppen som tex hotellbokningar, rumsplanering, måltider, deltagare och listhantering. Arbetet är ett lagarbete och en prestigelös inställning till arbetsuppgifterna krävs och man får vara beredd på att rycka in där det behövs. 

Resor ingår i befattningen.

Läs mer om vår verksamhet på www.regeringen.se.

Din bakgrund
Vi söker dig som har erfarenhet av möten, konferenser eller event. Du har erfarenhet av att samordna hotell och/eller måltidsplanering och det är meriterande om du har erfarenhet av större internationella möten, konferenser eller event samt om du har arrangerat möten i hela Sverige. Det är också meriterande om du har erfarenhet av måltidsplanering, framtagning av menyer eller har arbetat med arrangemang av festmåltider, måltider/menyer på annat sätt t.ex. som restaurangchef, food and beverage-manager eller hovmästare.

Det är meriterande med tidigare erfarenhet från ett Svenskt EU-ordförandeskap eller erfarenhet av arbete inom Regeringskansliet eller annan statlig myndighet.

Du har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, och goda kunskaper i Officepaketet. Övriga EU-språk är meriterande.

Du har en relevant gymnasieutbildning. Har du körkort är det meriterande.  

Dina egenskaper
Du har en väl utvecklad samarbetsförmåga och ett relationsskapande förhållningssätt. Du har även en mycket god kommunikativ förmåga och är initiativtagande, drivande och flexibel. Du är kvalitetsmedveten, strukturerad och självständig. Är lugn och stabil i pressade situationer och har förmåga att fokusera på rätt saker samt vana att arbeta mot deadlines. Som person har du hög integritet, gott omdöme och är säkerhetsmedveten.

Vi kommer att fästa stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt
Tillträde omgående. Tidsbegränsad anställning till och med den 31 augusti 2023. Resor ingår i tjänsten.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet, kontakta gruppchef Erika Mejhert Seltborg. Du är också välkommen att kontakta HR-handläggare Emelie Hasselblad. Fackliga kontaktpersoner är Johan Strokirk för Saco, Melanie Hedlund Bjersten för ST och Lars Vestberg för SEKO. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg den 16 juni 2022.


Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 700 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.