Koordinerande administratör till Sveriges innovationsmyndighet Vinnova

Vill du arbeta i en omväxlande miljö med både svenska och internationella kontakter? Har du systemvana och talang inom administration och samordning? Lockas du samtidigt av att arbeta för en hållbar utveckling och det nya digitala samhället? Då kan detta vara tjänsten för dig!
 
Vinnova finansierar nyskapande forskning och utveckling för att stärka svenska företag och projekt, både i nationella och internationella samarbeten. Vi har en unik kultur som speglar det vi arbetar med.
 
VI ERBJUDER
För dig som vill utvecklas i en administrativ och koordinerande roll erbjuder vi ett spännande arbetsfält och varierade arbetsuppgifter, där du tillsammans med dina kollegor bidrar till hållbar tillväxt och samhällsnytta. Hos oss välkomnas du till ett engagerat team som är generösa med sina kunskaper och som tillsammans arbetar för att ligga i framkant när det gäller att möta framtidens samhällsutmaningar, främst genom riktade satsningar på innovation och digitalisering. Du kommer att arbeta i en internationell kontext som bidrar till nya kunskaper, insikter och erfarenheter. För dig med initiativförmåga finns goda möjligheter att påverka både din egen roll och myndighetsgemensamma administrativa processer. På Vinnova värnar vi om våra anställdas välmående och du erbjuds flexibla arbetstider, betalda friskvårdstimmar och kompetensutveckling.
 
ROLLBESKRIVNING
Som koordinerande administratör ansvarar du för att stödja kollegor och ledningsgrupp med planering, samordning och administration inom specifika områden. Du har många kontakter internt på myndigheten och även externt med svenska och utländska aktörer. Du arbetar med att följa upp och kvalitetssäkra våra processer. 
 
I ditt uppdrag ingår att:
• Ansvara för att administrera och koordinera olika projekt och program.
• Stötta och coacha handläggare i våra administrativa processer, som innebär rapportering, ekonomisk uppföljning, beslutsunderlag och fakturahantering.
• Ha kontakt med våra externa bedömare och med dem som söker finansiering hos Vinnova.
• Koordinera, förbereda och assistera i samband med event såsom möten, konferenser, resor och seminarier
• Dokumentera och skriva mötesprotokoll, både på svenska och engelska.
• Bidra till förbättring och utveckling av Vinnovas administrativa processer och stödsystem.
• Samordna och sammanställa information och säkerställa att den sprids internt och externt, exempelvis genom att vidarebefordra minnesanteckningar eller skriva inlägg till Vinnovas webbsida.
 
Du kommer att ingå i ett nätverk av administratörer som delar kunskaper och erfarenheter.

Rollen kan innebära cirka 4 - 6 resor inom Sverige per år.
 
KVALIFIKATIONER
UTBILDNING:
-Gymnasieexamen   
ERFARENHET: 
-Minst två års erfarenhet där administrativa arbetsuppgifter av liknande karaktär varit en central del av ditt uppdrag
-Erfarenhet av att självständigt koordinera olika uppgifter eller projekt
-Uppdaterad erfarenhet av att arbeta i en servicefunktion
-Erfarenhet av ekonomisystem och/eller ärendehanteringssystem.
SPRÅKKUNSKAPER: 
-Mycket goda kunskaper i svenska och goda kunskaper i engelska i tal och skrift
SYSTEMKUNSKAPER: 
-Goda kunskaper i Microsoft Office (särskilt Powerpoint, Word och Excel)
-Har du kunskaper i Microsoft Office 365 (särskilt Teams) är det en fördel men inte ett krav.
-Har du kunskaper i andra digitala verktyg och system, till exempel Menti, Qlik Sense eller ekonomisystemet Agresso/Unit Business World (UBW) är det en fördel men inte ett krav
 
MERITERANDE: 
-Akademisk examen eller eftergymnasial utbildning
-Arbetslivserfarenhet av ekonomiadministration exempelvis fakturahantering och kostnads- eller budgetuppföljning. 
-Arbetslivserfarenhet av administration i statlig eller offentlig verksamhet, så som ärendehantering och diarieföring
-Erfarenhet av att ha anordnat möten, konferenser, seminarier eller liknande aktiviteter
-Erfarenhet av att ha drivit utveckling, förändring eller förbättring av processer 
-Kunskap eller intresse för någon av de sakområden som Vinnova arbetar med är en fördel, exempelvis forskning och innovation, hållbar samhällsutveckling, digitalisering, möjliggörande tekniker eller hälsa och life science.
 
PERSONLIGA EGENSKAPER
När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper, förmågor och motivation. Vi söker dig som är du lösningsorienterad och initiativrik, med intresse för att utveckla och förbättra de administrativa processerna. Vi ser gärna att du är proaktiv, självgående och kan hantera flera parallellt pågående uppgifter. Som person är du samtidigt kvalitetsmedveten, strukturerad och noggrann. Du motiveras av att se hur ditt arbete ger resultat och i förlängningen gör skillnad för Sverige och för en mer hållbar framtid. Du kan prioritera och planera med utgångspunkt i verksamhetens behov. Du är bekväm med att arbeta i en föränderlig miljö. Har du intresse för teknik samt förmåga att lära dig nya digitala verktyg är det en fördel. Vidare tycker du om att arbeta tillsammans med andra. Du är bra på att ta kontakt och bygga relationer både internt och externt. Givetvis delar du våra värderingar respekt, ansvarstagande och mod och lever efter dessa i ditt dagliga arbete.
 
PLACERING
Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Vårt aktivitetsbaserade kontor på Mäster Samuelsgatan 56 i centrala Stockholm är vår huvudarbetsplats. För tillfället arbetar vi mestadels på distans, i enlighet med Folkhälsomyndigheten rekommendationer.
 
ANSTÄLLNINGSFORM
Vi söker två personer till vikariat under ett år. Vi önskar att du börjar så snart som möjligt.
 
OM VINNOVA
Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, friskvård och flexibla arbetstider. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. 
 
KONTAKT
Vill du veta mer är du välkommen att kontakta Andreas Aurelius, enhetschef på avdelningen Industriell utveckling, via e-post andreas.aurelius@vinnova.se, eller Laurent Saunier, enhetschef på avdelningen Hälsa, via e-post laurent.saunier@vinnova.se
 
Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp. 
 
ANSÖKAN
Ansök till oss via vår rekryteringsportal senast den 2022-01-10. Bifoga betyg eller intyg som visar att du har gymnasieexamen eller akademisk examen eller eftergymnasial utbildning.