Koordinerande administratör med ekonomikunskaper till Vinnova

Det här är en förkortad version av annonsen på grund av teckenbegränsningen på Arbetsförmedlingen.se. För den fullständiga annonsen, kontakter och mer information besök vår webbsida www.vinnova.se/jobb.

VI ERBJUDER
Du erbjuds en utvecklande tjänst där du genom ditt administrativa stöd till kollegorna är med och gör skillnad som bidrar till hållbar tillväxt och samhällsnytta. Vinnova finansierar nyskapande forskning- och utveckling för att stärka innovationskraften för svenska företag och organisationer, både i nationella och internationella samarbeten. 

På Vinnova välkomnas du till en spännande arbetsplats som inbjuder till nya kunskaper och insikter, och möjligheten att arbeta med både nationell och internationell prägel. Du ingår i team med kompetenta kollegor som är generösa med sina kunskaper och som tillsammans arbetar med myndighetens olika insatser.

Tjänsten ger dig möjlighet att utveckla både rollen och myndighetens administrativa processer. På Vinnova värnar vi om våra anställdas välmående och du erbjuds bl.a. betalda friskvårdstimmar och god balans mellan arbete och fritid.

ROLLBESKRIVNING OCH ARBETSUPPGIFTER
Du kommer ha en administrativ, koordinerande roll, som hos oss kallas ”Programassistent”. Du stöttar dina kollegor med planering, administration och samordning i olika projekt på myndigheten. Arbetet innebär många kontaktytor internt, externt, nationellt och internationellt. Du arbetar serviceinriktat med att följa upp och kvalitetssäkra våra processer. Du assisterar och förbereder också vid arrangemang och resor. Din arbetsuppgifter är huvudsakligen att:


• Ansvara för att kvalitetssäkra och koordinera olika projekt och program.
• Stötta handläggare i våra administrativa processer, som innebär rapportering, ekonomisk uppföljning, beslutsunderlag och fakturahantering.
• Stötta enhetschef med mötesbokningar och administration.
• Ha kontakt med externa bedömare och med dem som söker finansiering hos Vinnova.
• Koordinera, förbereda, assistera i samband med möten, konferenser och seminarier: exempelvis göra resebokningar och beställa fika.
• Dokumentera och skriva mötesprotokoll på svenska och engelska.
• Bidra till förbättring av administrativa processer och stödsystem.
• Sammanställa information och säkerställa att den sprids internt och externt, t.ex. på Vinnovas webbsida.

Rollen kan innebära ca 4-6 resor inom Sverige per år.  

KVALIFIKATIONER
UTBILDNING: Gymnasieexamen   
ERFARENHET: Minst 1 års erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter. Erfarenhet av ekonomisystem och/eller ärendehanteringssystem.
KUNSKAPER: Microsoft Office 365
MERITERANDE: Eftergymnasial utbildning inom ekonomi och/eller arbetslivserfarenhet av ekonomiadministration/redovisning t.ex. fakturahantering och budgetuppföljning. Erfarenhet av offentlig administration. Goda kunskaper i Agresso/Unit Business World (UBW)
SPRÅKKUNSKAPER: Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. 

PERSONLIGA EGENSKAPER
Stor vikt läggs vid personliga egenskaper. Som person är du serviceinriktad, proaktiv, initiativrik, lösnings- och resultatorienterad. Du hanterar flera parallella uppgifter och är administrativt skicklig. Du är bra på att ta kontakt och skapa relationer internt och externt. Du prioriterar och planerar ditt arbete med utgångspunkt i verksamhetens behov. Du har också integritet och kan skifta fokus när så krävs.

Du motiveras av att göra skillnad och bidra till till en mer hållbar framtid. Givetvis delar du Vinnovas värderingar: respekt, ansvarstagande och mod och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.

PLACERING
Vinnova, Mäster Samuelsgatan 56. Avdelning: Industriell utveckling.

ANSTÄLLNINGSFORM
Tillsvidareanställning, 6 månaders provanställning. 

KONTAKT
Vid frågor är du välkommen att kontakta Bengt Larsson, programassistent via telefon 08- 473 31 14 och mail bengt.larsson@vinnova.se eller Marie Wikström, programassistent via telefon 08-473 31 79 och mail marie.wikstrom@vinnova.se eller Margareta Groth, enhetschef för avdelning Industriell utveckling via mail margareta.groth@vinnova.se.

Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.

ANSÖKAN
Ansökan skickas till vår rekryteringsportal senast 2019-03-26.