Koordinator/Administratör anläggningsprojekt till Svenska Kraftnät!

Till vår kund söker vi nu efter två Koordinator/Administratörer

Uppdragsbeskrivning
Uppdraget omfattar arbete inom ett eller flera program men i huvudsak Program Stockholm. Programadministratören/koordinatorn är en viktig kugge och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation. Uppdraget innefattar att administrera system, dokumenthantering, diarieföring och hålla ordning och reda på programmets dokumentation genom hela programtiden samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation. I uppdraget ingår att stötta programledaren med mötesmanagement (mötesbokningar, presentationer mm) och annan relevant dokumentation för programmet såsom t.ex. beslutsunderlag, beslutsloggar, beställningar mm. I mån av tid bistå huvudprojektledare med administration och dokumentation.

Konsulten kommer att representera Svenska kraftnät i olika forum och verka både internt och externt. Konsulten är ansvarig för att självständigt planera sina åtaganden inom sitt ansvarsområde och rapporterar till programledaren. Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät).

Arbetsuppgifter

- Dokumentera genom hela programtiden enligt gällande regelverk för dokumenthantering på Svenska kraftnät

- Diarieföra i W3D3

- Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning i Svenska kraftnäts system

- Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, protokollföra) programmets möten och andra relevanta möten

- Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt (action points), hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor

- Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets ingående leveranser t.ex. dokumentation internt och externt

- Administration av programmets tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg

- Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation

- Vid behov stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter

- Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och till programmet och programmets intressenter (te.x. samla in lägesrapporter, sammanställa indata för rapporteringen mm)

- Ansvara för uppföljning av erfarenheter, systematiska avvikelser och förbättringsåtgärder (EFA i programmet)

- Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet och inom teamet programkoordinatorer

Säkerhetsprövning
Säkerhetsprövning av leverantör och konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).

Omfattning
Uppdraget uppskattas ha en omfattning på 80-100 % under hela uppdragstiden.

Skall- och börkrav för uppdraget i punktform:
Obligatoriska krav
Utbildning (Svenska kraftnät kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):
Högskoleutbildning minst 50p
Körkort (B-behörighet)
Kompetens och erfarenhet

- Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som stöd/administratör/koordinator

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint

- Minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare, sakägare
Mervärdeskrav

-
Minst 3 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller eller projektstyrningsmetodik

- Minst 1 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig

- Minst 2 års erfarenhet från koordinerande roll, tex som teamledare



Övrigt:
Uppdragsperiod: 07-jan-2024 - 10-apr-2025
Arbetstimmar per vecka:40,00
Villkor för option/uppdragsförlängning (antal månader):: 24+12
Möjlighet till distansarbete: Ja
Omfattning distansarbete: Max 50%
Resor kan
förekomma under uppdraget:Ja
Placering Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg.

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Corazon Wiksell på 0705869311