Kvalificerad avdelningsadministratör till avdelningen för ledningsstöd

Ledningsstöd är en stabsfunktion som ansvarar för stöd till riksbibliotekarien och KB:s ledningsgrupp i övergripande, strategiska frågor. Biträdande riksbibliotekarien leder arbetet och följande kompetensområden ingår: CIO, riksbibliotekariens sekreterare, juridik, strategisk kommunikation, verksamhetsutredning, och samordning av större/strategiskt viktiga avdelningsövergripande projekt, externfinansierade projekt samt fundraising. KB:s kommunikationsenhet och den tvärgående programverksamheten tillhör också avdelningen organisatoriskt, liksom det tidsbegränsade regeringsuppdraget att ta fram en nationell biblioteksstrategi. 

Som kvalificerad avdelningsadministratör arbetar du främst med olika administrativa uppgifter på avdelningen och är ett stöd för biträdande riksbibliotekarien och avdelningen i övrigt när det gäller: 

- Mötesplanering, reseplanering och administration i samband med interna och externa möten, seminarier samt övriga sammankomster/evenemang
- Ekonomiadministration, t.ex. underlag för budget, prognoser och fakturahantering
- Mindre utrednings- och skrivuppgifter
- Kvalitetssäkring av personalrapportering, t.ex. registrering av sjukdagar och underlag för frånvaro samt stöd vid rekrytering och introduktion av nya medarbetare
- Protokoll och minnesanteckningar
- Diarieföring av avdelningens ärenden
- Därutöver förekommande arbetsuppgifter 

Rollen är ny vid ledningsstöd och du kommer därför att vara med och forma och utveckla det administrativa stödet på avdelningen.

Kvalifikationskrav
- Relevant eftergymnasial utbildning
- Flerårig erfarenhet av självständigt administrativt arbete
- Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
- Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

 Meriterande
- Erfarenhet av arbete inom statlig verksamhet
- Erfarenhet av utredningsarbete
- Erfarenhet av textbearbetning
- Erfarenheter av arbete med elektronisk fakturahantering, personalsystem samt ärende- och dokumenthanteringssystem

 Som person
Som person är du trygg, har ett gott tålamod och hög integritet. Du kan leda dig själv och har en bra förmåga att prioritera och hantera olika frågor samtidigt. Du uppskattas för din flexibilitet och arbetar noggrant, strukturerat och prestigelöst. Du tycker om att ge service och ger ett professionellt bemötande till dem som du har kontakt med. Du har ett proaktivt arbetssätt och är alltid mån om att resultatet av ditt arbete håller hög kvalitet. Du trivs med att samarbeta brett och har lätt för att bygga relationer. Du visar nyfikenhet och engagemang, är van att organisera och har en analytisk förmåga. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. 

Varaktighet och tillträde
Det här är en tillsvidareanställning med sex månaders inledande provanställning. Startdatum enligt överenskommelse.

Övrigt
Vi erbjuder förmåner som bland annat flexibla arbetstider, friskvårdsersättning och friskvårdstimme.

 Kontaktpersoner
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder? Välkommen att kontakta:
Lars Ilshammar, biträdande riksbibliotekarie, tfn 010-709 30 78, e-post lars.ilshammar@kb.se
Anna Sundquist, HR-generalist, tfn 010-709 31 40, e-post anna-sundquist@kb.se

 Fackliga kontaktpersoner
Märta Forsberg, ST-KB, 010-709 33 28
Hilda Androls, SACO-KB, 010-709 36 53

 Ansökan
Välkommen med din ansökan senast den 20 maj 2017 märkt med diarienummer 2.3-2017-355.

 Rekryteringsprocess
I vår rekryteringsprocess använder vi oss av urvalsfrågor som en första urvalsmetod. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

 Om Kungliga biblioteket
Kungliga biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek och nationalarkiv för audiovisuella medier tillika en statlig myndighet. Våra huvudsakliga uppgifter är att samla in, beskriva, bevara och tillhandahålla svenskt tryckt material, elektroniskt material och ljud och rörlig bild så att det är tillgängligt för lång tid framöver. Vi samordnar informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning samt arbeta med samverkan och utveckling inom biblioteksväsendet i Sverige. Utöver detta är KB även ett humanistiskt och samhällsvetenskapligt forskningsbibliotek och en daglig arbetsplats för forskare, studenter och för ca 300 medarbetare. KB erbjuder en attraktiv arbetsplats i en stimulerande och kreativ miljö. Vi vill ge lika möjligheter för alla och värdesätter jämlikhet och mångfald i vår verksamhet. 

Kungliga biblioteket har gjort medieval för denna rekrytering så vi undanber oss därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.