KVALIFICERAD ASSISTENT

Kommunstyrelsekontoret är kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och valnämndens strategiska och stödjande organisation och kommunens centrala administrativa funktion.
Vi söker:
KVALIFICERAD ASSISTENT

Kommunstyrelsekontoret har uppgifter inom följande områden:
- Underlag för att planera, leda och följa upp hela kommunkoncernens operativa verksamhet inkluderande ekonomi och arbetsgivarpolitik.
- Underlag i strategiska frågor som rör utvecklingen av Gislaveds kommun dvs. bl.a. samhällsplanering, fysisk planering, strategiska miljöfrågor, arbetsmarknad och näringsliv.
- Underlag i syfte att utveckla den kommunala demokratin och administrera de förtroendevaldas arbete med att fullgöra sina uppdrag
- Beredning av ärenden och framtagande av underlag som ryms inom beslutsprocessen till kommunstyrelsen
- Vara beställare av projekt inom ovanstående områden samt följa upp dessa projekt när de är igång med sitt arbete.

Kommunstyrelsekontoret är organiserat i fyra enheter: kansli- och utvecklingsenhet, personalenhet, ekonomienhet och mark- och exploateringsenhet. Denna tjänst är placerad i kansli- och utredningsenheten med uppgifter, som i stor omfattning stödjer den demokratiska processen.
Du har:
- erfarenhet av chefssekreterarskap och personlig service
- erfarenhet av eller god kunskap om offentlig/politisk verksamhet
- förmåga att prioritera och strukturera ärenden och frågor
Du är:
- en mogen och stabil person med stor integritet
- noggrann och har initiativförmåga
- flexibel och stresstålig
För tjänsten gäller bl a att:
- Fastställda mål för och rutiner för verksamheten styr den löpande verksamheten. Inom ramen för den bundenhet som servicekrav och fastställda tidsplaner anger finns möjligheter att själv organisera det dagliga arbetet.

- Arbetet kräver goda kunskaper om det egna arbetsområdet och hur det kommunala styrsystemet- "den demokratiska processen" - och förvaltningarna fungerar. Som en spindel i nätet krävs förmåga att förstå människors - allmänhetens, medarbetarnas och uppdragsgivarnas - situationer för att kunna hantera och avväga arbetsuppgifterna på ett serviceinriktat sätt på alla plan.

- Befattningen påverkar förutsättningarna för att uppdragsgivarna skall kunna fullgöra sina uppgifter och även att det politiska systemet kan fungera i de dagliga/veckovisa cyklerna.

Huvudsakliga arbetsuppgifter (enligt mål & ansvarsbeskrivningen)
- Sekreterarfunktion för kommundirektör och kommunalråden samt i viss omfattning för ekonomichef.
- Telefonpassning för kansli- och utvecklingsenhetens passningsställe (under-växel)
- Bokning av möten, kurser, konferenser samt organisation av praktiska frågor i samband med dessa.
- Ordnar arrangemang i samband med representation
- Löpande dokumenthantering (postöppning, diare- och arkivläggning)
- Handhar löpande aktualisering av kommunens författningssamling
- Informationsuppgifter (webb, intranät, annonser)
- Hanterar kallelser, utskick,protokollutskrifter mm.
- Tar fram underlag för ekonomisk planering och uppföljning för kommunstyrelsekontorets ansvarsområde
- Deltar i utveckling av dokumenthanteringssystem samt rutinutveckling vad gäller dokument- och ärendehantering
- Utför administrativa uppgifter i samband med val.
- Allmänna kontorsgöromål och back-up till administratör inom servicekontoret
- Övriga arbetsuppg som kommundir/chefen för servicekontoret förelägger

Vi erbjuder således:
* ett krävande och stimulerande arbete, goda möjligheter till utveckling samt samarbete med positiva och kompetenta medarbetare och kollegor