Länsstyrelsen söker chef till enheten för diarium och arkiv

Länsstyrelsens avdelning för rättsliga frågor

söker

Chef till enheten för diarium och arkiv

Vi söker en trygg, engagerad och närvarande chef till enheten för diarium och arkiv. På enheten finns idag 15 registratorer och 3 arkivarier. Enheten är en av fem enheter vid avdelningen för rättsliga frågor.

I enhetens ansvarsområden ingår hanteringen av myndighetens ärendeflöden.

Det innefattar:


• Posthantering, digitalisering och diarieföring av inkomna uppgifter och handlingar
• kvalitetsgranskning av registreringar
• sekretessprövning och utlämning av handlingar till allmänheten
• myndighetens arkivverksamhet
• introduktion till nyanställda

Enheten bistår även med resurser till myndighetens krisorganisation.

Enhetens arbetssätt bygger på samarbete och kommunikation. I utvecklings- och förbättringsarbetet, som genomförs både i större och mindre grupper, tar man fram och genomför förbättringar som utvecklar både myndighetens ärende- och dokumenthantering, samt enhetens arbetsuppgifter. Enhetens medarbetare arbetar som stöd till övriga verksamheter i frågor som rör ärende- och dokumenthantering samt har kontakter med allmänheten vid utlämnande av allmän handling.

Som enhetschef leder, organiserar och utvecklar du enhetens verksamhet tillsammans med dina medarbetare. Att se helheten, förstå och kunna agera utifrån samband är en nyckelkompetens i tjänsten. Du ingår i avdelningens ledningsgrupp där du kommer att få ta ett gemensamt helhetsansvar för avdelningens verksamhet och för ett gott samspel med Länsstyrelsens övriga verksamheter. Du deltar även i olika nationella sammanhang för utveckling och samordning. Förmåga att marknadsföra enheten och bygga relationer internt, entusiasmera och motivera medarbetarna och samarbeta med kollegor och andra är avgörande för framgång i rollen. Du kommer att ingå i myndighetens chefskollegium och erbjuds löpande kompetensutveckling för att stärka ditt ledarskap och din personliga utveckling.

Du har ett intresse för och kunskap om enhetens ansvarsområden och kan driva utvecklingsarbete, både internt på enheten och gentemot övriga verksamheter i organisationen. Framför allt är du en bra ledare med vilja och förmåga att tillitsfullt leda kunniga medarbetare. Du är närvarande i verksamhetens vardag och coachar dina medarbetare och stämmer av deras arbetssituation och förutsättningar regelbundet.

Du ska ha


• högskoleexamen som arbetsgivaren bedömer som relevant för verksamhetsområdet
• flerårig erfarenhet av chefsroll  
• erfarenhet av, och kunskap om verksamhetsområdet, ekonomi- och personalansvar
• god förmåga att bygga och upprätthålla relationer

Du ska även ha


• god förmåga att leda och coacha
• god förmåga att se, och kunna förklara, samband och helheter
• stark drivkraft och starkt resultatfokus
• mycket god samarbetsförmåga
• gott omdöme och förmåga att hitta lösningar


• intresse för, och förmåga att bidra till en god arbetsmiljö

Du ska vara


• lyhörd och ha hög integritet
• van vid att prioritera och hantera stora ärendeflöden

Det är meriterande om du har


• erfarenhet av Platina eller liknande ärendehanteringssystem
• erfarenhet av arbete i offentlig sektor, gärna statlig myndighet

Länsstyrelsen verkar för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi kommer att fästa avgörande vikt vid personliga egenskaper.

Övrigt

Du måste vara svensk medborgare eftersom arbetsuppgifterna inom anställningen är placerade i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning kommer att göras enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585).

Vi arbetar i centralt belägna lokaler i Stockholm och det kommer att finnas vissa möjligheter att delvis arbeta på annan plats än på kontoret.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet, men tackar nej till dig som säljer rekryteringstjänster eller annonser.

Anställningsform: Tillsvidare. Länsstyrelsen tillämpar tidsbegränsade chefsförordnanden.

Tillträde: 1 september

Sista ansökningsdag: 2022-04-17

Referensnummer: 112-16030-2022

Vi räknar med att genomföra intervjuer under vecka 19. 

Välkommen med din ansökan! 


Som regeringens företrädare är Länsstyrelsen i Stockholm en samlande kraft i länet. Med bred kompetens och helhetssyn arbetar vi för en långsiktig hållbar utveckling – där ekonomisk utveckling, miljö och social välfärd förenas.

Vi är 500 medarbetare som strävar efter god samhällsutveckling. Många av våra uppdrag utför vi i samverkan med länets kommuner, näringsliv, ideella sektor och medborgare. Vårt gemensamma förhållningssätt till arbetet är präglat av ansvar, respekt, balans och engagemang.

Den unika bredden i Länsstyrelsens verksamhet gör att vi kan erbjuda våra anställda intressanta och varierande arbetsuppgifter, med goda möjligheter till utveckling. Som anställd på Länsstyrelsen Stockholm kan du komma att bli en del av myndighetens krisledningsarbete. Läs mer på www.lansstyrelsen.se/stockholm.