Koordinator/administratör till regionkontor Medborgarskolan Väst

Medborgarskolan är ett av tio studieförbund. Vi är en ideell förening utan eget vinstintresse. Medborgarskolan består av ett förbundskansli och sex regioner, som alla är egna juridiska enheter. Vi vilar på en humanistisk värdegrund som verkar för att stärka och utveckla demokratin. Ungefär en miljon människor deltar varje år i Medborgarskolans verksamhet. Vi finns över hela landet och vår verksamhet är öppen för alla. Vi vill stimulera till kunskapssökande, eget skapande och samhällsengagemang. Vi förenar ett lustfyllt lärande med höga krav på kvalitet och kompetens.

Medborgarskolan Region Väst omfattar Västra Götaland och Halland. Våra verksamheter är alla viktiga samhällsåtaganden och våra hållbarhetslöften är att vi ska utgå från samhällets behov, vara en schysst organisation och inspirera vår omvärld. Vi bedriver förutom folkbildning (såsom kursverksamhet och föreningssamarbeten) även uppdragsverksamhet (till exempel tjänster som matchning mot jobb och arbetsträning) och förskolor/grundskola. Vi har ca 200 anställda och omsätter ca 200 miljoner kronor. På regionkontoret finns regionchef, regionala funktioner som ekonomi, IT, kvalitet och miljö, marknad och kommunikation samt regional vaktmästare.

Koordinator/administratör till regionkontoret i Medborgarskolan Väst
Vi söker en koordinator och administratör som vill vara med och bidra till en professionell, effektiv och utvecklande miljö för styrelse, ledningsgrupper och regionkontor. Vi erbjuder dig ett socialt och stimulerande arbete i ett öppet och dynamiskt klimat.

Din framtida utmaning
Som koordinator och administratör är du ett stöd till regionchef med planering, samordning och förberedelser av möten. Du är ett administrativt stöd till styrelse, regionchef och ledningsgrupper i form av framtagande av handlingar och presentationer, bokningar, dokumentationshantering, utskick, kallelser, inbjudningar, mötesstruktur och protokollskrivande. Du är även administrativt stöd till övriga regionala funktioner, såsom Kvalitet och miljö samt Marknad och kommunikation. På Medborgarskolan utvecklar vi hela tiden vårt arbetssätt och du deltar aktivt i förbättringsarbetet. 

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden

• Mejl-, post- och kalenderhantering
• Förbereda material och underlag samt iordningställa inför möten
• Agera som kontaktperson och ge stöd till styrelse och ledningsgrupper
• Ordna och hantera all logistik för styrelsemöten, stämmor och evenemang
• Övergripande ansvar för kontorsmiljö och administrativa processer
• I samverkan med kvalitetsansvarig genomföra vissa regionala kontroller av bidragsfinansierad verksamhet
• I samverkan med marknadsansvarig utföra vissa kommunikativa och grafiska uppdrag
• Övriga ad hoc-uppgifter 

Vi söker dig som har

• Minst gymnasieutbildning
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office (såsom Teams, Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Mycket stor digital vana och kompetens, med god förmåga att sätta dig in i nya system
• Mycket god kommunikativ, språklig och stilistisk förmåga på svenska (såväl i tal som skrift)
• Erfarenhet av protokollföring
• Minst 3 års erfarenhet av att ha arbetat som VD-assistent, GD-assistent, executive assistant, chefssekreterare eller motsvarande
• Mycket god erfarenhet av kvalificerat koordinerande och administrativt stöd
• Erfarenhet av inköp och planering av möten och evenemang

För att lyckas i rollen
Som koordinator och administratör på Medborgarskolan Region Väst har du en central roll inom organisationen. Vi sätter stort värde på dina personliga egenskaper, såsom engagemang, ett noggrant arbetssätt och känsla för kvalitet och detaljer. Du är ansvarsfull, drivande, självgående, flexibel och ligger steget före.

För att lyckas i rollen behöver du en stark administrativ förmåga och tycka om att arbeta högt som lågt, då arbetsuppgifterna är varierande utifrån de behov som uppstår dag för dag. Du är van att hantera många arbetsuppgifter parallellt, du kan prioritera och är lösningsfokuserad. Du driver ditt arbete framåt på ett strukturerat sätt genom planering, genomförande och uppföljning. 

Du är positiv och glad, har ett relationsskapande förhållningssätt och bidrar till en öppen kultur där vår värdegrund är central. Du har hög integritet och förstår vikten av diskretion och sekretess.

Varför Medborgarskolan?
Du delar Medborgarskolans värdegrund, läs mer på medborgarskolan.se/om-medborgarskolan

Stämningen hos oss är familjär och vänlig. Vi trivs tillsammans och älskar det vi gör. Du blir en del av en lyhörd och engagerad arbetsplats.

Vi ser mångfald som en styrka. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt
Anställningen är på heltid (100 %) och föregås av sex månaders provanställning. Inför nyanställning begär vi utdrag ur belastningsregistret.

Medborgarskolan är medlem i FREMIA och har tecknat kollektivavtal med Unionen och Akademikerförbunden.

Arbetet utförs främst på plats på regionkontoret på Haga Östergata 12 i Göteborg. Vi tillämpar flextid.

Urval och intervjuer sker löpande, så det är bra om du skickar in din ansökan så snart som möjligt, dock senast 6 september. Varmt välkommen!