Koordinator/Administratör anläggningsprojekt

Koordinator/Administratör anläggningsprojekt

07-Jan-2024 – 10-Apr-2025
Uppdragsbeskrivning
Uppdraget omfattar arbete inom ett eller flera program men i huvudsak Program Stockholm. Programadministratören/koordinatorn är en viktig kugge och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation. Uppdraget innefattar att administrera system, dokumenthantering, diarieföring och hålla ordning och reda på programmets dokumentation genom hela programtiden samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation. I uppdraget ingår att stötta programledaren med mötesmanagement (mötesbokningar, presentationer mm) och annan relevant dokumentation för programmet såsom t.ex. beslutsunderlag, beslutsloggar, beställningar mm. I mån av tid bistå huvudprojektledare med administration och dokumentation.
Konsulten kommer att representera beställaren i olika forum och verka både internt och externt. Konsulten är ansvarig för att självständigt planera sina åtaganden inom sitt ansvarsområde och rapporterar till programledaren. Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult.

Arbetsuppgifter
Dokumentera genom hela programtiden enligt gällande regelverk för dokumenthantering.
Diarieföra i W3D3
Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning
Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, protokollföra) programmets möten och andra relevanta möten
Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt (action points), hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor
Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets ingående leveranser t.ex. dokumentation internt och externt
Administration av programmets tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg
Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation
Vid behov stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter
Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och till programmet och programmets intressenter (te.x. samla in lägesrapporter, sammanställa indata för rapporteringen mm)
Ansvara för uppföljning av erfarenheter, systematiska avvikelser och förbättringsåtgärder (EFA i programmet)
Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet och inom teamet programkoordinatorer

Placering
Beställarens kontor i Sundbyberg. Konsulten kan erbjudas att i viss mån arbeta på distans detta beslutas i samråd med beställaren.

Omfattning
Uppdraget uppskattas ha en omfattning på 80-100 % under hela uppdragstiden.
Kravspecifikation:
Obligatoriska krav
Utbildning
Högskoleutbildning minst 50p
Körkort (B-behörighet)

Kompetens och erfarenhet
Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som stöd/administratör/koordinator
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint
Minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare, sakägare

Mervärdeskrav
Minst 3 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller eller projektstyrningsmetodik
Minst 1 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor
Minst 2 års erfarenhet från koordinerande roll, tex som teamledare

Personliga egenskaper:
Arbets- och leveransförmåga
Initiativförmåga
Förhållningssätt
Samarbetsförmåga
Flexibilitet
Kommunikativ förmåga
Administrativ förmåga
Konsulten skall behärska svenska och engelska i tal och skrift

Välkommen med din ansökan.