Kvalificerad administrativ assistent till Enheten Barn och Unga - Vikariat

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning är beläget i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och med tillgång till flera strandbad.

Våra 1 600 medarbetare är vår viktigaste resurs och vi söker dig som vill vara med och bidra till att våra verksamheter håller en hög kvalitet med våra invånare i fokus.

Vi är varandras arbetsmiljö och vi strävar efter ett klimat som präglas av mod, respekt, tydlighet och hjälpsamhet. För att nå dit krävs ett nära ledarskap som kännetecknas av personlig mognad och tydlighet samt att du som medarbetare bidrar med ett aktivt medarbetarskap.



Arbetsplatsbeskrivning

Enheten för Barn och Unga arbetar med barn och unga från 0-18 år och deras familjer.

Enheten leds av en enhetschef och består av tre grupper varav en grupp arbetar med barnutredningar, en med ungdomsutredningar och en tredje med barn och unga med funktionsnedsättning (enligt LSS).  Grupperna är indelade i team med varsin biträdande enhetschef, totalt 7 team. Det finns en mentor som håller i introduktion för nyanställda socialsekreterare. Vid enheten finns fyra administrativa assistenter som arbetar tillsammans med administration inom enheten. I syfte att skapa förutsättningar för en mer effektiv handläggning och en bra arbetssituation inom socialtjänsten särskiljer vi delar av det administrativa arbetet. En förutsättning för detta är ett gott och nära samarbete mellan de administrativa assistenterna och socialsekreterarna.

Arbetsbeskrivning

Som administrativ assistent utgör du en viktig och uppskattad funktion på enheten. För att arbetet ska flyta på bra delar vi upp arbetsuppgifterna sinsemellan och lär oss av varandra så att vi kan vara behjälpliga inom flera områden. Du kommer stödja enhetens socialsekreterare med exempelvis registrering av beslut i vårt dokumentationssystem Paraplyet, hantera administration kring placeringar, boka tolkar, hantera inkommande och utgående post, expediera handlingar, administrera föräldrars ersättning för placerade barn samt övrigt förekommande arbetsuppgifter. Du kommer även att stödja enhetens ledning med exempelvis personalrapportering, behörighetsadministration till IT-system, administration kopplat till datorer och telefoner, föra protokoll och minnesteckningar vid möten samt olika typer av inköp/beställningar.

Kvalifikationer

Du har lägst avslutad gymnasieutbildning alternativt annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har minst två års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och kännedom om socialtjänstens uppdrag. En förutsättning för att lyckas i arbetet är att du har god förmåga att uttrycka dig i svenska i tal och skrift. Du har även goda kunskaper av arbete i MS Office –paketet. Det är meriterande med eftergymnasial utbildning med administrativ inriktning. Det är även meriterande om du har erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet och arbete i Stockholms stads system; Paraplyet, Agresso samt Lisa självservice.

 För att lyckas bra med uppdraget har du god samarbetsförmåga och servicekänsla, vilket innebär att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du är självgående och har god förmåga att planera och driva ditt arbete framåt. Du är en god organisatör som arbetar effektivt och förstår vikten av noggrannhet i arbetet.  

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat tom 2020-09-18 med möjlighet till förlängning. Tjänsten kommer att tillsättas under förutsättning att erforderliga beslut fattas. 

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.