Kvalificerad administrativ assistent

Varje år fattar Försäkringskassan 21 miljoner beslut och betalar ut cirka 230 miljarder kronor, som påverkar människors liv och hela samhället.
Det är allas skattepengar vi har hand om. Det är ett stort ansvar. Därför sätter vi oss in i varje ärende, följer lagar och regler, informerar och vägleder, bryr oss och visar omtanke. Det är ett jobb för dig som vill vara med och ta ansvar. Välkommen till Försäkringskassan.

 

Avdelningen för verksamhetsstöd (VS) är Försäkringskassans försäkrings-, organisations- och utvecklingsstöd. VS stödjer verksamheten för att tillsammans nå Försäkringskassans mål.

VS levererar tjänster och stöd inom bl.a. kontorsservice, lokalförsörjning, upphandling, ekonomiadministration, skanning, arkiv, processer, produktionsstyrning, generellt handläggningsstöd, hållbarhet, behörigheter och säkerhet. VS levererar även vissa tjänster till andra myndigheter. Avdelningen har ca 540 medarbetare på 59 orter över hela landet och har en budget på drygt en miljard kronor.

 

Ansvar och arbetsuppgifter

Som administrativ assistent ger du administrativt stöd till avdelningschefen, och VS ledningsgrupp, och bidrar till att chefens vardag kan fungera smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med verksamheten och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring. Du kommer även att ingå i ett nätverk med avdelningens övriga administrativa assistenter.

I arbetet hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, enklare personaladministration, behörigheter och inköp. Du koordinerar och följer upp aktiviteter inom arbetsmiljö, verksamhetsplanering, konferenser med mera. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring, granskning av fakturor och statistikuppföljning. Du kommer också att ta fram presentationsmaterial samt skriva, administrera och publicera nyheter och dokument på Försäkringskassans lokala intranät och i vår dokumenthanteringsyta (MS SharePoint). Du samarbetar med och är kontaktperson åt andra verksamheter både internt och externt. Som medarbetare på Försäkringskassan har du ett högt säkerhetsmedvetande eftersom myndigheten kommer i kontakt med sekretessbelagda uppgifter.

 

Vi söker dig som


• har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter/kvalifikationer som bedöms likvärdiga
• har erfarenhet av att ge administrativt stöd till personer i ledande befattningar i stora organisationer
• har ett systematiskt och noggrant tillvägagångssätt i ditt arbete
• är serviceorienterad, har mycket god samarbetsförmåga och stöttar andra
• arbetar självständigt och litar på din egen förmåga
• är initiativrik och ansvarstagande
• har god kommunikativ förmåga, såväl muntligt som skriftligt
• är lugn och stabil och har vana att ha många bollar i luften samtidigt
• är prestigelös och van att ha kontakt med anställda på olika nivåer inom en stor organisation

 

Det är meriterande om du:


• har erfarenhet från offentlig sektor
• har mycket goda kunskaper i Officepaketet och MS SharePoint
• har erfarenhet av fakturahantering och ekonomiarbete i Visma Proceedo och Agresso
• har kunskaper om och erfarenheter av diarieföring och arkivhantering
• kunskap om förvaltningslagen
• kunskap om GDPR
• erfarenhet av samverkan med fackliga parterna samt arbetsskyddsorganisation

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

 

Övrigt

Placering: Stockholm, Telefonplan.

Anställningen är ett vikariat på ett och ett halvt år, heltid, med tillträde enligt överenskommelse, januari-februari 2022.

Din yrkesroll kommer att vara Administrativ assistent.

I denna rekrytering kommer arbetspsykologiska tester att användas som en del i urvalsarbetet. Då detta är en säkerhetsklassad anställning kommer även säkerhetsprövning enligt 14 § säkerhetsskyddsförordningen att genomföras och svenskt medborgarskap krävs.

 

Kontakt

Rekryterande chef: Lena Sandh, 010-116 93 33 (för frågor om tjänsten). HR-specialist Per-Ove Winterstad, tel. 010-112 44 85 (för frågor om rekryteringsprocessen. Fackförbundet ST: Eva Taavo, tel.010-112 63 76, Saco-S: Cecilia Silverson, tel. 010-115 26 18, Seko: Eliza Grundström tel. 010-115 34 02.

 

Ansökan


Välkommen med din ansökan senast den 22 november 2021. Bifoga ditt CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet samt ett personligt brev där du berättar varför du söker arbetet.

Har du skyddad identitet kontaktar du den HR-specialist som finns namngiven i annonsen så får du hjälp med att skicka in din ansökan. Du kan även kontakta HR Helpdesk 0771-52 44 40.