Kulturförvaltningen i Malmö söker nämndsekreterare

Ref: 20211305

Arbetsuppgifter
Tjänsten är placerad på kansliet inom Kulturförvaltningens stab, administrativa avdelningen. Avdelningen har ett samordnande ansvar kring flera förvaltningsövergripande frågor och består förutom kansliet av tre enheter, kulturanalys och stöd, strategi och kvalitet och lokal och säkerhet. Kansliet utgör ett stöd till förtroendevalda, kulturdirektör och förvaltningens verksamheter samt till övriga stabsavdelningar. Inom kansliets ansvarsområde ingår bland annat ärendehantering med registrering, diarium, arkiv, sammanträdesrutiner, hantering av handlingar inför nämndssammanträden, protokollskrivning med mera.

Som nämndsekreterare har du en central roll, med många kontaktytor inom organisationen och en nära dialog med kulturdirektör och förtroendevalda. I uppdraget ingår att vara sekreterare i kulturnämnden och ansvara för planering av nämndsärenden och sammanträdesrutiner för ordförandeberedning, arbetsutskott och kulturnämnd.  I tjänsten ingår även att genomföra utrednings- och uppföljningsuppdrag samt att handlägga egna ärenden med anknytning till de områden som kulturnämnden arbetar med.
Den administrativa avdelningen jobbar aktivt med ständiga förbättringar, där du har en nyckelroll i att kvalitetssäkra nämndprocessen tillsammans med övriga medarbetare på kansliet. 
I Malmö stad hanteras nämndprocessen digitalt i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina. Nämndsekreteraren har en central, samordnande och viktig roll i denna process.



Kvalifikationer
Vi söker dig med lämplig högskoleexamen, gärna med inriktning mot statsvetenskap, offentlig förvaltning eller juridik. Du har god kunskap om de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet, en kunskap du fått via utbildning eller genom arbetslivserfarenhet. Tidigare erfarenhet av arbete som nämndsekreterare är meriterande liksom erfarenhet av att arbeta i system för dokument och ärendehantering. Vi ser gärna att du också har erfarenhet av utvecklings- och förändringsarbete inom det administrativa området, gärna med inriktning mot digitalisering.

Som person är du initiativtagande och tar ansvar för dina arbetsuppgifter. Du har lätt för att etablera kontakter och att samarbeta med andra människor.
Du kan arbeta självständigt men också i samverkan med andra. Du har god administrativ förmåga och levererar hög kvalité i ditt arbete. God förmåga att kommunicera i tal och skrift är mycket viktigt samt att du är strukturerad, flexibel och har en hög känsla för service. Tjänsten och dess innehåll kräver att du har god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska.

Om arbetsplatsen
I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö och skapa en ekologisk, ekonomisk och socialt hållbar stad. Vi har Sveriges viktigaste jobb och Malmö växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga och nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Malmö. Kulturförvaltningen arbetar för att alla i Malmö ska ta del av ett kulturliv som är angeläget och av hög kvalitet. Det kulturella utbudet i Malmö ska bestå av en mångfald av olika uttryck som når alla Malmöbor. Verksamheten omfattar Biblioteken i Malmö, Malmö Konsthall, Malmö Museer, Malmö Kulturskola, Malmö Stadsarkiv Kulturarrangemang och Mötesplatser och Malmö Konstmuseum. Kulturförvaltningen ger även stort stöd till det fria kulturlivet. 



Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: 100%
Antal tjänster: 1
Tillträde: 1 oktober 2021

Första intervjudatum 2021-06-01 och 2021-06-04

Övrigt
Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.