Kultur och bildnings koordinator

Verksamhetsstöd

Kultur och bildning är Region Uppsalas kulturförvaltning och består av Konstenheten, Kulturutveckling, Strategiska enheten, Verksamhetsstöd, Region Uppsala folkhögskola samt Wiks slott och konferens.

Kulturnämnden är förvaltningens politiska styrelse. Målen för Region Uppsalas kulturpolitik är ett rikt konstliv av hög kvalitet, en ökad kulturell delaktighet och en attraktiv livsmiljö.

Vår verksamhet
Vill du jobba administrativt på en samhällsviktig och kreativ arbetsplats? I din roll som kultur och bildnings koordinator kommer du vara en viktig resurs för förvaltningen. Du kommer finnas i en roll som ständigt förändras och utvecklas och du kommer jobba nära kulturdirektören, ledningsgruppen och chefen för Verksamhetsstöd.

Tjänsten ingår i ett team på fyra personer i Verksamhetsstöd. Verksamhetsstöd har det övergripande ansvaret för att samordna förvaltningens styr- och stödprocesser och stödja förvaltningens chefer. Verksamhetsstöd arbetar med registratur, administration, säkerhet, miljö, GDPR, ekonomi, fastighetsfrågor och andra förvaltningsövergripande uppgifter.

Ditt uppdrag
Som koordinator är du ett administrativt stöd till ledningsgruppens möten. Du gör dagordning till mötena tillsammans med kulturdirektören. Du förbereder, skickar kallelser, säkerställer att rätt personer och rätt material finns på plats på mötena och skriver minnesanteckningar.

I rollen ingår även att assistera kulturdirektören och koordinera dennes kalender, boka möten och resor.

Tillsammans med nämndsekreteraren samordnar du förvaltningens mötesårshjul för nämnd och ledningsgrupp. Du är också sekreterare på Verksamhetsstöds möten.

Som koordinator har du även vissa förvaltningsövergripande administrativa uppgifter. Det ingår viss fakturaadministration.

Som koordinator är du bemanningsassistent och lägger in scheman i HR-system för personalen. Du är också koordinator i avvikelsesystemet MedControl.

I rollen ingår att vara förvaltningens registrator i Public 360, vilket innebär samordning av förvaltningens diarieföring och arkivering. Som koordinator hanterar du också dagliga arbetsuppgifter såsom post och förvaltningens funktionsbrevlåda.

Rollen innebär varierande arbete av både rutinärenden och nya administrativa utmaningar vilket gör att du behöver stimuleras av sådan arbetsmiljö och lära nytt. Innehållet i tjänsten förändras över tid utefter verksamhetens behov.

Vi sitter i Regionens hus vid resecentrum i Uppsala. Förvaltningen har i dagsläget även verksamhet på Wik, på Ultuna och i Tierp. Vissa resor i tjänsten kan förekomma.

Dina kvalifikationer
Vi söker dig som:

• Har en avslutad gymnasieutbildning.
• Har flerårig erfarenhet av chefsstödjande roll.
• Har flerårig erfarenhet av administrativt arbete.
• Har mycket goda kunskaper och förmåga uttrycka dig väl i svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse
• Har erfarenhet av diarieföring och kunskap kring lagrum knutet till det.
• Har stor vana att arbeta i Office365
• Har mycket stor vana att arbeta självständigt med, och att lära dig nya, IT-system.


Det är meriterande med:

• Eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning
• Erfarenhet av och förståelse för politisk styrd organisation
• Erfarenhet av arbete i Public360
• Erfarenhet av arbete i Heroma
• Kunskap om Klarspråk
• Kunskap om Arbetstidslagen och erfarenhet av att arbeta självständigt med att lägga in scheman i system.
• Samhällsintresse, intresserad av att arbeta för en offentlig arbetsgivare.


Vi ser gärna att du som söker är van att finnas i och skapa olika nätverk och är bekväm med en roll som spänner över många kontaktytor. Du bidrar till att bygga upp en god förvaltningskultur som präglas av demokrati, mänskliga rättigheter, likabehandling, rättssäkerhet och tillgänglighet.

Din kompetens
För att trivas i rollen behöver du ha stor integritet samt vara prestigelös och flexibel. Du trivs att jobba självständigt, i samverkan med andra och att vara del av ett litet team där vi hjälps åt med enhetens uppgifter.

Som person är du noggrann, ansvarstagande, strukturerad, självgående och ser vad som behöver göras. Du planerar, organiserar och har god prioriteringsförmåga.
Du har ett serviceinriktat arbetssätt med intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att hitta lösningar.

Då rollen innebär eget arbete, arbete i ett litet team samt deltagande i olika nätverk ställs krav på god samarbetsförmåga och att du är lyhörd och hanterar konflikter på ett konstruktivt sätt. Du behöver också trivas i många olika sociala sammanhang.

Vi erbjuder
Tillsvidareanställning på heltid. Tillträde enligt överenskommelse.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Kontakta chef för Verksamhetsstöd Maria Wahlsten 018-611 62 74

Fackliga nås via regionens växel 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.