Ledningsgruppsassistent, Academic Work Malmö

Är du ambitiös, strukturerad och service-minded ut i fingerspetsarna? Då är du kanske vår nya Branch Manager Assistant

OM TJÄNSTEN
Som ledningsgruppsassistent, eller Branch Manager Assistant som rollen också kallas, har du en bred och varierande roll med flera olika ansvarsområden. Du kommer tillhöra den lokala ledningsgruppen på Academic Works Malmökontor. På kontoret jobbar idag ett 80-tal medarbetare internt och ledningsgruppen består av Kontorschef (Branch Manager) Tanja Gerle och sex Team Managers.

Som ledningsgruppsassistent är ditt största fokus att underlätta för kontorschefen att planera, leda, genomföra och följa upp olika projekt och aktiviteter. Du förväntas med andra ord avlasta i en mängd olika uppgifter i syfte att frigöra tid och möjliggöra att kontorschefen kan prioritera tillgänglighet och närvaro för kontorets ledningsgrupp, operativa medarbetare och Academic Works aktuella fokusområden. Här jobbar du i en fartfylld, ansvarsfull och affärsorienterad miljö där ditt arbete är en viktig del för kontorets, och Academic Works, fortsatta framgång!

Så här beskriver nuvarande Branch Manager Assistant rollen:


”Jag har aldrig jobbat på en roligare arbetsplats! Att jobba som Branch Manager Assistant är en rolig och utmanade roll som kräver att man kan hantera flera bollar i luften samtidigt. Med ett tight samarbete med kontorschef och ledningsgrupp får man en djup insyn i hela verksamheten och får vara med och påverka kontorets väg framåt. Det bästa med mitt jobb är att insyn i vårt ledningsgruppsarbete men också att vara spindeln i nätet på kontoret!”


Är du nyfiken på att veta mer om hur det är att arbeta internt på Academic Work? Spana in vårt Instagramkonto och följ med bakom kulisserna på våra 16 kontor över hela Sverige.

ARBETSUPPGIFTER
- Vara en stöttande funktion gentemot Branch Manager och ledningsgrupp
- Svara på löpande frågor och lösa uppkomna problem som inkommer från medarbetare och kontorsledning
- Ta fram och sammanställa material och presentationer inför interna möten, till exempel Power Point-presentationer
- Sammanställa rapporter, göra analyser och uppdatera rutiner, riktlinjer och dokument, samt ta mötesanteckningar
- Arbeta med fakturahantering – attestera fakturor, reseräkningar och dylikt
- Koordinera och boka olika aktiviteter som konferenser, utbildningar, möten och events
- Självständigt, eller i samarbete med kollegor, driva olika interna projekt

VI SÖKER DIG SOM
- Har ett par års tidigare erfarenhet av att arbeta inom administration, gärna i en koordinerande roll där du fått använda din förmåga att ta egna initiativ och arbeta självständigt
- Har mycket goda kunskaper i samtliga Office-program
- Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och i skrift, då du kommer kommunicera samt producera material på båda språken
- Har B-körkort

Det är meriterande om du


* Har relevant eftergymnasial utbildning
* Har erfarenhet av analysarbete, att driva projekt och göra presentationer


Den här tjänsten passar dig som trivs med arbetsuppgifter som varierar från högt till lågt, då rollen är en viktig intern funktion som innebär att vara behjälplig där behovet finns! Vidare har du en god samarbetsförmåga och tycker det är både roligt och viktigt att utveckla goda relationer med kollegor och externa kontakter. Då arbetsuppgifterna är av varierande karaktär ställs det krav på ett strukturerat arbetssätt för att bli framgångsrik i rollen. Vår dynamiska arbetsmiljö kräver att du är flexibel, och att du har förmåga att lyfta blicken, prioritera och kunna filtrera information på ett smart sätt. Vidare är du pålitlig, tar ansvar för dina uppgifter och gillar ett högt tempo. Du vågar ta egna initiativ, ser möjligheter där du stöter på hinder och driver ditt eget arbete framåt för att nå önskat resultat.

Vår kultur #weareacademicwork

Vår kultur & våra värderingar

Vår mission – We make people grow

Instagram@academicwork

Facebook

Övrig information

Start: Omgående, med hänsyn till eventuell uppsägningstid

Omfattning: Heltid, tillsvidare med inledande provanställning

Placering: Centrala Malmö

Vi som driver rekryteringsprocessen:

Talent Acquisition Partner Maria Rebenstorff

Talent Acquisition Coordiantor Louise Danielsson

Sök tjänsten genom att klicka på skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen. Observera att denna ansökan sker via en extern site vilket gör att den inte kommer att synas under ”mina sidor” på din profil.

Det första steget i rekryteringsprocessen är att genomföra två tester av Assessio. Det ena är en personlighetskartläggning som tar cirka 20 minuter att slutföra, det andra ett test som testar din kognitiva förmåga som tar 12 minuter att slutföra. Anledningen till att vi använder oss av tester är för att säkerställa en solid och rättvis rekryteringsprocess med fokus på potentialen för den position vi anställer till.

Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på work@academicwork.se under kontorstid. Skriv annonstiteln i rubriken och kopiera gärna in länken till annonsen i ditt mail. För generella funderingar kring din ansökan/vår rekryteringsprocess finns vi ofta tillgängliga i chatten här på webben under vardagar så hör gärna av dig där!

INFORMATION OM FÖRETAGET
Academic Work är ett bemannings- och rekryteringsföretag som sedan starten 1998 har hjälpt över 130 000 young professionals världen över till jobb. Vi strävar efter att bygga en arbetsplats i absolut världsklass, målet är att ingen medarbetare på Academic Work ska vilja jobba någon annanstans. Vår kultur präglas av våra våra tre värderingar: Share Energy, Beat Yesterday och Show Heart. För fjärde året i rad vann vi 2020 kategorin bästa service och tjänsteföretag i Brilliants tävling Powered by People. Academic Work har med andra ord högst medarbetarengagemang av alla företag i branschen!