Kvalificerad administratör

Karolinska Institutets mål är att förbättra människors hälsa genom utbildning och forskning. Kärnverksamheten stöds administrativt av medarbetare vid Universitetsförvaltningen och institutionerna.

Universitetsförvaltningen stödjer KIs institutioner och ledning, de tre styrelserna och deras underorgan. Universitetsförvaltningen svarar dessutom för administrativt stöd och samordning för flera centrumbildningar och projektorganisationer.



Avdelning
Development Office är en enhet inom Avdelningen för forskningsstöd vid Karolinska Institutets universitetsförvaltning.

Enheten har det strategiska och operativa ansvaret för Karolinska Institutets framgångsrika fundraisingarbete, som sedan 2005 genererat mer än en och en halv miljard kronor i insamlade medel. Enheten verkar genom att i Sverige och internationellt öka kännedomen om Karolinska Institutets forskning och utbildning hos privatpersoner, stiftelser och företag. I dessa kontakter bistår enheten Karolinska Institutets ledning med kvalificerat stöd genom att initiera och långsiktigt underhålla och utveckla dessa relationer. Karolinska Institutet har beslutat att förstärka enhetens verksamhet med ambitionen att öka Karolinska Institutets externa finansiering. Till denna spännande utveckling söker vi nu en Administratör.

Enhetens verksamhet präglas av ett projektorienterat arbetssätt, med tidvis högt arbetstempo och korta dead lines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja hos alla medarbetare. Som Administratör kommer du dels att självständigt ansvara för löpande administrativa och andra uppgifter, dels utgöra en viktig servicefunktion för enhetens medarbetare. Du rapporterar till chefen för Development Office.

Arbetsuppgifter
Som Administratör kommer du bl. a. att ansvara för:

- enhetens löpande administrativa åligganden som

- elektronisk fakturahantering
- handläggning av utlägg, reseräkningar, ledigheter etc
- övrig kontorsservice (bokningar och beställningar, utskick etc)
- hantering av större interna och externa utskick
- kontinuerlig uppdatering av information i CRM-system

- mötes- och eventlogistik

- kommunikation så som:

- webbuppdatering av enhetens hemsida
- dagliga interna och externa kontakter via mail, telefon och möten
- formge dokumentmallar, presentationer mm.
- självständigt formulera korrespondens på svenska och engelska

Kvalifikationer
Personen vi söker skall: 

- ha flerårig erfarenhet av administrativ samordning
- vara en avancerad användare av hela Office-paketet
- ha erfarenhet av databashantering och webbunderhåll
- ha erfarenhet av att planera och genomföra olika former av publika evenemang
- obehindrat kunna uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift

Vi tror att en lämplig bakgrund är liknande arbetsuppgifter inom industri, universitet eller annan myndighet.

Personliga egenskaper
Du skall:

- ha hög social kompetens och samarbetsförmåga
- vara flexibel, prestigelös, initiativrik och serviceinriktad
- vara strukturerad, systematisk och noggrann med god prioriteringsförmåga
- vara stresstålig och trivas med såväl rutinarbete som utvecklingsprojekt samt ett tidvis högt arbetstempo

Vi lägger stor vikt vid de personliga egenskaperna.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet MyNetwork.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Enligt Riksarkivets föreskrifter arkiveras ansökningshandlingar i två år efter att tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft. Detta gäller dock ej bilagor som är tryckta eller på annat sätt publicerade.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.