Koordinerande administratör till Sveriges innovationsmyndighet

Vill du arbeta i en omväxlande miljö med både svenska och internationella kontakter? Har du systemvana och talang inom administration och samordning? Vi söker dig som vill arbeta för en hållbar utveckling i det nya digitala samhället.

Vi erbjuder
För dig som vill utvecklas i en administrativ och koordinerande roll erbjuder vi ett spännande arbetsfält och varierade arbetsuppgifter.

Hos oss välkomnas du till ett engagerat team som är generösa med sina kunskaper. Vi arbetar tillsammans för att ligga i framkant och kunna möta viktiga samhällsutmaningar, främst genom riktade satsningar inom innovation och digitalisering.

Du kommer att arbeta i en internationell miljö som ger dig nya kunskaper och insikter. För dig med initiativförmåga finns goda möjligheter att påverka både din egen roll och myndighetsgemensamma administrativa processer.

På Vinnova värnar vi om våra anställdas välmående och du erbjuds flexibla arbetstider, betalda friskvårdstimmar och kompetensutveckling. Vi har en unik kultur som speglar det vi arbetar med.

Rollbeskrivning
Vinnova finansierar nyskapande forskning och utveckling för att stärka svenska företag och projekt, både i nationella och internationella samarbeten.

Som koordinerande administratör ansvarar du för att stödja kollegor och ledningsgrupp med planering, samordning och administration. Du ingår i ett nätverk av administratörer som har många kontakter internt på myndigheten och även externt med svenska och utländska aktörer.

Rollen kan innebära cirka 4 - 6 resor inom Sverige per år.

I ditt uppdrag ingår att:

• Ansvara för att administrera, koordinera och kvalitetssäkra administration, kopplat till våra projekt och insatser.
• Stötta och coacha handläggare i våra administrativa processer, som innebär rapportering, ekonomisk uppföljning, beslutsunderlag och fakturahantering.
• Ha kontakt med våra externa bedömare och med dem som söker finansiering hos Vinnova.
• Koordinera, förbereda och assistera i samband med event såsom möten, konferenser, resor och seminarier.
• Dokumentera och skriva mötesprotokoll, både på svenska och engelska.
• Bidra till förbättring och utveckling av Vinnovas administrativa processer och stödsystem.
• Samordna och sammanställa information och säkerställa att den sprids internt och externt, exempelvis genom att vidarebefordra minnesanteckningar eller skriva inlägg till Vinnovas webbsida.

Kvalifikationer
Utbildning:
- Gymnasieexamen
Erfarenhet:
- Minst två års erfarenhet där administrativa arbetsuppgifter av liknande karaktär varit en central del av ditt uppdrag.
- Erfarenhet av att självständigt koordinera olika uppgifter eller projekt.
- Uppdaterad erfarenhet av att arbeta i en servicefunktion.
- Erfarenhet av ekonomisystem och/eller ärendehanteringssystem.
Språkkunskaper:
- Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
Systemkunskaper:
-Goda kunskaper i Microsoft Office (särskilt Powerpoint, Word och Excel).

Meriterande:
- Akademisk examen eller eftergymnasial utbildning.
- Arbetslivserfarenhet av ekonomiadministration exempelvis fakturahantering och kostnads- eller budgetuppföljning.
- Arbetslivserfarenhet av administration i statlig eller offentlig verksamhet, så som ärendehantering och diarieföring.
- Erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarier eller liknande aktiviteter.
- Erfarenhet av att ha drivit utveckling, förändring eller förbättring av processer.
- Kunskaper i Microsoft Office 365 (särskilt Teams).
- Kunskaper i andra digitala verktyg och system, till exempel Menti, Qlik Sense eller ekonomisystemet Agresso/Unit Business World (UBW).
- Kunskap eller intresse för forskning, innovation och utveckling.

Personliga egenskaper
När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper, förmågor och motivation.

Vi söker dig som är du lösningsorienterad och initiativrik, med intresse för att utveckla och förbättra de administrativa processerna. Vi ser gärna att du är proaktiv, självgående och kan hantera flera parallellt pågående uppgifter. Som person är du samtidigt kvalitetsmedveten, strukturerad och noggrann.

Du motiveras av att se hur ditt arbete ger resultat och i förlängningen gör skillnad för Sverige och för en hållbar framtid. Du kan prioritera och planera med utgångspunkt i verksamhetens behov. Du är bekväm med att arbeta i en föränderlig miljö. Har du intresse för teknik samt förmåga att lära dig nya digitala verktyg är det en fördel.

Vidare tycker du om att arbeta tillsammans med andra. Du är bra på att ta kontakt och bygga relationer både internt och externt. Du delar våra värderingar respekt, ansvarstagande och mod och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.

Placering
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Vårt kontor på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm är vår huvudarbetsplats.

Vi har moderna, aktivitetsbaserade lokaler och minst hälften av arbetet förläggs till vårt kontor.

Anställningsform och tillträde
Tjänsten är ett vikariat som löper fram till 2023-08-31. Vi önskar att du börjar så snart som möjligt.

Om Vinnova
Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. Vinnova investerar cirka tre miljarder kronor varje år och har cirka 200 medarbetare med kontor i Stockholm samt filialer i Bryssel, Tel Aviv och Silicon Valley.

Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, friskvård och flexibla arbetstider. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Läs gärna mer om oss och vårt arbetsgivarerbjudande här

Kontakt
Vill du veta mer är du välkommen att kontakta Fredrik Friberg, enhetschef på avdelningen Internationellt samarbete, via telefon 08-473 3010 eller e-post fredrik.friberg@vinnova.se

Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp.

Fackliga kontaktpersoner
Företrädare för ST är Joanna Fransén 08-473 3054. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152 och Charlotte Furusten 08-473 3036.

Ansökan
Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast den 2022-12-19.

#LI-Hybrid