Ledningssamordnare

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Institutionen för medicin söker en kollega i rollen som ledningssamordnare. Hos oss får du jobba i en dynamisk och samhällsviktig verksamhet och bidra till att utveckla helheten, samtidigt som du får arbeta fritt med stort personligt ansvar.

Institutionen för medicin är en del av Sahlgrenska akademin och Göteborgs universitets största institution med drygt 400 anställda och 300 doktorander. Vi utbildar framtidens folkhälsovetare, läkare, dietister och andra som är verksamma inom hälso- och sjukvården. Vår forskning spänner över hela det medicinska fältet och omfattar flera av de stora folksjukdomarna samt samhällsmedicin och folkhälsa. Vi har ett livsviktigt uppdrag: att ta fram ny kunskap som ger människor en bättre hälsa och att utbilda framtidens medarbetare inom hälso- och sjukvården. Vår verksamhet omsätter cirka 460 miljoner kronor.  

Organisatoriskt består institutionen av fyra avdelningar och en gemensam administrativ enhet med cirka 40 medarbetare. Administrationen är i huvudsak indelade i fem områden: utbildning, forskarutbildning, kommunikation, personal och ekonomi.

Arbetsuppgifter 
Centralt och övergripande i rollen är att svara för ett professionellt ledningsstöd och en effektiv ärendehantering. Arbetet innebär en omfattande informationshantering och samordning kring institutionsledningens löpande arbete i samarbete med övriga medarbetare inom den administrativa ledningen. Du har en central och viktig roll som kontaktperson både internt inom institutionen och i de externa kontakter som kopplas till ledningsgruppens arbete.

Arbetsuppgifter i urval


• Stödja institutionsledningen och ledningsgruppen med mötesplanering och bokningar
• Föra anteckningar vid beslutsmöten, avdelningsdialoger, chefsmöten, institutionsråd etc.
• Skriva fram beslut och riktlinjer som fattas av institutionsledningen
• Förbereda och följa upp interna och externa möten
• Löpande hantera dokument, diarieföra och arkivera
• Skapa rutiner och mallar för administrativa uppgifter
• Genomföra enklare uppföljningar och statistiksammanställningar
• I samarbete med den administrativa ledningen delta och driva kvalitets- och utvecklingsarbeten.

Kvalifikationer 
Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning eller erfarenheter som arbetsgivaren bedömer som likvärdiga. Mycket goda administrativa färdigheter, ordning och struktur samt hög servicenivå är ett krav och grundläggande förutsättningar för tjänsten. Vi ser gärna att du har erfarenhet från administrativt arbete i offentlig verksamhet. Har du dessutom haft en roll som ledningsstöd inom universitets/högskolesektorn är det mycket meriterande.   

Du ska behärska verksamhetens arbetsspråk, svenska och engelska, i tal och skrift. Vi förutsätter god datorvana inklusive de vanligaste programmen i Office-paketet.

Du värnar goda samarbeten, har ett engagemang för att hjälpa andra och löser problem på ett konstruktivt sätt. Du trivs i en roll med många kontakter, är utåtriktad och bidrar till trivsel och god arbetsmiljö omkring dig. I situationer med hög arbetsbelastning har du förmåga att prioritera och fokusera på rätt saker.

Stor vikt kommer läggas på personlig lämplighet.

Anställning 
Anställningsform: Tillsvidare, en inledande provanställning på 6 månader kan komma att tillämpas Omfattning: 100 % Placering: Institutionen för medicin, Göteborg Tillträde: Enligt överenskommelse.

Kontaktuppgifter för anställningen 
Karin Ryrberg, Biträdande administrativ chef, 031-786 5646, karin.ryrberg@gu.se

Göran Liljedahl, Biträdande administrativ chef, 031-786 4430, goran.liljedahl@gu.se

Fackliga organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

Ansökan 
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att registrera din ansökan elektroniskt via hemsidan: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/lediga-anstallningar. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2023-06-19.

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.